O
que é a fusão de entidades?
O Gecond 3 faculta um mecanismo que permite a fusão de duas entidades, quer sejam condóminos, quer sejam fornecedores.
Uma das entidades será a entidade original; a informação de outra entidade será transferida para a entidade original e, no fim do processo, a segunda entidade será eliminada. Esse processo é irreversível.
Para claridade de exposição passaremos a chamar a entidade original "entidade 1" e a outra, "entidade 2".
Quando
usar?
Sempre que tiverem sido criadas duas entidades distintas no Gecond 3 que se referem no mundo real à mesma pessoa ou empresa.
Por exemplo, utilizadores diferentes podem ter criado os fornecedores "Aguas de Gaia" e "Águas de Gaia". Depois de detectar a duplicação, deseja.se juntar ambas as entidades em uma única, e que todas as despesas registadas fiquem associadas à empresa resultante.
Outro exemplo poderá ser o de um condómino com frações em dois condomínios distintos. Por lapso foram criados dois condóminos com dados semelhantes.
Como
o Gecond 3 encontra as entidades duplicadas?
São dois os critérios usados pelo Gecond 3 para detectar entidades duplicadas:
- partilha do mesmo número de contribuinte;
- partilha de algum contacto: telefone, telemóvel ou endereço de e-mail.
Não é feita a procura por nomes duplicados.
Que
operações são executadas?
O Gecond 3 compara a informação das duas entidades nos seguintes grupos:
- ficha da entidade;
- frações;
- documentos.
Ficha
da entidade
De um modo geral, o Gecond 3 compara a informação das fichas e:
- Se o campo de informação admite um valor único e está preenchido na entidade 1, esse valor é mantido; se estiver vazio na entidade 1 e preenchido na entidade 2, o valor da ficha da entidade 2 é copiado para o correspondente da ficha da entidade 1.
Por exemplo, se a entidade 1 tiver uma referência atribuída, será mantida. Senão, a referência da entidade 2 será copiada para a entidade 1.
- Se a informação permite múltiplos valores, será feita a união dos valores da informação nas duas entidades e o resultado da união atribuído à entidade 1.
Um exemplo desta situação serão os contactos. Aos contactos da entidade 1 serão acrescentados todos os contactos distintos da entidade 2.
Outro exemplo serão as preferências de receção de documentos por papel ou e-mail. às preferências da entidade 1 serão acrescentadas as da entidade 2 que não estão marcadas na entidade 1.
| ANTES | ➜ | DEPOIS | ||||
| Entidade 1 | Entidade 2 | Entidade 1 | ||||
| Papel | Papel | Papel | ||||
| ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |||
| ✔ | ✔ | ✔ | ||||
| ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |||
Situação
especial das moradas
Como a morada principal é obrigatória e estará já preenchida, a morada da entidade 2 não será copiada.
Se a entidade 1 não tiver morada alternativa nem procurador:
- se a entidade 2 tiver morada alternativa, será copiada para a morada alternativa da entidade 1;
- se a entidade 2 tiver procurador, a sua informação será copiada para a ficha da entidade 1.
Se a entidade 1 tiver morada alternativa ou procurador, a informação semelhante existente na entidade 2 será copiada para o campo de observações da entidade 1.
Frações
Se a entidade 2 for condómina, quaisquer frações a que esteja associada passarão para a entidade 1, mesmo que pertençam a condomínios diferentes das frações já pertencentes à entidade 1.
Documentos
Quaisquer documentos associados à entidade 2 passarão a estar ligados à entidade 1. Se a entidade 2 for condómina, os aviso, recibos, créditos e reembolsos ficarão associados à entidade 1. Se a entidade 2 for fornecedora, serão as despesas e créditos de fornecedores a transferir-se para a 1ª entidade. As rubricas de orçamento que tenham a entidade 2 como fornecedor preferencial passarão a referir a entidade 1.
Como
se executa a fusão?
O processo de fusão de entidades é executado a partir da ficha da entidade original, a que absorverá os dados de outras entidades e permanecerá disponível no fim do processo.
A partir da ficha dessa entidade encontramos o botão "Fundir entidades semelhantes".
Clicando nesse botão abres-se uma janela com os resultados da pesquisa. Inicialmente, o Gecond 3 procura entidades
que partilhem o mesmo nº de contribuinte; se desejar procurar por contato, deverá selecionar essa opção e uma nova
pesquisa será imediatamente efetuada.
Caso não existam entidades com correspondência no critério de pesquisa escolhido, será apresentada a mensagem "Não existem entidades com os mesmos dados".
Caso existam entidades que partilhem do critério escolhido serão mostradas na lista. A coluna "Estado" conterá
as palavras "Válido" ou "Avisos".
Se o estado contiver a palavra "Avisos" Para cada entidade na lista poderá ser também mostrada uma mensagem de alerta a avisar ao utilizador situações potenciais de conflito.
Se existir esse alerta, o utilizador poderá clicar sobre o link " Detalhes
" para ter acesso aos pormenores da situação, conforme exemplificado na imagem abaixo:
Para executar a fusão bastará clicar no botão "Fundir" no fundo da janela e esperar pela conclusão da operação.
Tenha sempre em atenção que essa operação é IRREVERSÍVEL. Após a sua execução as entidades fundidas serão eliminadas, ficando apenas a entidade original.