Introdução
O Gesar está preparado para integrar despesas com o Cloudware Business.
Essa comunicação pode ser feita em um dos dois sentidos seguintes:
Comunicação de despesas do Gesar para o Cloudware Business, para faturação. Esta opção permite que despesas lançadas no Gesar, possam ser enviadas e geradas no Cloudware Business como faturas ou faturas-recibo.
Importação de faturas existentes no Cloudware Business para criação de despesas no Gesar.
 | A comunicação somente pode ser feita em um dos sentidos. Veremos mais adiante como escolher o sentido de comunicação. |
Pré-requisitos
É necessário ter uma subscrição do Gesar e uma subscrição do Cloudware Business, com o mesmo número de contribuinte.
No Gesar deverá existir um fornecedor em que o número de contribuinte corresponda ao número de contribuinte do titular das subscrições do Gesar e do Cloudware. Serão as despesas desse fornecedor que poderão ser integradas com faturas ou faturas-recibo do Cloudware.
Como ativar a integração
Antes de poder utilizar a funcionalidade de integração, é necessário efetuar a configuração da ligação ao Cloudware.
Esse passo é feito apenas uma vez.
Para proceder a essa configuração, deverá:
Aceder à opção de menu "Administração ➜ Configurações" na barra lateral.
Clicar na opção "Ligação à faturação".
Nessa página verá uma área de configuração como a apresentada na imagem seguinte:
Existem aqui duas informações que deverão ser obtidas no Cloudware Business: Identificador e Segredo.
Os campos Endereço de autenticação por OAuth e Endereço de acesso à API serão automaticamente preenchidos.
Para ativar a ligação deverá clicar-se no botão 
. Será apresentada uma mensagem a pedir a confirmação da ativação da integração:
Deverá clicar em "Sim" para proceder à ativação do serviço.
Caso ocorra algum problema na ativação (por exemplo, identificador ou segredo inválidos), será apresentada uma mensagem de erro:
Se o processo de ativação for bem-sucedido receberá uma mensagem de confirmação. Além disso, o texto do botão mudará de "Ativar" para "Desativar"
Depois de ativar, deverá indicar o sentido da integração entre o Gesar e o Cloudware Business, existindo dois sentidos possíveis:
Lançar despesas do Gesar no Cloudware
Deverá selecionar-se a primeira opção, Permite lançar despesas do contribuinte ######### para o Cloudware, em que o nº de contribuinte apresentado será o que está associado ao titular da licença.
Com esta opção selecionada, poderão lançar-se despesas faturadas pela empresa no Cloudware.
Importar faturas lançadas no Cloudware para lançamento no Gesar.
Deverá selecionar-se a outra opção, Permite gerar despesas através dos documentos Cloudware
Depois de selecionada esta opção, será necessário definirem-se mais algumas informações.
Em primeiro lugar, deverá indicar-se um fornecedor para associar às despesas que serão geradas a partir das faturas importadas.
Se clicar em 
o Gesar abrirá automaticamente a página de pesquisa de entidades já com o critério de pesquisa pelo número de contribuinte do titular da licença definido e com a lista de resultados preenchida:
Bastará clicar na linha da entidade para escolher o fornecedor.
A segunda definição está relacionada com a possível existência de faturas de múltiplas linhas no Cloudware
Cria apenas uma despesa no Gesar com o total
Com esta configuração ativa, o lançamento de uma fatura importada do Cloudware dará origem a uma única despesa no Gesar, com valor igual ao total da fatura, independentemente do número de linhas da fatura.
Criar uma despesa no Gesar por cada linha do documento
Se escolher esta opção, o lançamento de uma fatura importada com várias linhas dará origem a uma despesa separada por cada linha dessa fatura.
| Depois de preenchida esta informação não esquecer clicar no botão "Gravar" no topo da página. |
Como usar no dia a dia
Depois de ativada a integração, todos os documentos do fornecedor associado ao contribuinte registado na subscrição do Cloudware Business serão registados numa lista de lançamentos pendentes, onde poderá proceder-se ao lançamento automático de faturas ou faturas-recibo no Cloudware ou das faturas no Gesar.
Lançar despesas criadas no Gesar para faturação no Cloudware
Acedendo ao menu Lançamentos ➜ Cloudware - Lançamentos pendentes, serão listados os valores das despesas registadas no Gesar, em nome de cada proprietário, que ainda não tenham sido lançados para faturação.
