.Depois de clicar nesse botão é aberto o formulário de pesquisa de entidades. Nesse formulário pode procurar pelo proprietário por vários critérios, indicando parte do nome, nº de contribuinte, contacto telefónico ou referência e também pela indicação do endereço de e-mail completo. Basta indicar essa informação no campo correspondente e depois clicar sobre a lupa, como exemplificado na imagem seguinte:
O formulário de pesquisa de entidades listará todas os condóminos existentes que satisfaçam esse critério. Para selecionar um condómino bastará clicar sobre a linha correspondente. Caso deseje criar um novo condómino deverá clicar no botão "Adicionar" existente neste formulário para aceder ao formulário de criação.
Logo após selecionar a entidade na pesquisa o seu registo será adicionado à lista de proprietários da fração.
Quando um nova entidade é associada a uma fração o Gecond 3 assume automaticamente o dia da operação como sendo a data de entrada da entidade na fração. Poderá alterar essa data para refletir a realidade, se necessário.
O Gecond 3 mantém um histórico das entidades associadas a uma fração, por isso é importante registar as datas de entrada e saída corretamente, sempre que possível.
Essas datas têm também impacto no cálculo da comparticipação do condómino nas receitas sujeitas a IRS.
Quando uma fração tem mais que um proprietário, a definição da compropriedade é fundamental. Existem duas opções, conforme ilustrado na imagem seguinte:
Compropriedade com representante
Em uma situação de compropriedade sem representante, apenas um dos proprietários é responsável pela liquidação das quotas. No envio de convocatórias, apenas esse proprietário é considerado e recebe a convocatória.
O registo de outros proprietários na fração tem carácter meramente informativo,
Este tipo de compropriedade pode ser usado, por exemplo, nas situações relacionadas com heranças: o cabeça de casal é o representante perante o condomínio, sendo os outros proprietários os herdeiros.
Neste regime de compropriedade com representante as percentagens atribuídas são meramente informativas, não tendo qualquer efeito na distribuição de quotas.
O Gecond 3 assume o primeiro proprietário registado como sendo o representante; para alterar basta clicar sobre o quadrado vazio na coluna "Representante" para selecionar outro representante.
Compropriedade sem representante
Na compropriedade sem representante, todos os proprietários liquidam, em princípio, quotas, e todos são convocados para as assembleias de condóminos.
Neste regime de compropriedade as percentagens atribuídas aos diversos proprietários são levadas em consideração. Na geração das quotas o Gecond 3 distribui os valores a cobrar em função das percentagens aqui definidas.
Inicialmente o Gecond 3 distribui as percentagens de forma equitativa por todos os proprietários, mas poderá editar as percentagens para outros valores; o Gecond validará sempre que a soma das percentagens seja igual a 100.
É permitido que um proprietário tenha a percentagem igual a zero. Se, por exemplo, uma fração tem dois proprietários, há interesse em convocar ambos para as assembleias mas apenas um é responsável pela liquidação das quotas poderá configurar essa situação com uma compropriedade sem representante, atribuindo percentagens de 100% e 0%.