Visão geral
As dívidas incobráveis acontecem quando uma pessoa ou empresa, por falta de liquidez, deixa de ter capacidade para honrar os seus compromissos financeiros, entrando em situação de incumprimento.
O Gesar permite que se defina que um conjunto de dívidas (ou seja, avisos de cobrança) sejam marcadas como incobráveis. Dessa forma, terá um meio conveniente de tratar essa situação mantendo a informação relevante sobre as dívidas.
A marcação de uma dívida como incobrável é feita ao nível dos avisos de cobrança. Cada aviso de cobrança pode estar em um de três estados distintos:
- Ativo - É o estado habitual de um aviso de cobrança, significando que o aviso é válido e é visível em toda a aplicação.
- Anulado - Um aviso pode ser explicitamente anulado, significando geralmente que houve algum engano na sua emissão. Quando um aviso é anulado, é obrigatório registar o motivo da sua anulação, e o aviso deixa de aparecer em outras partes da aplicação (recebimentos, contas correntes, etc...), mas pode se consultado e impresso.
- Incobrável - Um aviso definido como incobrável é similar a um aviso anulado, no sentido de deixar de ser considerado em outras partes da aplicação, mas existem algumas diferenças que serão explicadas adiante.
Pelo facto de haver um estado próprio associado a dívidas incobráveis é simples efetuar uma pesquisa dos avisos nesse estado, havendo assim uma forma prática de identificar esses avisos.
Quando um aviso é marcado como incobrável, sofre as seguintes alterações:
- Não é mais considerado na emissão de recibos.
- Não é incluído em cartas de cobrança.
- Não é incluído na listagem de valores em atraso.
- Não é considerado na secção "Rendas em atraso" das contas correntes e circulares de contas correntes de proprietários.
- Pode ser opcionalmente mostrado numa secção própria das contas correntes e circulares de contas correntes de proprietários.
- Pode ser opcionalmente mostrado numa secção da conta corrente do inquilino.
Como tornar as dívidas incobráveis?
Esta operação está disponível na página de pesquisa de avisos. Deve aceder à opção "Lançamentos > Inquilinos > Avisos e recebimentos".
Para poder tornar um conjunto de avisos incobráveis é obrigatório realizar os seguintes passos nesta página de pesquisa
de avisos:
- Deve ser indicado um inquilino específico.
- O critério "Situação" deve estar ser "Em débito".
- Deve efetuar a pesquisa para listar os avisos.
- Selecionar os avisos que serão definidos como incobráveis.
Logo que estes passos sejam TODOS executados, ficará disponível um botão, no topo da página, com o texto "Marcar dívidas como incobráveis", como exemplificado na imagem abaixo:
Se clicar nessa opção, será apresentada uma mensagem de confirmação, semelhante à mostrada abaixo:
- Se escolher a opção "Não", a mensagem será fechada, o processo de marcação das dívidas como incobráveis será interrompido e retornará à página de pesquisa de avisos.
- Se escolher a opção "Sim", será apresentado um novo formulário, onde deverá, obrigatoriamente, registar o motivo de estar a marcar estes avisos como incobráveis. Essa informação é uma forma de documentar a operação, e ficará disponível para consulta, como veremos mais adiante.
- Clicando em "Cancelar" o formulário será fechado, o processo de marcação das dívidas como incobráveis será interrompido e retornará à página de pesquisa de avisos.
- Se clicar em "Marcar dívidas como incobráveis", o processo será iniciado.
Ao ser terminada a marcação dos avisos como incobráveis será dada uma mensagem de confirmação, semelhante à mostrada abaixo:
A mensagem mostrará o resultado da operação para cada aviso, identificando a sua descrição e a que contrato se refere (por exemplo, "Renda de dezembro de 2021 (Contrato: 3246229)").
Pesquisa de dívidas incobráveis
Pode ver informação sobre os avisos incobráveis em dois locais: na pesquisa de avisos e no detalhe de um aviso.
