Importação de frações

  Introdução

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Durante o processo de criação de um condomínio é possível importar frações a partir de um ficheiro Excel, em vez de registá-las no próprio assistente.

Facilita-se assim o processo de introdução de informação, principalmente no que diz respeito às entidades associadas às frações.

 

  Descrição

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Quando se está a introduzir um novo condomínio na plataforma, usando o assistente de criação, é possível carregar a informação básica das frações de uma única vez a partir de um ficheiro em formato Excel, em alternativa à introdução manual.

Essa operação pode ser efetuada a partir do separador “Frações” do assistente de criação do condomínio.

 

 

 

A partir do botão Importar frações podemos carregar esse ficheiro. Existem duas formas de aceder ao ficheiro:

•   Clicando no botão Procurar ficheiro local será aberta uma janela do Explorador do Windows que permitirá escolher o ficheiro a importar;
•   Opcionalmente pode abrir o Explorador do Windows manualmente, navegar até à pasta em que se encontra o ficheiro e arrastá-lo para cima desta área.

 

Poderá obter um modelo do ficheiro Excel usado para a importação clicando no link modelo do ficheiro de Excel que surge no quadro “Importar frações de um ficheiro Excel” (ver imagem anterior).

 

 Estrutura do ficheiro

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Para que a importação seja efetuada com sucesso, a informação contida no ficheiro deverá obedecer à seguinte estrutura :

