Autorizações de contacto

  Introdução

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Entrou em vigor no dia 25 de maio de 2018 o Regulamento Geral da Proteção de Dados Pessoais.

De acordo com essa regulamentação foi necessário implementar algumas funcionalidades relacionadas com autorizações a serem dadas pelos potenciais clientes para o tratamento dos seus dados pessoais.

 

 

  Pedidos de autorização de contacto

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   Em lote

O Gimob CRM permite a automatização do processo de recolha de informação sobre autorização de contactos por telefone ou correio eletrónico. Essa funcionalidade permite o envio por e-mail dos pedidos de autorização de contacto para todos os potenciais clientes, para que possam definir a sua aceitação ou recusa de contacto através desses meios.

Essa funcionalidade está disponível no menu Entidades

Depois de selecionar essa opção de menu será apresentada uma mensagem a explicar sucintamente o que será realizado:

 

 Será agendado o envio de mensagens de correio eletrónico para todos os potenciais clientes que tenham um endereço de correio eletrónico registado na sua ficha, a solicitar a autorização da utilização dos seus contactos.

 Como o volume de e-mails a enviar pode ser de grande dimensão o envio desses e-mails não é efetuado no momento, mas agendado para ser efetuado em horário noturno.

 O envio em lote será efetuado uma única vez para cada cliente o que significa que, depois de ser registado o envio deste e-mail para uma entidade, ela não será mais considerada em pedidos posteriores do envio em lote. Mais concretamente:

 No primeiro uso desta opção será agendado o envio de e-mails para todos os clientes com e-mail registado na sua ficha.

 Numa tentativa posterior de usar esta opção, e se houver potenciais clientes para os quais não foi feito o envio anteriormente (novos clientes, ou que não tinham endereço de e-mail definido na sua ficha quando foi feito o anterior envio), será feito um novo agendamento.

Depois de clicar no botão "Enviar" será apresentada a mensagem a informar que foi submetido o pedido de envio das autorizações por e-mail, o que significa que foi feito o agendamento para o envio automático durante a noite.

 

 

 

   Individual

Além do processo de envio em lote para todos os todos os potenciais clientes, é também possível efetuar o envio do pedido de autorização de contactos de forma individual, a partir da ficha de cada potencial cliente, onde existe a opção Pedido de autorização de contacto,

que permite efetuar esse envio. Após clicar nesse botão é apresentada uma mensagem a pedir confirmação:

 

Se o utilizador clicar em 'Sim' é feito o envio. O utilizador será informado da evolução do processo:

e apresentada uma mensagem a confirmar o envio do pedido.

O envio individual apresenta duas diferenças em relação ao envio em lote:

1. O envio do pedido de autorização por e-mail é feito imediatamente.
2. O envio individual pode ser feito repetidas vezes para uma mesma entidade., mesmo que já tenho sido feito algum envio para este interessado em um pedido em lote.

 

Exemplo

Para exemplificar, vamos supor a existência de dois interessados, Interessado 1 e Interessado 2, com e-mails registados.

Efetua-se um envio em lote:

 pedido é enviado para Interessado 1

 pedido é enviado para Interessado 2

Mais tarde, é registada a ficha de um novo interessado, com e-mail, Interessado 3.

Faz-se um novo pedido em lote:

 pedido é enviado para Interessado 3;

 pedido não é enviado para Entidade 1, pois foi enviado num pedido em lote anterior;

 pedido não é enviado para Entidade 2, por ter sido enviado num pedido em lote anterior.

Acedendo à ficha de qualquer uma dessas entidades, poderá enviar-se o pedido de autorização correspondente quantas vezes for necessário.

 

 

  Configuração do texto

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O texto do e-mail a enviar para os potenciais clientes pode ser alterado pelo utilizador através da opção Administração ➜ Avisos legais:

Através dessa opção o utilizador tem acesso à página onde pode gerir alguns textos legais, em particular o relacionado com o e-mail de pedido de autorização de contactos. Selecionando a opção correspondente, o utilizador terá acesso à área de configuração do texto.

 

Na utilização desta funcionalidade de configuração do texto o utilizador pode editar manualmente o texto e utilizar as etiquetas pré-definidas, que se encontram no fundo da página, e que podem ser arrastadas com o rato para a área do texto:

 

 'nome_empresa'- esta etiqueta será substituída pela designação comercial registada na ficha do titular da licença em Administração ➜ Titular da Licença:

 

'clique aqui' - Esta etiqueta tem especial relevância e não deve ser retirada do modelo de texto (aparece no texto como "[clique aqui]"). A utilização dessa etiqueta cria no e-mail uma ligação para um formulário onde o cliente poderá registar a sua autorização.

 

Um exemplo de e-mail enviado para os potenciais clientes é mostrado a seguir:

 

Caso o potencial cliente utilize o link definido em  [clique aqui] terá acesso a um formulário onde poderá:

 Consultar a política de privacidade da empresa;

 Autorizar ou não a utilização dos seus contactos de e-mail e telefónicos para contactos futuros.

