Introdução
Este documento tem como objetivo explicar as principais funcionalidades relacionadas com a criação e gestão de processos de contencioso no Gecond.
É possível criar dois tipos distintos de processos:
Processos de pré-contencioso, associados a uma fase inicial de resolução do conflito;
Processos de contencioso.
Para simplificar, quando se referir o termo "Processo", este tanto pode ser "Processo de Contencioso" como "Processo de Pré-contencioso".
Exclusão de entidades
É possível definir na ficha de uma entidade se ela estará, em princípio, isenta da abertura de processos. Para isso basta editar a ficha da entidade, marcar com o visto a opção correspondente, como exemplificado na imagem seguinte e guardar a ficha. É também possível, e altamente aconselhável, indicar o motivo porque a entidade está isenta da abertura de processos.
Nessa situação, quando se tentar abrir um processo de contencioso ou de pré-contencioso contra essa entidade, conforme o que estiver sinalizado na sua ficha, o sistema emitirá um alerta a avisar ao utilizador que essa entidade está marcada como excluída desse tipo de processo, mostrando também o motivo. Se o utilizador desejar poderá, mesmo assim, prosseguir com a abertura do processo.
Processos
O acesso à gestão de processos é feito através do menu "Contencioso" na barra lateral.
Processos de pré-contencioso
Depois de clicar na opção de menu "Contencioso", para ter acesso à página de abertura de processos, o utilizador deverá clicar no botão "Iniciar pré-contencioso".
É possível iniciar um processo de pré-contencioso contra um condómino (atual ou antigo) que tenha valores por liquidar já vencidos.
Um processo de pré-contencioso apenas tem dois estados: aberto ou concluído.
Caso o condómino selecionado não tenha dívidas, não será possível abrir um processo de pré-contencioso.
Depois da abertura do processo, a fase seguinte será a escolha dos avisos de cobrança vencidos que são para incluir nesse processo.
Isso é feito no separador "Avisos em dívida". Ao clicar nesse separador o Gecond listará automaticamente os avisos já vencidos. O utilizador poderá então selecionar todos ou apenas alguns desses avisos.
Depois de escolhidos e gravados os avisos a incluir no processo é possível emitir uma carta de pré-contencioso, usando um dos modelos disponíveis em cartas de cobrança.
Também é possível, para um processo aberto, alterar a lista de avisos em dívida a incluir no processo, associando novos ou desassociando os que estão já na lista.
 | Não é possível alterar a lista de avisos associados ao processo se já existir um plano de pagamentos. |
Processos de contencioso
Depois de clicar na opção de menu "Contencioso", para ter acesso à página de abertura de processos, o utilizador deverá clicar no botão "Iniciar contencioso".
Um processo de contencioso pode estar em vários estados. Os estados que se relacionam com prazo, obrigam à introdução de uma data limite.
A data limite de um estado de contencioso é usada em duas situações:
na filtragem de processos por aproximação da data limite;
no envio de alertas automáticos (ver alertas).
Nos processos de contencioso, o condomínio tanto pode ser autor como réu. Se o condomínio for réu, o separador "Avisos em dívida" é automaticamente oculto.
Quando o condomínio é o autor do processo, o réu pode ser um condómino ou um terceiro, desde que tenham dívidas relacionadas com quotas ou receitas extraordinárias.
De acordo com o foro escolhido, é necessário escolher o tipo de ação, que pode ser executiva ou declarativa.
No último caso, enumeraram-se alguns tipos de ações declarativas.
Atos
É possível adicionar vários atos a um processo para manter todo o histórico do mesmo.
Para cada ato é necessário definir o tipo de ato, sendo que, de acordo com o foro e tipo de ação escolhidos, a lista de tipos de atos é diferente.
É possível, para cada ato, definir um número de processo e um mandatário diferentes do processo.
É também possível indicar para cada ato, se este é ou não impresso no Relatório de contencioso, marcando ou não a opção "Imprimir".
Avisos em dívida
Em processos de contencioso, este separador não fica visível nas seguintes situações:
o processo é movido contra o condomínio;
o processo é movido contra uma entidade que não tenha dívidas.
