Introdução
Existem proprietários que, por serem pessoas coletivas, necessitam de faturar as rendas e outros rendimentos, com um software de faturação certificado.
Como o Gesar não o permite, é necessário interligar com o Cloudware Business.
O objetivo deste documento é a apresentação do mecanismo de interligação com o software Cloudware Business, que permite que os avisos de cobrança do Gesar emitidos em nome de um determinado proprietário gerem faturas no Cloudware.
Deve ter-se em conta que, numa mesma licença Gesar, podem existir vários proprietários com esta necessidade, ou seja, será necessário emitir documentos de faturação em nome de vários proprietários.
Assim, cada proprietário, pessoa coletiva, nesta condição terá que ter uma licença Cloudware Business e terá os seus parâmetros próprios.
Por cada proprietário com uma conta ativa no Cloudware Business será possível lançar avisos de renda, caução ou extraordinários como faturas em rascunho ou definitivas no Cloudware Business.
 | Esta funcionalidade somente estará disponível para proprietários que sejam pessoas coletivas. |
Ativação do serviço
Para ser possível efetuar o lançamento dos documentos de faturação de um proprietário é necessário ativar a conta Cloudware dessa entidade registando os dados de acesso da conta.
Na ficha do proprietário, sendo ele pessoa coletiva, é apresentado um separador "Ligação à faturação" que permitirá ao utilizador aceder à área de registo para a ligação ao Cloudware Business.
Será aberta uma área de preenchimento com os dados para o registo, com a identificação do número de contribuinte do proprietário subscritor do serviço.
Os campos 'Endereço de autenticação por OAuth' e 'Endereço de acesso à API' serão preenchidos por defeito, com endereços utilizados regularmente.
 | O Gesar pré-preenche os campos 'Endereço de autenticação por OAuth' e ' Endereço de acesso à API' com endereços utilizados regularmente, mas deve sempre validar esses endereços comparando-os com a informação obtida da Cloudware, alterando-os se necessário. |
O 'Identificador' e o 'Segredo' serão preenchidos pelo utilizador, de acordo com os dados obtidos da Cloudware Business na subscrição do serviço. No formulário existe uma opção ' Onde obter essa informação?' com um link para se aceder a informação mais pormenorizada acerca deste registo.
Para ativação do serviço, os campos disponibilizados terão, obrigatoriamente, de ser preenchidos com os dados recebidos e, depois, deverá clicar-se em 'Ativar':
Ao ativar o serviço, será pedida a confirmação da ativação.
Os dados serão validados e a ligação será ativada, ficando disponíveis as configurações de funcionamento. Caso contrário, se os dados inseridos não forem validados, o utilizador receberá informação de insucesso da operação.
| Somente os avisos de cobrança cujas datas de vencimento sejam iguais ou posteriores à data de ativação da ligação poderão ser lançados automaticamente para faturação. Se, por exemplo, a ativação for feita no dia 2-6-2023, somente avisos de cobrança e avisos de receita extraordinária com data de vencimento igual ou superior a 2-6-2023 aparecerão na lista de documentos passíveis de gerar documentos no Cloudware Business. Se necessitar de lançar em faturação documentos com data de vencimento anterior, deverá fazê-lo manualmente no Cloudware Business, e não haverá nenhuma ligação interna do Gesar com as faturas emitidas. |
Configurações
Ativado o serviço com sucesso, deverão ser definidas as configurações de funcionamento. A área de configuração, com o título " Lançamento em Cloudware", fica disponível no separador "Ligação à faturação" da ficha do proprietário depois da ativação do serviço ter sido concluída.
As configurações agrupam-se em três áreas principais:
Documentos a gerar
O utilizador poderá configurar o lançamento de avisos como faturas em rascunho ou definitivas:
Um documento em rascunho no Cloudware Business é um documento ainda não finalizado, sem número (e alguma outra informação legalmente exigida pela AT) que ainda não é considerado um documento contabilístico e deve ser finalizado pelo utilizador nessa plataforma (ou cancelado).
Um documento definitivo é um documento contabilístico, que contém toda a informação legalmente exigida e que não é passível de alteração.
O utilizador poderá definir, para cada proprietário, de que forma deseja lançar as faturas no que se refere a este estado. Por defeito, o Gesar irá sugerir a criação das faturas em modo de rascunho.
| Os avisos do Gesar ficarão internamente ligados a faturas definitivas, permitindo a sua consulta. Isso significa que, depois de um aviso ser lançado como fatura definitiva, ficará disponível uma ligação na página de consulta desse aviso para visualizar a fatura criada no Cloudware Business. |
| Ter em atenção que deve configurar-se corretamente a informação no Cloudware Business para que se possa, efetivamente, finalizar as faturas. A falta dessa informação pode gerar erros que impossibilitem a criação de faturas finalizadas. Por exemplo, devem ser indicadas as taxas de IVA a aplicar às rubricas que serão associadas às linhas das faturas a criar (veremos de seguida a configuração da associação de rubricas). Se uma rubrica estiver isenta de IVA, deve ser registado no Cloudware Business o motivo da sua isenção. |
Agrupar documentos do mesmo inquilino
Permite definir se avisos distintos de um mesmo inquilino, emitidos em nome do mesmo proprietário, selecionados numa operação para lançamento de faturas, devem ser lançados como faturas distintas, ou como uma única fatura com várias linhas.
