Na ficha de cada condómino é possível definir se prefere receber documentos e correspondência por carta ou por e-mail. Na área "Envio de correspondência" do separador "Geral" existem três grupos de documentos para que se pode escolher a forma de receção preferencial: por papel ou por e-mail.
- avisos e recibos
- cartas e circulares
- convocatórias e atas
Será possível definir, para cada documento de cada um desses grupos, se o condómino prefere a receção por carta ou por e-mail.
A seleção da preferência por email só estará disponível se a entidade tiver um e-mail registado na área de contatos da sua ficha. Caso contrário, a coluna e-mail ficará bloqueada e com a cor cinzenta.
O utilizador pode definir qualquer combinação papel / e-mail que desejar (selecionar ambas as opções, apenas uma ou nenhuma). O efeito das escolhas será explicado mais adiante.
Caso o condómino tenha um procurador associado será possível definir de forma independente as preferências de receção por parte do procurador. A coluna e-mail só ficará disponível se for registado um e-mail para o procurador.
A interface de aplicação destas preferências pode apresentar-se de maneiras distintas.
Em algumas situações de lançamentos de documentos, como processamentos periódicos ou pontuais, recebimentos e emissão de créditos, surgirá na própria janela de lançamento uma área com várias opções, como exemplificado na imagem seguinte.
Em outras opções, como o envio de correspondência, como cartas de cobrança, circulares, convocatórias, surgirá durante o processo um quadro semelhante a este:
As opções apresentadas têm a mesma explicação nas duas situações.
Utilizar preeferências do condómino
Esta opção, que está pré-selecionada no envio individual de documentos, significa que o Gecond 3 analisará as preferências definidas na ficha do condómino para receção de documentos e agirá em conformidade. As configurações possíveis são as seguintes:
| Opção | Descrição |
|---|---|
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No caso de serem selecionadas as duas opções será gerado um documento PDF e será também enviado um e-mail para a entidade. Note-se que o Gecond 3 não imprime nenhum documento diretamente para a impressora. Um pedido de impressão gera um documento no formato PDF que é apresentado em um novo separador do browser; o utilizador poderá imprimir o documento a partir desses separador ou efetuar o download para arquivá-lo localmente. |
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Neste caso será gerado o documento PDF mas não será enviado nenhum e-mail, mesmo que o condómino ou o procurador tenha o e-mail registado. |
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Com esta seleção será feito o envio por email mas não será gerado um documento PDF para esta entidade |
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Se não for selecionada nenhuma das opções não será gerado nenhum documento PDF nem enviado nenhum e-mail, mesmo que o condómino ou o procurador tenha e-mail registado. |
Imprimir todos
Serão gerados os documentos PDF para todas as entidades envolvidas, independentemente das preferências definidas.
Mesmo no caso em que a entidade não tenha nenhuma preferência definida serão gerados os documentos PDF.
Enviar por e-mail (o que não for possível enviar será impresso)
Será feito o envio do e-mail para todas as entidades com e-mail definido, mesmo que não tenham a preferência de receção por e-mail definida. Para os condóminos sem e-mail definido será gerado e apresentado em outro separador o documento PDF, para posterior impressão.
Não imprimir nem enviar
Está opção é apresentada nos processamentos e no lançamento de avisos de cobrança por receber nos saldos iniciais; o utilizador deve selecioná-la explicitamente se não desejar enviar nenhum documento.
Utilizar preferências apenas por carta
Serão gerados documentos de impressão em formato PDF apenas para os condóminos com preferência por receção em papel. Para os condóminos com preferência apenas por e-mail ou sem preferência nenhuma ação será efetuada.
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