Nº	Coluna	Obrigatório	Descrição
1	Código	Sim	Letra da fração na propriedade horizontal. Este campo não pode estar vazio e não pode haver repetições (por exemplo, duas frações com a letra “A”).
2	Complemento	Sim	Andar, nº de porta. Máximo de 30 caracteres.
3	Permilagem	Sim	Permite permilagem ou percentagem. O separador decimal terá de ser a vírgula "❟".
4	Área	Não	Área da fração em m2 (mas só deve registar o número). O separador decimal terá de ser a virgula "❟".
5	Votos	Não	Caso não seja preenchido, o importador irá atribuir a parte inteira do número definido na coluna "Permilagem".
6	Zona	Sim, se existirem	Código da zona. Apenas é obrigatório, caso o condomínio tenha zonas definidas. Deverá haver consistência entre o que o utilizador definiu no separador “Zonas” e o conteúdo deste campo. Assim: · Se o utilizador definiu que o condomínio não tem zonas, este campo deverá estar vazio em todas as linhas do ficheiro. · Se o utilizador definiu zonas, o conteúdo de cada linha deste campo deverá coincidir com o código de uma das zonas do condomínio. NOTA: este campo deve estar preenchido com o código da zona e não com o seu nome.
7	Nome do proprietário	Sim	Introduzir o nome do proprietário. É apenas permitida a associação de um único proprietário à fração. Textos separados por barras, virgulas ou outro qualquer separador definido pelo utilizador, serão tratados como um único campo, não sendo processada a sua separação. Se existirem mais proprietários essa informação terá de ser introduzida após a importação.
8	Nº de contribuinte	Não	Apesar de não obrigatória, esta informação é muito importante.
9	Email	Não	Endereço de correio eletrónico, no formato nome@domínio. Por exemplo, exemplo@improxy.com. Se existir nesta coluna informação que não esteja num formato válido, será gerado um erro na importação.
10	Indicativo	Não	Indicativo telefónico do país que será associado ao telefone e telemóvel. Só é necessário para telefones estarngeiros.Caso não seja preenchido, será assumido o código de Portugal (+351).
11	Telefone	Não	9 dígitos. No caso de o indicativo ser de Portugal (ou omisso) deverá começar por 2.
12	Telemóvel	Não	9 dígitos. No caso de o indicativo ser de Portugal (ou omisso) deverá começar por 9.
13	Nome do cônjuge	Não
14	Língua nativa	Não	Os valores possíveis são: português, alemão, francês, inglês, espanhol, italiano, russo, arabe, bielorrusso, bósnio, búlgaro, catalão, checo, chinês, coreano, croata, dinamarquês, eslovaco, esloveno, estoniano, finlandês, grego, holandês, húngaro, irlandês, japonês, mandarim, norueguês, polaco, romeno, sérvio, sueco, turco, ucraniano. NOTA: poderá verificar a validade de uma opção acedendo à ficha de uma entidade e abrindo a listagem de línguas nativas Se omisso ou inválido, por padrão, será português.
15	Língua preferencial	Não	Os valores possíveis são: português e inglês. Se omisso ou inválido, por padrão, será português.
16	País	Não	Os valores possíveis são: todos os países disponíveis, usando o nome do país. NOTA: poderá verificar a validade de uma opção acedendo à ficha de uma entidade e abrindo a listagem de países. Se omisso ou inválido, por padrão, será Portugal.
17	Endereço	Não	Deve estar aqui registado apenas o endereço principal da entrada a que está associada a fração. Não deve colocar aqui o nº da porta, nem a descrição da fração. A este endereço serão acrescentados automaticamente: o nº da porta do condomínio, o complemento da fração.
18	Código postal	Não	Deve estar no formato aaaa-aaa.
19	Localidade	Não	Campo de Campo de texto para definir a localidade
20	Sexo	Não	Os valores possíveis são: Masculino e Feminino.
21	Envio de Correspondência Avisos	Não	Os valores possíveis são: Papel e E-mail (apenas é permitido se a entidade tiver email definido). Caso pretenda utilizar ambos, deverá separar por virgula. Se omisso, por padrão, desde que exista endereço eletrónico válido definido, será E-mail.
22	Envio de Correspondência Cartas	Não	Os valores possíveis são: Papel e E-mail (apenas é permitido se a entidade tiver email definido). Caso pretenda utilizar ambos, deverá separar por virgula. Se omisso, por padrão, desde que exista endereço eletrónico válido definido, será E-mail.
23	Envio de Correspondência Convocatórias	Não	Os valores possíveis são: Papel e E-mail (apenas é permitido se a entidade tiver email definido). Caso pretenda utilizar ambos, deverá separar por virgula. Se omisso, por padrão, será Papel.
24	Data Entrada	Não	Data inserida no formato dd-mm-aaaa. Se omisso ou inválido, por padrão, será a data da criação da fração.
25	Nome do inquilino	Sim, se existir	Introduzir o nome do inquilino, caso exista. É permitida a associação de um único inquilino à fração. Se existirem mais inquilinos, a sua informação terá de ser introduzida manualmente, após a importação.
26	Nº Contribuinte (Inquilino)	Não	9 dígitos
27	Email (Inquilino)	Não	Em formato nome@domínio.
28	Indicativo (Inquilino)	Não	Indicativo telefónico do país que será associado ao telefone e telemóvel. Caso não seja preenchido, ou inválido, será assumido o código de Portugal (+351).
29	Telefone (Inquilino)	Não	9 dígitos. No caso de o indicativo ser de Portugal (ou omisso) deverá começar por 2.
30	Telemovel (Inquilino)	Não	9 dígitos. No caso de o indicativo ser de Portugal (ou omisso) deverá começar por 9.
31	Nome do cônjuge (Inquilino)	Não	Campo de texto
32	Língua Nativa (Inquilino)	Não	Os valores possíveis são: português, alemão, francês, inglês, espanhol, italiano, russo, arabe, bielorrusso, bósnio, búlgaro, catalão, checo, chinês, coreano, croata, dinamarquês, eslovaco, esloveno, estoniano, finlandês, grego, holandês, húngaro, irlandês, japonês, mandarim, norueguês, polaco, romeno, sérvio, sueco, turco, ucraniano. NOTA: poderá verificar a validade de uma opção acedendo à ficha de uma entidade e abrindo a listagem de línguas nativas Se omisso, por padrão, será português.
33	Língua Preferencial (Inquilino)	Não	Os valores possíveis são: português e inglês. Se omisso, por padrão, será português
34	País (Inquilino)	Não	Os valores possíveis são: todos os países disponíveis, usando o nome do país. NOTA: poderá verificar a validade de uma opção acedendo à ficha de uma entidade e abrindo a listagem de países. Se omisso, por padrão, será Portugal.
35	Endereço (Inquilino)	Não	Campo de texto
36	Código Postal (Inquilino)	Não	Formato aaaa-aaa
37	Localidade (Inquilino)	Não	Campo de texto
38	Sexo (Inquilino)	Não	Os valores possíveis são: Masculino e Feminino.
39	Envio de Correspondência Avisos (Inquilino)	Não	Os valores possíveis são: Papel e E-mail (apenas é permitido se a entidade tiver email definido). Caso pretenda utilizar ambos, deverá separar por virgula. Se omisso, por padrão, desde que exista endereço eletrónico válido definido, será E-mail.
40	Envio de Correspondência Cartas (Inquilino)	Não	Os valores possíveis são: Papel e E-mail (apenas é permitido se a entidade tiver email definido). Caso pretenda utilizar ambos, deverá separar por virgula. Se omisso, por padrão, desde que exista endereço eletrónico válido definido, será E-mail.
41	Envio de Correspondência Convocatórias (Inquilino)	Não	Os valores possíveis são: Papel e E-mail (apenas é permitido se a entidade tiver email definido). Caso pretenda utilizar ambos, deverá separar por virgula. Se omisso, por padrão, será papel.
42	Data Entrada (Inquilino)	Não	Data inserida no formato dd-mm-aaaa.  Se omisso, ou inválido, por padrão, será a data da criação da fração.
43	Permilagem auxiliar 1	Não	Permite permilagem ou percentagem. O separador decimal terá de ser a vírgula "❟".
44	Permilagem auxiliar 2	Não	Permite permilagem ou percentagem. O separador decimal terá de ser a vírgula "❟".
45	Garagem	Não	Campo de texto
46	Arrumos	Não	Campo de texto
47	Observações	Não	Campo de texto