Por exemplo, para um inquilino, podemos ter avisos de renda e de caução (ou extraordinários) emitidos no mesmo dia.
Será necessário saber se todos esses avisos serão englobados numa única fatura ou se cada aviso de cobrança dará origem a uma fatura distinta.
Por isso, essa configuração de agrupamento de avisos de uma mesma entidade é apresentada.
O utilizador escolherá uma de duas opções:
Agrupar os avisos de cada entidade em uma única fatura (esta opção está predefinida por padrão) - neste caso, todos os avisos de uma entidade serão agrupados e emitidos numa única fatura, em que cada aviso corresponderá a uma linha da fatura gerada.
Separar os avisos em faturas distintas - com esta opção, cada aviso irá gerar uma fatura distinta com uma única linha.
| Esta opção afeta as faturas geradas no Cloudware Business. Na lista de avisos a lançar no Cloudware Business verá sempre os avisos de forma individual. Tomando como exemplo um contrato em que, no primeiro mês, foram processados três avisos: um de caução e os dois primeiros meses de renda. Independentemente da configuração de agrupamento dos avisos, veremos sempre os três avisos diferenciados na lista de avisos a lançar em faturação no Cloudware Business:
Se a configuração for para agrupar os avisos em uma única fatura, o lançamento destes avisos gerará uma única fatura, no valor de 800,00 €, com três linhas a identificar cada um dos movimentos, e associadas às rubricas definidas na ficha do proprietário. Se a configuração indicar que se deve separar os avisos em faturas distintas, serão geradas três faturas diferenciadas, uma para cada aviso. |
Correspondência de rubricas
Para lançar os avisos de cobrança de quotas ou receitas extraordinárias no Cloudware Business é necessário indicar que rubricas devem ser associadas aos tipos de documentos do Gesar.
É necessário que o utilizador defina uma correspondência entre cada tipo de aviso do Gesar e uma rubrica do Cloudware Business. Antes de se poder lançar esses documentos na faturação, o Gesar precisa de saber que rubrica usar para os seguintes tipos de processamento associados aos avisos de cobrança:
Renda
Caução
Outras despesas
Extraordinário
Para cada tipo de documento que se pretenda utilizar, deverá indicar-se, na lista pendente, o código da rubrica do Cloudware Business a associar. Essa lista pendente é automaticamente preenchida com as rubricas atualmente ativas no Cloudware Business.
| Caso não defina aqui esta associação, quando tentar efetuar o primeiro lançamento de uma fatura a partir do Gesar cujo tipo de processamento não esteja associado a uma rubrica do Cloudware Business o Gesar irá encaminhá-lo automaticamente para o preenchimento dessa associação. Somente poderá concluir o lançamento em faturação depois de concluir essa associação. |
Como utilizar
Depois de ativar o serviço de faturação e configurar os lançamentos na ficha do proprietário, está pronto para efetuar o lançamento dos avisos como faturas no Cloudware Business.
Para isso, deverá aceder à página "Gerar documentos em Cloudware" através da opção de menu " Lançamentos > Gerar documentos em Cloudware".
Na página "Gerar documentos em Cloudware" deverá, obrigatoriamente, selecionar um proprietário.
A lista de proprietários conterá apenas os que tenham o serviço de ligação à faturação ativado. Logo que selecione um proprietário página será atualizada, carregando toda a informação associada:
Lista de avisos
Todos os avisos de cobrança ou de receitas extraordinárias do proprietário, passíveis de lançamento em faturação, serão automaticamente listados.
Esses avisos serão listados desde que cumpram as seguintes condições:
A sua data de emissão é igual ou superior à data de ativação da ligação do proprietário escolhido à faturação no Cloudware;
Estão ativos.
Ainda não foram lançados no Cloudware Business.
Essa lista é carregada, por padrão, com todos os avisos que cumprem estes critérios selecionados para lançamento.
Porém, caso o utilizador pretenda, poderá desmarcar os avisos que não tenciona lançar para faturação.
Esta seleção (ou desmarcação) pode ser feita
de forma individual, incluindo ou excluindo cada aviso marcando 
ou desmarcando 
a caixa de seleção no início da linha.
de forma global, incluindo ou excluindo todos os avisos listados.
Para isso, deve clicar sobre a caixa de seleção no início da linha com os títulos das colunas, e escolher a opção relevante:
Resumo dos documentos a gerar
No topo da lista, o Gesar apresentará sempre um resumo da quantidade e do valor dos avisos listados para lançamento em faturação:
Esse quadro é dividido em três grupos:
Quantidade de avisos cuja data de emissão se enquadre no mês atual, e o valor total desses avisos.
