Entrou em vigor no dia 25 de maio de 2018 o Regulamento Geral da Proteção de Dados Pessoais.
De acordo com essa regulamentação foi necessário implementar algumas funcionalidades relacionadas com autorizações a serem dadas pelos potenciais clientes para o tratamento dos seus dados pessoais.
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Somente os interessados / potenciais clientes estão abrangidos pelas funcionalidade associadas ao Regime Geral de Proteção de Dados descritas neste artigo. |
Pedidos de autorização de contacto
Em lote
O Gimob CRM permite a automatização do processo de recolha de informação sobre autorização de contactos por telefone ou correio eletrónico. Essa funcionalidade permite o envio por e-mail dos pedidos de autorização de contacto para todos os potenciais clientes, para que possam definir a sua aceitação ou recusa de contacto através desses meios.
Essa funcionalidade está disponível no menu CRM > Pedido de autorização de contacto:
Depois de selecionar essa opção de menu será apresentada uma mensagem a explicar sucintamente o que será realizado:
- Será agendado o envio de mensagens de correio eletrónico para todos os potenciais clientes que tenham um endereço de correio eletrónico registado na sua ficha, a solicitar a autorização da utilização dos seus contactos.
- Como o volume de e-mails a enviar pode ser de grande dimensão o envio desses e-mails não é efetuado no momento, mas agendado para ser efetuado em horário noturno.
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O envio em lote será efetuado uma única vez para cada cliente o que significa que, depois de ser registado o envio deste e-mail para uma entidade, ela não será mais considerada em pedidos posteriores do envio em lote. Mais concretamente:
- No primeiro uso desta opção será agendado o envio de e-mails para todos os clientes com e-mail registado na sua ficha.
- Numa tentativa posterior de usar esta opção, e se houver potenciais clientes para os quais não foi feito o envio anteriormente (novos clientes, ou que não tinham endereço de e-mail definido na sua ficha quando foi feito o anterior envio), será feito um novo agendamento.
Depois de clicar no botão "Enviar" será apresentada a mensagem a informar que foi submetido o pedido de envio das autorizações por e-mail, o que significa que foi feito o agendamento para o envio automático durante a noite.
Individual
Além do processo de envio em lote para todos os todos os potenciais clientes, é também efetuar o envio do pedido de autorização de contactos de forma individual. Na ficha de cada potencial cliente existe um botão
que permite efetuar esse envio. Após clicar nesse botão é apresentada uma mensagem a pedir confirmação:
Se o utilizador clicar em "Sim" é feito o envio e apresentada uma mensagem a confirmar o envio do pedido.
O envio individual apresenta duas diferenças em relação ao envio em lote:
- O envio do pedido de autorização por e-mail é feito imediatamente.
- O envio individual pode ser feito repetidas vezes para uma mesma entidade., mesmo que já tenho sido feito algum envio para este interessado em um pedido em lote.
Exemplo
Para exemplificar, vamos supor a existência de dois interessados, Manuel e Maria, com e-mails registados.
Efetua-se um envio em lote:
- pedido é enviado para Manuel
- pedido é enviado para Maria
Mais tarde, é registada a ficha de um novo interessado, com e-mail, chamado João.
Faz-se um novo pedido em lote:
- pedido é enviado para João;
- pedido não é enviado para Manuel, pois foi enviado em um pedido em lote anterior;
- pedido não é enviado para Maria, por ter sido enviado em um pedido em lote anterior.
Se acedermos a ficha de qualquer uma dessas entidades, poderemos enviar o pedido de autorização correspondente quantas vezes for necessário.
Configuração do texto
O texto do e-mail a enviar para os potenciais clientes pode ser alterado pelo utilizador através da opção Administração > Avisos legais.
Através dessa opção o utilizador tem acesso à página onde pode gerir alguns textos legais, em particular o relacionado com o e-mail de pedido de autorização de contactos. Clicando no botão
tem acesso à área de configuração do texto.
Na utilização desta funcionalidade de configuração do texto o utilizador pode editar manualmente o texto e utilizar um conjunto de etiquetas pré-definidas, que se encontram no fundo da página, e que podem ser arrastadas com o rato para a área do texto:
- Contactos da empresa (nome, morada, email, telefone)
- "Clique aqui" - Esta etiqueta tem especial relevância e não deve ser retirada do modelo de texto (aparece no texto como "[clique aqui]"). A utilização dessa etiqueta cria no e-mail um link para um formulário em que o cliente poderá registar a sua autorização.