 

Para o correto preenchimento deverá ter em conta as seguintes regras:

•   A primeira linha do ficheiro corresponde ao nome das colunas; o nome das colunas não é importante (por exemplo, é indiferente identificar a 3ª coluna como “Permilagem” ou “Percentagem”). Esta primeira linha não será considerada como conteúdo de dados.
•   A ordem das colunas tem de ser respeitada. Por exemplo, a primeira coluna será sempre interpretada como contendo o código (“letra”) da fração, independentemente do seu título.
•   O ficheiro deverá ter sempre todas as colunas definidas anteriormente. Mesmo que uma coluna não tenha dados, deverá existir e ter um título. Assim, por exemplo, mesmo que não precise de registar nenhum “Indicativo” (coluna 10) não deverá suprimir essa coluna.
•   Caso os votos não estejam preenchidos, será assumida a parte inteira da permilagem.

Logo após o carregamento do ficheiro será imediatamente efetuada uma validação do seu conteúdo; se o seu conteúdo estiver de acordo com as regras de formatação serão automaticamente geradas as linhas das frações e serão também criados os registos dos proprietários referidos no ficheiro.

Se alguma das regras de formatação ou validação de dados for desrespeitada serão geradas mensagens de erro a explicar a causa do erro e, sempre que faça sentido, serão também indicadas as linhas do ficheiro em que foram encontrados esses problemas.

 

 Mensagens de erro

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Caso sejam detetadas inconsistências, serão apresentadas mensagens a explicar os erros, conforme se pode ver na imagem seguinte.

 

 

As mensagens de erro apresentadas justificam a sua origem.

Abaixo, apresentam-se alguns detalhes sobre as mensagens de erro.

 

☝	Como o ficheiro de importação tem um número extenso de colunas, apresentaremos apenas algumas, por limitação de espaço. Mas, como veremos na primeiro exemplo, todas as colunas devem estar sempre presentes

 

⛔	O número de colunas no ficheiro não corresponde ao indicado nas regras de formatação.

 

O ficheiro deverá ter sempre as colunas definidas originalmente (42). Caso haja informação omissa que não seja obrigatória, a coluna deverá manter-se, mesmo sem preenchimento.

 

   Neste exemplo, a importação não irá ser executada, pois faltam as colunas "Área", "Votos" e "Zona".

 

  Neste exemplo, as colunas "Área", "Votos" e "Zona" estão presentes, embora não tenham informação.

 

 

⛔	Erro na linha 3. O código não foi definido.