Dessa listagem, o utilizador poderá filtrar as despesas em função da sua situação (Todas, Totalmente pagas ou Por pagar ou parcialmente pagas) e definir a data limite até à qual serão carregadas as despesas registadas:
As despesas que tenham sido dadas como pagas na totalidade apresentarão essa informação e irão gerar, quando lançadas no Cloudware, uma fatura recibo; já as despesas por liquidar ou parcialmente liquidadas gerarão a fatura correspondente no programa de faturação.
Para efetuar o lançamento das depesas para faturação, o utilizador deverá selecionar as que pretenda nas caixas de seleção correspondentes. A partir do momento em que selecione, pelo menos uma despesa para lançamento, serão disponibilizados dois botões: Lançar em Cloudware e Retirar da lista de lançamentos pendentes.
O primeiro botão, permitirá definir a data de emissão e de vencimento dos documentos e lançar as faturas (no caso de despesas por liquidar ou liquidadas parcialmente) ou faturas- recibo (se as despesas estiverem liquidadas na totalidade); o segundo, permitirá retirar as despesas registadas da lista de movimentos para faturação.
 | NOTAS: Não é possível emitir documentos para faturação com data anterior à do último lançamento; A retirada de despesas da lista de lançamentos pendentes apenas não as lança para faturação, estas manter-se-ão registadas no Gesar e entrarão para acerto de contas com os proprietários. |
Importar faturas lançadas no Cloudware para lançamento no Gesar
Depois de ativado o serviço de integração, o Gesar importará automática e periodicamente informação sobre novas faturas ou faturas-recibo registadas no seu Cloudware, e que tenham sido faturadas a um número de contribuinte que coincida com o de algum proprietário.
Esses documentos ficarão disponíveis numa lista de documentos externos, de fornecedores , à espera da sua confirmação para a geração de despesas.
Essa lista está disponível na opção Lançamentos ➜ Fornecedores > Documentos de origem externa, na barra lateral.
Serão listados os documentos gerados no Cloudware para serem geradas as despesas correspondentes. Os lançamentos pretendidos deverão ser selecionados nas caixas de seleção.
Ações - Se clicar no ícone 
será aberta uma página com a informação detalhada da despesa a gerar. Poderá editar a informação pré-definida e utilizar o botão "Gravar" para gravar essa despesa.
Documento - Este ícone permite visualizar ou descarregar o documento do Cloudware
Fornecedor - Aqui é apresentado o fornecedor integrado, que, no caso da integração do Gesar com o Cloudware, é o titular da licença do Gesar. Quando forem geradas as despesas será associado o fornecedor que definiu na configuração.
Emissão - Data de emissão da fatura no Cloudware
Doc. - Número do documento no Cloudware. A forma de apresentação desse número dependerá da escolha da opção para o caso de um documento no Cloudware ter várias linhas. Se a escolha for "Cria uma despesa no Gesar por cada linha do documento", além do número real do documento, será adicionado um contador sequencial (-1, -2, ...).
Valor - Valor do documento ou da linha.
Proprietário - Nome do proprietário que tem o nº de contribuinte registado no documento.
Imóveis - Por padrão, é apresentado o imóvel do proprietário caso o mesmo apenas esteja associado a um imóvel. Poderá usar a lista para escolher o imóvel nos casos em que o Gesar não pré-define devido a haver mais do que um.
Associar à rubrica - A lista apresenta as rubricas para associar à despesa que será gerada. É obrigatório selecionar uma rubrica para poder gerar a despesa.
Descrição - Também depende da configuração para várias linhas. Se optar por separar as várias linhas, será usada a descrição da rubrica no documento do Cloudware; caso contrário, será usado o conteúdo das observações do documento.
Para gerar as despesas a partir da lista deverá selecionar as linhas que pretende lançar (ou selecionar todas usando a opção na linha dos títulos) e depois clicar no botão "Gerar despesas".
| É necessário ter em atenção que a data de importação da despesa para o Gesar será a data em que o processo de importação esteja a ser feito (ocorre durante a madrugada). Assim, um documento criado no Cloudware no dia 1 e que a data de faturação seja o dia 2, apenas estará disponível no Gesar no dia 3- data em que será importado. |