Na pesquisa de avisos, pode aplicar o estado "Incobráveis" para poder pesquisar pelos avisos marcados como incobráveis:
Na lista de avisos, cada aviso marcado como incobrável terá essa informação na coluna "Estado", destacada com uma cor distinta para visualização mais fácil (já que pode ter feito uma pesquisa não apenas de avisos incobráveis, mas ter aplicado o estado "Todos").
Ao consultar um aviso marcado como incobrável, verá uma área com o histórico de alterações associadas à dívida incobrável, com o exemplificado nesta imagem:
Normalmente, teremos uma única entrada neste histórico, relacionada com a definição do aviso como incobrável, mas veremos mais à frente que essa ação pode ser revertida, e essa nova operação ficará também aqui registada.
O histórico de dívida incobrável contém a seguinte informação:
- Data em que a operação de tornar a dívida incobrável foi realizada.
- Identificação do utilizador que realizou a operação.
- Operação realizada, que normalmente será apenas "Definido como incobrável".
- Motivo registado quando o aviso foi tornado incobrável.
Posso reverter os avisos incobráveis para o estado ativo?
Sim, a incobrabilidade dos avisos pode ser revertida, passando novamente os avisos para o estado ativo. Essa operação é também efetuada na página de pesquisa de avisos ("Lançamentos > Inquilinos > Avisos e recebimentos").
Para poder reverter um conjunto de avisos incobráveis para o estado ativo, é obrigatório realizar os seguintes passos nesta
página de pesquisa de avisos:
- Deve ser indicado um inquilino específico.
- O critério "Estado" deve estar ser explicitamente "Incobráveis".
- Deve efetuar a pesquisa para listar os avisos.
- Selecionar os avisos incobráveis que serão reativados.
Logo que estes passos sejam TODOS executados, ficará disponível um botão, no topo da página, com o texto "Reverter dívidas incobráveis", como exemplificado na imagem abaixo:
Se clicar nessa opção, será apresentada uma mensagem de confirmação, semelhante à mostrada abaixo:
- Se escolher a opção "Não", a mensagem será fechada, o processo de reversão das dívidas incobráveis será interrompido e retornará à página de pesquisa de avisos.
- Se escolher a opção "Sim", será apresentado um novo formulário, onde deverá, obrigatoriamente, registar o motivo de estar a reverter a incobrabilidade destes avisos. Essa informação é uma forma de documentar a operação, e ficará registada no histórico de cada aviso incluído.
- Clicando em "Cancelar" o formulário será fechado, o processo de reversão das dívidas incobráveis será interrompido e retornará à página de pesquisa de avisos.
- Se clicar em "Reverter dívidas incobráveis", o processo será iniciado e os avisos serão novamente ativados.
Mapas e Relatórios
Nas contas correntes e circulares de conta corrente para os proprietários foi criada uma nova secção, opcional, para listar eventuais dívidas incobráveis relacionadas com imóveis do proprietário.
Essa opção é identificada como "Apresentar dívidas incobráveis", conforme ilustramos na imagem para a geração de uma conta corrente (no caso da geração de uma circular de conta corrente, a opção é análoga).
Ao selecionar essa opção, dívidas incobráveis existentes serão mostradas no fim da conta corrente, com um aspecto semelhante a este:
Para cada aviso incobrável será mostrada a seguinte informação:
- Data de emissão do aviso.
- Imóvel associado ao aviso.
- Descrição do aviso.
- Valor original do aviso.
- Valor da retenção na fonte.
- Valor eventualmente liquidado.
- Valor ainda em dívida no momento da definição da incobrabilidade.
No que se refere às contas correntes de inquilinos, também é possível incluir ou não as dívidas incobráveis.
Se a opção "Apresentar dívidas incobráveis" for selecionada, os avisos incobráveis serão incluídos na conta corrente, marcados com o símbolo "!"; uma legenda será incluída no rodapé da conta corrente, explicando o seu significado.