Introdução
Existem despesas, associadas a um imóvel e independentes do facto desse imóvel estar devoluto ou arrendado, que devem ser lançadas e liquidadas com uma certa periodicidade.
O exemplo clássico, para um imóvel inserido em uma propriedade horizontal, é a quota do condomínio devida com uma certa periodicidade (mensal, trimestral...).
Para evitar o lançamento manual, que implica lembrar de que é chegado o momento de lançamento da despesa, e o trabalho manual e repetitivo de preencher informação que é constante, o Gesar 3 disponibiliza o conceito de despesas recorrentes, que podem ser programadas nos imóveis e lançadas periodicamente.
Agendamento
A programação dessas despesas pode ser efetuado no separador "Despesas recorrentes" da ficha do imóvel.
Nesse separador encontramos duas áreas:
I - Comissão de gestão para imóveis devolutos
Essa comissão permite cobrar uma comissão fixa pela gestão do imóvel, quando está devoluto.
Se a opção "Lançar automaticamente no processamento mensal" estiver ativa, o valor registado será lançado automaticamente na conta corrente dos proprietários quando for efetuado o processamento mensal. Em caso de compropriedade o valor será distribuido pelos proprietários de acordo com a sua percentagem de propriedade. Por exemplo, se um imóvel devoluto tem dois proprietários com quotas de propriedade respectivamente de 60% e 40%, uma comissão de 10 € gerará duas despesas distintas em cada processamento, com valores de 6 € e 4 €.
Esta comissão é lançada apenas quando o imóvel está devoluto, sendo ignorada quando for celebrado um contrato de arrendamento sobre esse imóvel.
II - Despesas recorrentes
Esta área permite programar outras despesas recorrentes mais específicas. Para adicionar o agendamento deverá clicar no botão "Adicionar":
Será aberto um painel lateral para preenchimento da informação, como exemplificado na imagem seguinte.
Vejamos em mais pormenor a informação a preencher:
- Imóvel
O imóvel é preenchido automaticamente.
- Proprietários
Este campo é automaticamente preenchido com todos os proprietários do imóvel. Quando as despesas forem efetivamente lançadas, o valor do lançamento será repartido pelos proprietários de acordo com a sua compropriedade.
- Rubrica
Deverá selecionar a rubrica da lista; se a rubrica pretendida ainda não existir, poderá clicar no botão + para abrir o formulário de criação de rubricas.
- Fornecedor
Deve aqui indicar o fornecedor associado à despesa a lançar. Veja o artigo sobre associação de fornecedores a despesas para mais informação.
- Período
A data de início permite definir quando os agendamentos começarão a ser criados. O dia dessa data é também pré-definido como sendo o dia de criação de cada novo agendamento, embora possa ser alterado.
A data de fim do agendamento é opcional. Pode ser usada, por exemplo, se quiser definir o agendamento de prestações de uma despesa, sem correr o risco de agendar mais prestações do que o pretendido.
- Dia de lançamento
Como dito acima, ao preencher a data de início do agendamento é assumido que o dia de lançamento da despesa será o dia dessa data. Poderá mudar o dia neste campo.
Assim, por exemplo, se a data de início for 1-1-2019, o dia de agendamento será, inicialmente, o dia 1; se alterar aqui para dia 5, somente nos dias 5 dos meses selecionados será agendada uma nova despesa.
- Vencimento
Dias de vencimento contados a partir da data de lançamento.
- Periodicidade
Permite definir a periodicidade de criação do agendamento. As opções são as seguintes:- Manual - o utilizador define explicitamente os meses em que um novo agendamento deve ser criado.
- Mensal - o agendamento é criado todos os meses.
- Trimestral - novos agendamentos em janeiro, abril, julho e outubro.
- Semestral - agendamentos em janeiro e julho.
- Anual - agendamento apenas em janeiro.
- Valor por lançamento
Valor fixo de cada despesa a lançar. Esta funcionalidade de agendamento de despesas está especialmente indicada para despeas recorrentes de valor constante. Caso o imóvel tenha despesas recorrentes que desej agendar, mas cujo valor varie, poderá deixar aqui o valor "0", mas deverá indicar o valor concreto no lançamento efetivo da despesa.
- Descrição.
Descrição fixa opcional.
- Pagamento
Nesta área pode definir se a despesa é dada como liquidada quando for lançada. O padrão é não dar como paga. Se selecionar a opção para considerar a despesa como paga deverá indicar obrigatoriamente a forma de pagamento e, dependendo da forma escolhida, poderá indicar as contas bancárias envolvidas.
Se o fornecedor associado à despesa for a sua empresa (identificado por ter o número de contribuinte igual ao que está associado à licença do Gesar) esta opção será ligeiramente diferente, indicando apenas se a despesa, quando lançada, estará automaticamente associada ao acerto de contas com o proprietário.
Lançamento
O lançamento das despesas agendadas deve ser feito através de uma confirmação explícita do utilizador. O agendamento NÃO significa que o Gesar cria automaticamente as despesas agendadas quando é chegada a data programada.
O utilizador tem dois tipos de alertas a avisá-lo que existem novas despesas agendadas por lançar.
- No painel de entrada da plataforma, existe o alerta "Despesas pendentes para validação", que indica se existem agendamentos de despesas recorrentes ainda não lançados:
Havendo agendamentos pendentes, essa área funciona como atalho que dá acesso à lista de despesas recorrentes agendadas, mas ainda não lançadas.
- Quando acede à opção de despesas (opção de menu Lançamentos ➜ Fornecedores ➜ Despesas e créditos), o Gesar pesquisa automaticamente pela existência de despesas agendadas por lançar, dando a mensagem de alerta mostrada na imagem seguinte, se existirem.
Se clicar em "Ver agora" é redirecionado para a lista de despesas recorrentes por lançar.
Em qualquer das situações o utilizador pode ser direcionado para a lista de despesas recorrentes por lançar:
Nessa lista poderá selecionar individualmente ou em lote as despesas que deseja lançar, clicando de seguida no botão " Efetuar lançamentos":
Se necessário, poderá editar a informação de um agendamento específico, antes de lançar a despesa. Pode ser o caso, por exemplo, do agendamento de uma despesa recorrente com valor variável. Antes de lançar a despesa, poderá editar o agendamento e registar o valor concreto desta despesa em particular.
A edição é feita clicando no ícone
. Qualquer alteração efetuada em um agendamento particular não afeta o agendamento programado.