 

Indica que o código da fração da linha identificada não foi definido. A mensagem de erro identifica as linhas com problema.

 

  Neste exemplo, a importação não irá ser executada, pois falta o código da fração na segunda linha de dados.

 

 

⛔	Erro na linha 3. Existem códigos repetidos. Erro na linha 4. Existem códigos repetidos.

 

O código deve ser unívoco. As frações das linhas identificadas partilham o mesmo código.

 

  Neste exemplo, a importação não irá ser executada, pois a segunda e a terceira linhas de dados indicam o mesmo código para a fração.

 

⛔	Erro na linha 3. O código tem mais de 5 caracteres.

 

O código de cada fração está limitado a um máximo de 5 caracteres. A fração da linha 3 do ficheiro tem um código que ultrapassa este limite.

 

  Neste exemplo, a importação não irá ser executada, porque o código da segunda fração tem mais que 5 caracteres, o que não é suportado pelo Gecond.

 

⛔	Erro na linha 2. O complemento não foi definido.

 

Cada fração deve ter obrigatoriamente um complemento, que é uma descrição da fração (por exemplo, “1º andar”). A fração da linha 2 do ficheiro não tem o complemento descrito.

 

  Neste exemplo, a importação não irá ser executada, porque a primeira fração não tem complemento definido.

 

⛔	Erro na linha 3. O complemento tem mais de 30 caracteres.

 

O complemento de uma fração está limitado a um máximo de 30 caracteres. O complemento da fração da linha 3 do ficheiro ultrapassa este limite.

 

  Neste exemplo, a importação não irá ser executada, porque a segunda fração tem um complemente muito extenso.

 

⛔	Erro na linha 2, A permilagem não foi definida, ou contem informação que não é possível de ser convertida. O valor tem que ser <= 0 ou > 999,99. Erro na linha 4, A permilagem não foi definida, ou contem informação que não é possível de ser convertida. O valor tem que ser <= 0 ou > 999,99.

 

A permilagem de cada fração deve estar corretamente definida. É obrigatório o seu preenchimento e deve ser um valor numérico, compreendido no intervalo entre os 0 e 999,99. Não esquecer que o separador decimal deverá ser a vírgula ',' e não o ponto '.'.

 

  Neste exemplo, a importação não irá ser executada, porque a terceira fração tem uma permilagem muito alta.

 

⛔

Erro na linha 2. O condomínio não tem zonas definidas, ou o código colocado no documento não coincide com os códigos definidos. Erro na linha 3. O condomínio não tem zonas definidas, ou o código colocado no documento não coincide com os códigos definidos. Erro na linha 4. O condomínio não tem zonas definidas, ou o código colocado no documento não coincide com os códigos definidos.

 

Caso o condomínio tenha zonas, todas as frações definidas no ficheiro de importação deverão ter, na coluna correspondente às zonas, um código que coincida com um dos códigos das zonas definidas no passo 2 do assistente de criação do condomínio.

 

  Neste exemplo, a importação não irá ser executada, porque algumas frações tem zonas definidas e outras não.

Se o condomínio tiver zonas, todas as frações devem ter o código da zona a que pertencem definido nesta coluna; se, pelo contrário, o condomínio não tiver zonas, essa coluna não deve ter informação em nenhuma das frações.

 

    Se, por exemplo, o condomínio tiver duas zonas

Habitacional, com o código "HAB"

Comercial, com o código "COM"

todas as linhas deverão conter um desses códigos, identificando a que zona pertence cada fração.

 

  Caso o condomínio não tenha zonas, esta coluna não deverá ter códigos de zonas em nenhuma fração. 

 

 

⛔	Erro na linha 4. O nome do proprietário não foi definido.

 

 

  Neste exemplo, a importação não será realizada, porque a fração "C" não tem proprietário definido.

 

⛔	Erro na linha 4. Se o indicativo internacional não for definido, ou é o português (+351), então o telefone terá de ter 9 dígitos, sendo o primeiro o 2.

 

Número de telefone inválido. A coluna do Indicativo só é necessária para nºs de telefone estrangeiros. Caso não esteja preenchida a aplicação assumirá que o nº é nacional e restringirá os valores aceitáveis a números com 9 algarismos e começados por 2.

