Introdução
O Plano de Verificações é uma funcionalidade que permite definir, para cada condomínio, um conjunto de tarefas a realizar nas visitas de manutenção ao condomínio.
Essas tarefas poderão ser as mais variadas e vão desde a inspeção das lâmpadas de iluminação, até à qualidade da limpeza ou ao funcionamento do mecanismo dum portão.
Cada condomínio tem as suas características próprias e é possível definir, para cada um, o conjunto de verificações a realizar.
É sabido que algumas verificações deverão ser mais assíduas que outras, pelo que é possível, para cada uma delas, definir a periodicidade necessária.
Assim, as visitas aos condomínios poderão ser acompanhadas de uma lista de verificações a realizar.
Após efetuar essas verificações, a respetiva informação é registada no Gecond, para que, dependendo da sua periodicidade, seja proposta ou não na lista de verificações para a próxima visita.
As tarefas essenciais a realizar serão:
registar os elementos genéricos a verificar - o Gecond traz já alguns elementos comummente usados. Essa lista poderá ser completada com outras verificações;
associar os elementos que são para verificar, descritos no ponto anterior, a cada condomínio e registar a data da primeira verificação;
periodicamente, imprimir a lista de verificações a executar para cada condomínio;
quando uma verificação for efetuada, registar a informação de conclusão da verificação.
Plano geral de verificações
Acede-se pelo menu Manutenção ➜ Plano de verificações > Plano Geral de verificações
Lista de elementos a verificar
No Plano Geral de Verificações surgirá uma lista de elementos a verificar. Cada elemento terá definida a periodicidade da verificação e a entidade responsável pela execução.
 | Se a entidade responsável pela execução da verificação for interna (colaborador) o Gecond apresentará a lista de utilizadores da aplicação, caso se trate de uma empresa externa, começando a digitar a sua designação, a plataforma sugerirá as entidades de acordo com os fornecedores registados na sua base de dados. |
Novo elemento a verificar
É nesta vista que são inseridos os equipamentos a verificar, clicando no botão .
Será aberta uma caixa para preencher os dados do elemento a verificar. A identificação do elemento, a periodicidade da verificação e as ações a realizar são campos de preenchimento obrigatório. Opcionalmente, poderá ser definida a entidade que executará a verificação.
Caso pretenda, o utilizador poderá dar indicação para a criação de uma ocorrência associada à verificação deste elemento. Deverá piscar a opção Criar ocorrência com antecedência de:
Neste caso os campos dias e Tipo passarão a ser de preenchimento obrigatório. No primeiro deverá ser indicado o número de dias de antecipação para o lançamento da ocorrência em relação à data da próxima verificação do elemento e, no segundo, o tipo de ocorrência, que apresentará os tipos de ocorrências criados no menu Manutenção ➜ Tipos de ocorrência.
Selecionando a opção , o utilizador poderá editar ou remover um elemento a verificar já existente.
Poderá, ainda, nesta vista, aceder ao Plano de verificações de condomínios, recorrendo ao botão
Plano de verificações
O Plano de verificações de condomínios permite, para cada condomínio, criar um programa de verificações, de acordo com os elementos a verificar inseridos no plano geral de verificações e as suas definições. Assim, lista os condomínios existentes para que se lhes associe um plano de verificações, caso assim se pretenda.
Nesta página também é possível verificar quais os condomínios que têm planos de verificações associados e que verificações têm previstas realizar até determinada data. Para tal, bastará selecionar a opção ‘Mostrar apenas elementos a verificar’. Ao selecionar esta caixa serão listados apenas os condomínios com elementos a verificar e abrirá um campo data, permitindo definir a data de verificação até à qual se pretende que sejam contempladas as verificações a apresentar.
Recebe-se, também, na lista de condomínios do plano de verificações informação das verificações em atraso e a a realizar dentro dos próximos 7 dias, para cada condomínio:
Adicionar elemento a verificar
Caso se pretenda, clicando em podem associar-se os elementos do condomínio que se pretenda verificar- será aberta a listagem de elementos criados no plano geral de verificações, que poderão ser selecionados. Para tal, clica-se na linha pretendida (esta mudará de cor) e seleciona-se a opção
.
Desta forma, fica o elemento na lista de elementos a verificar do condomínio em questão.
Após a seleção dos elementos a verificar e sua associação ao condomínio, podem editar-se as informações registadas no plano geral de verificações.
Elementos a verificar
Na linha do condomínio pretendido, clicando em obtém-se a listagem dos elementos do condomínio, carregados do plano geral de verificações, que lhe foram associados. Frente a cada elemento existe um ícone,
, à semelhança do que acontece no plano geral de verificações, que, neste caso, permite, para além de editar e remover o elemento, registar uma verificação efetuada.
Editar elemento a verificar
Esta opção permite alterar as definições criadas, de uma forma genérica, para o elemento a verificar, no plano geral de verificações, especificando-as para o condomínio em questão. Assim, pode ser alterada a informação relativa a:
Ações a realizar;
Periodicidade;
Executante;
Data da próxima verificação.
Criar ocorrência com data de:
Após a edição, de modo a vincular as alterações efetuadas, fazer .
Registar verificação
Sempre que seja feita uma verificação a cada um dos elementos constantes na lista de elementos a verificar de cada um dos condomínios, esta poderá ser registada em .
Seleciona-se, no elemento pretendido, a opção registar verificação. O Gecond carregará a informação constante no plano, designadamente,
o elemento a verificar e as ações a realizar,
a periodicidade da verificação;
a data prevista para a próxima verificação, com base no registo da última efetuada;
a identificação da entidade responsável pela verificação.
Com base nesta informação, o utilizador poderá
data da última verificação;
adicionar qualquer nota que pretenda;
confirmar ou alterar a data proposta;
confirmar ou alterar o autor da inspeção e
associar anexos (p.e. fotografia) à ação de verificação;
Fazendo para vincular o registo, o Gecond atualizará, na lista dos elementos a verificar desse condomínio, a data da próxima verificação, somando a periodicidade à data da última.
Histórico de verificações
O utilizador pode ter acesso ao histórico das verificações num condomínio. Para tal deverá, na linha do condomínio pretendido, selecionar a opção .
Obterá, assim, informação das últimas ações de verificação efetuadas para cada elemento.
Impressão
Os planos de verificações podem ser impressos, permitindo obter listagens de intervenções, de acordo com os filtros utilizados. Assim, pode imprimir-se a lista de verificações para cada um dos condomínios ou para vários condomínios em simultâneo, programadas até determinada data, ou as verificações planeadas para um intervalo de tempo.
O objetivo será gerar a lista de verificações a realizar para um conjunto de condomínios (ou um condomínio específico), numa determinada data (ou período) de maneira a, eventualmente, um utilizador responsável pela manutenção poder obter informação das ações de verificação agendadas.
A impressão pode ser feita para um conjunto de condomínios em simultâneo, selecionando-os da lista de condomínios com elementos para verificação e clicando no botão ou para um condomínio específico, selecionando a opção
na linha correspondente ao condomínio pretendido. Em ambos os casos, abrirá um submenu onde se poderá escolher a impressão da lista dos elementos a verificar ou a impressão do histórico de verificações.
No caso de se optar pela impressão dos elementos a verificar, o Gecond apresentará, para impressão, a listagem de elementos cuja verificação esteja prevista para o intervalo de datas selecionado, apresentando a data da última verificação e a sua periodicidade.
Se a opção for do histórico das verificações, o Gecond apresentará listadas as intervenções ocorridas entre as datas definidas no intervalo.