Um exemplo de e-mail enviado para os potenciais clientes é mostrado a seguir:
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Caso o potencial cliente utilize o link definido em [clique aqui] terá acesso a um formulário onde poderá:
- Consultar a política de privacidade da empresa.
- Autorizar ou não a utilização dos seus contactos de e-mail e telefónicos para contactos futuros.
Quando o potencial cliente clicar em "Submeter" os dados relativos à autorização serão automaticamente registados na sua ficha, não sendo necessária nenhuma intervenção direta do utilizador.
Autorização de contacto
Por padrão as fichas de todos os potenciais clientes assumem a ausência de autorização de contacto. Já foi visto que podem definir as suas autorizações através do formulário disponível no e-mail de pedido de autorizações.
Para aqueles que não tem e-mail definido e que neguem autorização para contacto telefónico por outra forma será necessário atualizar manualmente a informação na respectiva ficha.
Na ficha de cada potencial cliente está disponível a área "Autorizações de contacto", conforme mostrado abaixo.
O utilizador pode editar essa ficha e alterar essas definições.
Na ficha de cada potencial cliente existe também a possibilidade de consultar um histórico de autorizações, clicando no botão associado:
Através desta opção é possível verificar todas as alterações que foram efetuadas às autorizações de contacto dessa entidade.
No exemplo acima podemos ver que foi feita uma alteração das autorizações, habilitando ambas as autorizações no dia 8/6/2018.
Pesquisa de entidades
Foram acrescentados novos critérios na pesquisa de entidades, relativos ao estado das autorizações:
- Autoriza e-mail
- Autoriza contacto telefónico
Ambos os filtros tem três escolhas possíveis:
- Indiferente - Significa que o GimobCRM não irá utilizar este critério na pesquisa.
- Sim - O interessado deu esta autorização.
- Não - O interessado cliente negou esta autorização.
Por exemplo, a configuração de pesquisa mostrada na seguinte imagem
considerará os potenciais clientes que autorizaram o contacto telefónico, mas não o contacto por correio eletrónico.
Como as autorizações de contacto somente afectam os interessados, a inclusão de outros tipos de entidades não será afetada pelos critérios de autorização de contacto. Por exemplo, se selecionarmos as seguintes entidades
e usarmos a configuração relativa a contactos mostrada anteriormente
e supondo que não preenchemos mais nenhum critério, a pesquisa devolverá:
- todos os proprietários ativos;
- todos os interessados ativos, que tenham autorizado o contacto telefónico mas não o contacto por correio eletrónico.
Oportunidades
No detalhe das oportunidades passam a ser apresentadas as autorizações definidas pelo potencial cliente, para que o utilizador possa visualizar e/ou editar:
Ao editar a oportunidade são apresentadas, logo abaixo da identificação do interessado, as definições atuais das autorizações de contacto. Se o utilizador alterar aqui estas definições, retirando ou acrescentando o visto, e depois gravar a oportunidade, serão alteradas as autorizações na ficha do interessado.
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As alterações às autorizações não afetam apenas os contactos relativos a esta oportunidade, mas sim as definições na ficha do interessado. |
Visita virtual
Na criação de uma visita virtual dentro da oportunidade é verificado se a entidade autoriza ou não o envio de e-mails, e caso não autorize é apresentada essa informação:
Visita
Na criação de uma visita dentro da oportunidade é verificado se a entidade autoriza ou não o envio de sms, e caso não autorize é apresentada essa informação.
Na opção "Enviar sms", se for escolhida uma das hipóteses que inclui a entidade, conforme mostrado na imagem seguinte
O GimobCRM verificará se a entidade tem a autorização para o envio de informação por telemóvel activa; caso contrário, será disparado um alerta, conforme exemplificado abaixo:
Ficha de angariação
Foi acrescentado um texto no rodapé da ficha de angariação (simples ou completa) com informação sobre a utilização de dados pessoais, conforme exemplificado na imagem seguinte:
O texto mostrado acima é o texto padrão fornecido pelo Gimob CRM, mas pode ser alterado pelo utilizador.
Para isso deve usar a opção de menu Administração > Titular da Licença, e aceder ao separador Parâmetros Gimob CRM.
