Um orçamento pode ter vários estados distintos desde que é criado até a passagem para um exercício posterior. A mudança de estado pode ser automática ou, em algumas situações, realizada manualmente pelo utilizador.
Um orçamento pode estar em qualquer um dos seguintes estados:
- Rascunho
- Ativo
- Executado
- Fechado
Vejamos então o significado de cada um dos estados.
Rascunho
Quando um orçamento é criado fica no estado "Rascunho". Nesse estado pode ser alterado à vontade pois não tem influência sobre os valores processados: não afeta as comparticipações dos condóminos nem é usado na emissão de qualquer documento. Pode ser editado livremente, com a possível exceção das suas datas de início e fim.
Se já existir um orçamento ativo e o novo orçamento for criado como uma revisão, as suas datas serão obrigatoriamente iguais às do orçamento original.
Se já existe um orçamento ativo e o rascunho for criado para o exercício seguinte a sua data de início será definida como o dia seguinte ao último dia do exercício ativo.
Podem coexistir vários orçamentos em estado de rascunho para um dado condomínio e período. Isso permite a apresentação de propostas alternativas de orçamento em assembleia de condóminos.
Ativo
O orçamento ativo é o orçamento de trabalho usado para o cálculo das quotas de orçamento e de fundo de reserva a cobrar aos condóminos. Também serve para definir a periodicidade de cobrança dessas quotas.
Quando um orçamento é ativado pelo utilizador (usando o botão "Ativar" no topo da ficha do orçamento) são executadas as seguintes operações:
- as comparticipações dos condóminos são atualizadas para os valores calculados a partir da distribuição das rubricas desse orçamento ou de valores inseridos manualmente;
- se o orçamento ativado for a revisão de um orçamento ativo, o orçamento original passará para o estado "Fechado";
- se o orçamento ativado for do período seguinte ao orçamento anteriormente ativo, o anterior passa ao estado " Executado";
- todos os orçamentos existentes em estado de rascunho para o mesmo período são eliminados.
Ao efetuar quaisquer processamentos periódicos serão usados os valores definidos pelo orçamento ativo.
A emissão de qualquer documento sugerirá, por padrão, o orçamento ativo, pelo que a sua data de emissão deverá pertencer ao período do orçamento ativo.
Executado
Um orçamento executado é um orçamento que já esteve ativo mas que não está mais a ser usado.
Essa mudança de estado ocorre quando é criado e ativado um orçamento para o exercício seguinte.
Um orçamento executado fica disponível apenas para consulta e não pode ser mais editado: não se consegue alterar o conteúdo e as rubricas do próprio orçamento; no entanto, podem ainda ser lançados documentos com datas dentro desse orçamento.
Fechado
Quando um orçamento passa ao estado “Fechado” fica disponível apenas para consulta e não pode ser mais editado. Não será possível efetuar qualquer operação com documentos do exercício associado a esse orçamento: inserir, alterar ou anular qualquer documento será proibido.
A passagem de um orçamento para o estado “Fechado” pode ocorrer de duas maneiras:
Ao ativar uma revisão.
Quando é criada uma revisão de um orçamento ativo a revisão fica inicialmente no estado de rascunho, podendo ser manipulada à vontade, sem afetar o orçamento ativo. Quando se efetua a ativação de uma revisão o orçamento ativo que foi revisto passa para o estado “Fechado”.
| Criação da revisão | |
| Orçamento original | ATIVO |
| Revisão | RASCUNHO |
| Ativação da revisão | |
| Orçamento original | FECHADO |
| Revisão | ATIVO |
Como uma revisão mantém as datas do orçamento original que foi revisto continuará a ser possível a criação, alteração ou anulação de documentos para o período, por continuar a existir um orçamento ativo. Somente os orçamentos originais que foram revistos ficarão fechados. Esses orçamentos que foram revistos não poderão nunca mais mudar de estado.
Ao fechar um orçamento Executado.
Quando é ativado um orçamento para um novo período o orçamento anterior passa para o estado “Executado”, que permite ainda a manipulação de documentos.
Mudar explicitamente para o estado “Fechado” fará com que deixe de ser possível efetuar qualquer manipulação de documentos.
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A mudança explícita do estado “Executado” para o estado Fechado” apenas pode ser realizada por utilizadores que tenham o perfil “Administrador” ou "Gerente". |
Essa mudança pode ser feita na página do orçamento: se o estado de um orçamento for “Executado” ficará visível no topo da sua ficha um botão que permitirá mudar o seu estado para “Fechado”.
A operação inversa, de passar um orçamento do estado “Fechado” para o estado “ Executado” poderá ser feita para o último orçamento fechado de um período.
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Reabrir um orçamento Fechado, passando-o novamente para o estado " Executado", é uma operação que somente pode ser realizada por utilizadores com o perfil “Administrador” ou "Gerente". |
Na página do último orçamento no estado “Fechado” ficará visível um botão que permitirá mudar o seu estado para “Executado”.
Exemplo
Vejamos um exemplo passo-a-passo de transições de estado de orçamentos de um condomínio. A sequência começa na criação do primeiro orçamento explícito do condomínio.
| Criação de 1º exercício para o ano de 2019 |
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| 31-12-2018 | Saldos iniciais | Executado | |
| 1-1-2019 | 31-12-2019 | Orçamento 2019 | Rascunho |
| Ativação do exercício |
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| 31-12-2018 | Saldos iniciais | Executado | |
| 31-12-2019 | Orçamento 2019 | Ativo | |
 Criação de revisão do orçamento ativo |
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| 31-12-2018 | Saldos iniciais | Executado | |
| 1-1-2019 | 31-12-2019 | Orçamento de 2019 | Ativo |
| Revisão 2019 | Rascunho | ||
 Ativação da revisão |
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| 31-12-2018 | Saldos iniciais | Executado | |
| 1-1-2019 | 31-12-2019 | Orçamento 2019 | Fechado |
| Revisão 2019 | Ativo | ||
 Criado orçamento para o exercício seguinte - 2020 |
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| 31-12-2018 | Saldos iniciais | Executado | |
| 1-1-2019 | 31-12-2019 | Orçamento 2019 | Fechado |
| Revisão 2019 | Ativo | ||
| 1-1-2020 | 31-12-2020 | Orçamento 2020 | Rascunho |
 Ativado o orçamento para 2020 |
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| 31-12-2018 | Saldos iniciais | Executado | |
| 1-1-2019 | 31-12-2019 | Orçamento 2019 | Fechado |
| Revisão 2019 | Executado | ||
| 1-1-2020 | 31-12-2020 | Orçamento 2020 | Ativo |
 Administrador fecha a revisão de 2019 |
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| 31-12-2018 | Saldos iniciais | Executado | |
| 1-1-2019 | 31-12-2019 | Orçamento 2019 | Fechado |
| Revisão 2019 | Fechado | ||
| 1-1-2020 | 31-12-2020 | Orçamento 2020 | Ativo |
A partir deste momento, em relação ao exercício de 2019, somente será possível mudar o estado do orçamento "Revisão 2019" passando-o novamente ao estado "Executado".