 

  No exemplo seguinte, a importação falhará porque existe um úmero de telefone começado por um algarismo diferente de 2 numa linha em que não há indicativo internacional definido.

Note que, na primeira linha, está indicado o indicativo internacional "33", pelo que o Gecond não efetua qualquer validação do número de telefone.

Caso deseje registar um telemóvel, deverá usar a coluna especificamente existente para esse registo.

 

⛔	Erro na linha 4. Se o indicativo internacional não for definido, ou é o português (+351), então o telemóvel terá de ter 9 dígitos, sendo o primeiro o 9.

 

Número de telemóvel inválido. A coluna do Indicativo só é necessária para nºs de telemóvel estrangeiros. Caso não esteja preenchida a aplicação assumirá que o nº é nacional e restringirá os valores aceitáveis a números com 9 algarismos e começados por 9.

 

  Este exemplo é completamente análogo ao anterior para números de telefone. 

 

⛔	Erro na linha 3. O endereço de e-mail não é válido.

 

O endereço de E-mail tem que assumir o formato nome@domínio

 

  Neste exemplo, a importação não irá ser realizada porque o endereço de e-mail da segunda linha está em um formato inválido.

 

 Validação de informação dos proprietários

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Existem algumas especificidades na validação da informação de proprietários, pelo que trataremos desses casos aqui.

 

Caso no menu Administração -> Configurações, separador Entidades, a opção "Permite contactos duplicados" estiver desativada, os contatos têm de ser únicos, ou seja, não é possível existirem dois proprietários, por exemplo com o mesmo telefone. São feitas validações nesse sentido, a partir do nome do proprietário. Os contactos associados a um proprietário, têm de ser únicos no ficheiro, não podendo estar atribuídos a outro proprietário.

 

 

  Assim, por exemplo, um ficheiro com a informação abaixo exemplificada gerará uma mensagem de alerta, já que o mesmo número de telefone está associado a dois proprietários distintos.

 

⛔	O valor 253222625 tem de ser exclusivo de um único proprietário.

 

O mesmo se passará no caso da opção "Permite documentos de identificação duplicados" estar desativada. Nesta condição, o número de contribuinte de cada entidade terá que ser unívoco, caso contrário, o Gecond não permitirá a importação, assinalando o erro.

 

  Neste exemplo, YYY

 

⛔	O valor 152633936 tem de ser exclusivo de um único proprietário.

 

 

Um mesmo proprietário poderá estar atribuído a mais que uma fração. O nome do proprietário é usado como agrupador dos contactos que lhe estejam associados nas várias frações das quais é proprietário. Por exemplo, podemos ter no ficheiro as seguintes linhas:

 

 

Consultado a ficha da entidade no menu Entidades > Condóminos, verifica-se que os diferentes contactos foram agregados nos dados do condómino

 

 

A Entidade 504 é criada com um endereço de E-mail (fração A), dois números de telefone (frações B e C) e dois números de telemóvel (frações A e C) registados.

 

Após a validação do ficheiro é realizada uma confrontação da informação dos proprietários com a informação das entidades existentes no sistema, com o intuito de verificar a necessidade efetiva da criação do proprietário. A informação a pesquisar será o nif, o email, o telefone e o telemóvel.

Caso seja encontrada na base de dados, uma correspondência única com a informação do proprietário existente no ficheiro, então a fração ficará associada à entidade já existente na base de dados.

 

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As definições e verificação que o Gecond faz para os proprietários das frações fará, de igual modo, para os inquilinos, caso existam. A aplicação verificará a sua existência pelo preenchimento de alguma célula pertencente às colunas destinadas a essas entidades. Assim, no processo de importação, relativamente aos inquilinos, o Gecond verificará: a definição do nome do inquilino o cumprimento dos requisitos na formulação dos valores dos contactos valores repetidos existência de entidades já registadas

 

  Exemplo de importação

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Condomínio com 10 frações distribuídas por 3 zonas:

 

 

Resultado após a importação:

 

 

Caso sejam inseridos os dados de inquilinos,

 

 

essa informação será transferida para o Gecond