O sistema permite o registo de processos de contencioso em que o autor é o condomínio, mas sejam relacionados com cobrança de dívidas.
Este separador apresenta todos os avisos vencidos da entidade.
É possível selecionar quais os documentos que se pretende incluir no processo e imprimir os avisos selecionados.
Depois de criar o processo, e até que seja definido um plano de pagamento, é possível retirar ou acrescentar avisos à lista dos que foram selecionados para o processo e gravados, acedendo novamente ao separador Avisos em dívida do processo.
Num processo de pré-contencioso é possível gerar e imprimir a Carta de pré-contencioso; poderá guardar o PDF dessa carta e anexá-la posteriormente no separador Anexos.
Num processo de contencioso é possível gerar e imprimir a lista de avisos do processo.
Plano de pagamento
É possível definir um plano de pagamento, quando existe um acordo de pagamento em várias prestações.
A parte superior deste ecrã indica sempre a situação do valor que deveria ter sido pago até à presente data, com aquele que efetivamente foi pago.
O botão Gerar permite criar a lista de pagamentos de acordo com a indicação do valor acordado para pagamento e o número de pagamentos (num máximo de 36).
O valor de cada pagamento é calculado automaticamente, mas permite alteração.
A soma dos vários pagamentos tem de corresponder ao valor acordado.
Recibos
À medida que, na opção "Recebimentos", vão sendo emitidos recibos relacionados com os avisos em dívida associados ao processo, esses recibos vão aparecendo numa lista no separador "Plano de pagamento".
Se um recibo incluir valores que não pertençam ao processo, o valor que aqui é apresentado apenas se refere ao valor pago relativo aos avisos do processo.
Se um recibo que esteja nesta lista for anulado na opção Lançamentos ➜ Documentos ➜ Recibos, esta lista é automaticamente atualizada.
Despesas
É possível consultar e registar aqui quais as despesas que ocorreram relativamente ao processo.
Ao adicionar aqui uma despesa, além desta ficar lançada como uma despesa do condomínio, fica automaticamente associada ao processo.
Com o botão Associar, é possível associar ao processo uma despesa - ou crédito de fornecedor - já lançada anteriormente na opção Documentos de fornecedores.
Anexos
Neste separador é possível associar documentos ao processo.
Relatório de contencioso
Destina-se a ser apresentado na assembleia de condomínio, podendo, no entanto, ser usado com outras finalidades.
Uma das opções é escolher se pretende imprimir todos os atos de cada processo, apenas os atos que tenham sido marcados para imprimir ou nenhum ato.
Alertas
Estes alertas podem ser configurados na opção Empresa, separador Alertas.
Existem os seguintes alertas:
data de acordo de pagamento não cumprida 15 (padrão) dias;
data limite de contencioso a expirar dentro de 7 (padrão) dias.
O número de dias pode ser alterado.
Impressão de avisos de cobrança e cartas de cobrança
Na impressão de avisos de cobrança e de cartas de cobrança, quando existir um processo associado à entidade, é impressa uma das mensagens:
Entidade em processo de pré-contencioso.
Entidade em processo de contencioso.
Alterações no funcionamento dos recebimentos
Nos recebimentos, sempre que seja selecionada uma entidade que tenha processo em aberto, aparece um dos alertas
Entidade em processo de contencioso.
Entidade em processo de pré-contencioso
conforme o caso.
Ao criar um recibo que inclua avisos associados a processos, o recibo é automaticamente lançado no respetivo plano de pagamento.
Cartas de cobrança
Na opção cartas de cobrança está disponível uma coluna Contencioso. Se uma entidade tiver um processo ativo em contencioso ou pré-contencioso, nessa coluna aparece respetivamente a letra C ou P.
Foi acrescentado um filtro que permite excluir entidades com processos ativos de contencioso ou pré-contencioso.
Entidades
Passa a haver uma nova opção de menu "Mandatários" para gerir os mandatários dos processos.
Independentemente de a gestão de mandatários poder ser feita aqui, é possível a criação de novos mandatários nos processos.