A pesquisa de entidades pode ser feita em vários contextos dentro do Gecond 3. Por exemplo, a procura de um fornecedor para pesquisa de despesas, a introdução de um inquilino em uma fração, a atribuição de um mandatário a um processo de contencioso.
A pesquisa pode ser feita sempre que se visualiza o ícone 
ou, em alguns casos específicos, um botão de adição como 
.
Depois de aceder à pesquisa por um desses mecanismos verá um formulário semelhante ao exemplificado abaixo:
Este formulário contém as seguintes áreas:
1 Critério de pesquisa - Aqui poderá introduzir o critério para encontrar a entidade procurada. O Gecond 3 pesquisará essa informação nos seguintes campos da ficha da entidade:
- Nome
- Referência
- Telefone - apenas o principal
- Telemóvel - apenas o principal
- NIF
- E-mail - apenas o principal
A pesquisa é independente do uso de maúsculas e minúsculas e é parcial, exceto no caso de pesquisa por e-mail. A pesquisa por e-mail só será efetuada se o texto introduzido contiver o caractere @ e somente considerará resultados que correspondam inteiramente ao critério pedido.
2 Tipos de entidades a considerar - Por padrão o Gecond 3 efetua a pesquisa sobre entidades que se encaixem no contexto da pesquisa. Por exemplo, se aceder à opção Lançamentos > Documentos de Fornecedores e efetuar uma pesquisa de fornecedores o Gecond 3 somente considerará entidades desse tipo nos resultados da pesquisa.
Sempre que desejar efetuar uma pesquisa de entidades num âmbito alargado, independente do tipo de entidade deverá marcar a caixa 
. O Gecond 3 considerará então todas as entidades que se encaixem no critério de pesquisa.
3 Resultados - Logo que o utilizador clique no ícone os resultado serão apresentados em uma lista. Para selecionar a entidade pretendida bastará efetuar um clique sobre a linha correspondente.
4 Adicionar uma nova entidade - Se a entidade não existir deverá clicar no botão 
para abrir a página de registo da nova entidade.
EXEMPLO
Considere-se a seguinte entidade:
| Nome | Marcelo Cruz |
| Referência | MCRUZ |
| NIF | 190000000 |
| Telefone | 22 000 0000 |
| Telemóvel 1 (principal) | 910 000 000 |
| Telemóvel 2 (secundário) | 930 000 000 |
| mcruz@email.dummy.com |
Vejamos os resultados da pesquisa para alguns critérios:
| Critério | Resultado |
|---|---|
| mcruz | O registo da entidade é apresentado na lista por causa da referência "MCRUZ". A pesquisa não é sensível a maiúsculas e minúsculas. Se a referência da entidade fosse diferente o seu registo não seria selecionado: o e-mail nem sequer é considerado em pesquisas sem o símbolo @. |
| 910 | Registo devolvido por causa do telemóvel principal: 910 000 000 |
| 930 | Registo não devolvido porque a sequência "930" aparece apenas no contacto "Telemóvel 2", que não é o contacto principal desse tipo. |
| mcruz@ | Registo não devolvido. Embora contenha o símbolo @, a pesquisa por endereço de e-mail considera apenas resultados em caso de concordância completa. |
| mcruz@email.dummy.com | Registo devolvido. O critério de pesquisa é exatamente igual ao e-mail principal da entidade. |
| 19 | Registo devolvido por concordância parcial com o nº de contribuinte. |