 

Quando o potencial cliente clicar em 'Submeter' os dados relativos à autorização serão automaticamente registados na sua ficha, não sendo necessária nenhuma intervenção direta do utilizador.

A entidade poderá optar por autorizar o contacto para ambos os meios de comunicação (telemóvel e email)  ,

 

apenas para um deles (telemóvel ou email) ,

 

ou para nenhum dos dois .

 

  Histórico da autorização de contacto

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Por padrão, as fichas de todos os potenciais clientes assumem a autorização de contacto. Entretanto, as entidades poderão definir as suas autorizações através do formulário disponível no e-mail de pedido de autorizações.

Para aqueles que não têm e-mail definido e que neguem autorização para contacto telefónico por outra forma será necessário atualizar manualmente a informação na respectiva ficha.

Na ficha de cada potencial cliente está disponível a área "Autorizações de contacto", conforme mostrado abaixo.

 

O utilizador pode editar essa ficha e alterar essas definições.

Na ficha de cada potencial cliente existe também a possibilidade de consultar um histórico de autorizações, clicando no botão associado:

 

Através desta opção é possível verificar todas as alterações que foram efetuadas às autorizações de contacto dessa entidade.

 

 

No exemplo acima podemos ver que, após o registo da entidade em 13-05-2024 (ficando as autorizações, por defeito, ativadas) foi feita uma alteração da parte da entidade, desabilitando ambas as autorizações no dia 21-05-2024. Nessa mesma data, o utilizador Gimob, em nome do titular da licença, voltou a habilitar as autorizações.

 

  Pesquisa de entidades

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Foram acrescentados novos critérios na pesquisa de entidades, relativos ao estado das autorizações:

 Autoriza e-mail

 Autoriza contacto telefónico

Ambos os filtros tem três escolhas possíveis:

 Indiferente- significa que o Gimob CRM não utilizará este critério de filtragem na pesquisa

 Sim- esta autorização está ativada para a entidade interessada

 Não- a estidade interessada negou esta autorização

 

Por exemplo, a configuração de pesquisa mostrada na seguinte imagem

 

considerará os potenciais clientes que autorizaram o contacto telefónico, mas não o contacto por correio eletrónico.

 

Como as autorizações de contacto somente afectam os interessados, a inclusão de outros tipos de entidades não será afetada pelos critérios de autorização de contacto. Por exemplo, selecionando as seguintes entidades

e usandos a configuração relativa a contactos mostrada anteriormente,

 

 

supondo, ainda, que não se preenche mais nenhum critério, a pesquisa devolverá:

 todos os proprietários ativos;

 todos os interessados ativos, que tenham autorizado o contacto telefónico mas não o contacto por correio eletrónico.

Na listagem de entidades, os contactos não autorizados ão assinalados a vermelho. Assim, o utilizador pode, rapidamente, identificar aquelas que autorizam contacto telefónico mas não autorizam e-mail , as que autorizam contactos por ambos os meios , que não autorizam por nenhum deles  ou, apenas por e-mail .

 

  Oportunidades

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No detalhe das oportunidades passam a ser apresentadas as autorizações definidas pelo potencial cliente, para que o utilizador possa visualizar:

Ao editar a oportunidade são apresentadas, logo abaixo da identificação do interessado, as definições atuais das autorizações de contacto. O utilizador não poderá alterar aqui estas definições, tendo que aceder à ficha da entidade para lá editar as autorizações de contacto. Assim, caso não esteja ativada a autorização de contacto por e-mail, caso a entidade tenha e-mail associado, este aparecerá a vermelho e rasurado junto à identificação da entidade. No detalhe da oportunidade, as autorizações apresentadas são, exclusivamente de consulta, não podendo ser alteradas. Nesta condição não será possível ao angariador definir Enviar email automático ao potencial cliente com novos imóveis coincidentes, uma vez que a entidade não autoriza o envio de emails.

 

 

 

  Visita virtual

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Na criação de uma visita virtual dentro da oportunidade é verificado se a entidade autoriza ou não o envio de e-mails, e caso não autorize é apresentada essa informação:

 

   Visita

 

Na criação de uma visita dentro da oportunidade é verificado se a entidade autoriza ou não o envio de sms, e caso não autorize é apresentada essa informação.

Na opção "Enviar sms", se for escolhida uma das hipóteses que inclui a entidade, conforme mostrado na imagem seguinte

 

O GimobCRM verificará se a entidade tem a autorização para o envio de informação por telemóvel activa; caso contrário, será disparado um alerta, conforme exemplificado abaixo:

 

  Ficha de angariação

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Foi acrescentado um texto no rodapé da ficha de angariação (simples ou completa) com informação sobre a utilização de dados pessoais, conforme exemplificado na imagem seguinte:

 

O texto mostrado acima é o texto padrão fornecido pelo Gimob CRM, mas pode ser alterado pelo utilizador.

Para isso deve usar a opção de menu Administração ➜ Configurações, e aceder ao separador  Gimob, campo Textos de documentos