Quantidade de avisos cuja data de emissão pertença a meses anteriores ao atual, mas igual ou superior à data de ativação do serviço no proprietário, e o valor total desses avisos.
Quantidade de avisos já processados cuja data de emissão esteja em meses posteriores ao atual, e o valor total desses avisos.
| Essa informação é independente dos avisos que estão ou não selecionados ( ) para lançamento. refere-se sempre a todos os avisos que o Gesar considera passíveis de lançamento e são apresentados na lista. |
Este resumo pode ajudar o utilizador a identificar a existência de avisos que não deseje faturar no momento, cuja identificação não seja imediatamente óbvia na lista. Por exemplo, pode existir uma lista de avisos extensa, com avisos já processados com data de emissão posterior, que não se deseje, ainda, lançar em faturação, mas que não sejam visíveis na primeira página da lista.
Datas de lançamento em Cloudware
Esta área permite a definição das datas de emissão e de vencimento das faturas a criar a partir dos avisos lançados.
Essas datas seguem um conjunto de regras que é importante conhecer:
Se a fatura está a ser criada em modo de rascunho, não haverá qualquer problema na comunicação; deverá posteriormente finalizá-la no Cloudware Business ajustando a informação para que se adapte às regras de faturação.
A data de emissão sugerida é a do dia atual; poderá alterá-la livremente.
A data de vencimento sugerida é o dia atual acrescido do número de 8 dias de vencimento dos avisos, definido no Gesar, por defeito.
Por exemplo, para a data de 15-06-2023 o Gesar, sugere o dia de vencimento como sendo 15-06-2023 + 8 = 23-06-2023
A data de vencimento pode ser alterada, desde que não seja inferior à data de emissão registada no momento.
Todas as faturas lançadas em Cloudware serão geradas com essas datas de emissão e de vencimento, independentemente das datas de emissão e de vencimento dos avisos incluídos na lista de documentos a lançar em faturação.
Não há controlo da coerência das datas com as regras de faturação.
Isso significa, por exemplo, que o Gesar não validará se a data de emissão que indicou é inferior à data da última fatura definitiva lançada no Cloudware do proprietário, o que viola as regras de faturação.
Se o lançamento estiver configurado para lançar faturas em "rascunho" não haverá qualquer problema no lançamento. Simplesmente deverá finalizar-se a fatura posteriormente no Cloudware Business, alterando, se necessário, a informação para que se conforme com as regras de faturação.
Se a configuração implicar o lançamento de faturas em modo definitivo, poderão ser devolvidos erros pelo Cloudware Business na tentativa de lançamento.
Depois de selecionar os avisos que pretende efetivamente lançar e, se necessário, ajustar as datas de lançamento, deverá clicar no botão 
, localizado no canto superior esquerdo da página. para iniciar o processo de lançamento.
O Gesar mostrará a evolução da comunicação dos documentos ao Cloudware Business, informando do resultado do processo para cada lançamento, tanto no caso de lançamentos individuais,
como no caso de lançamentos agrupados ou em lote:
Veremos de seguida os resultados possíveis da comunicação. Para facilitar a exposição, as imagens seguintes mostrarão os resultados como se tivéssemos comunicado um conjunto muito limitado de avisos (1 ou 2) apenas para um inquilino; na comunicação de vários avisos de inquilinos diferentes, as mensagens poderão apresentar várias linhas com resultados distintos.
Podemos, então, ter as seguintes situações:
Comunicação de um aviso com sucesso.
Quando é comunicado um único aviso para cada inquilino (ou a configuração dita que os avisos de um mesmo inquilino geram faturas diferentes), o sucesso da operação apresentará uma mensagem simples indicando que o aviso foi lançado, ou seja, que gerou uma fatura no Cloudware.
Comunicação de vários avisos agrupados, do mesmo inquilino, com sucesso.
Quando a configuração do lançamento dita que se devem agrupar os avisos de cada entidade em uma única fatura, o sucesso da operação de lançamento de avisos distintos de uma entidade será apresentada em um único registo, indicando que os vários avisos foram lançados em uma única fatura com várias linhas.
Comunicação de vários avisos de vários inquilinos com sucesso.
Se se proceder ao lançamento para faturação de avisos em lote, para cada inquilino será recebida uma linha com a informação:
Problema na comunicação dos avisos.
Caso ocorra algum tipo de problema na comunicação, a linha correspondente indicará a causa do problema.
Essa mensagem poderá indicar que é necessária alguma operação no Cloudware Business antes de poder comunicar uma fatura em modo definitivo.
O Gesar valida os números de contribuinte dos inquilinos antes de lançar os avisos para faturação, e criará uma mensagem de erro caso o número de contribuinte não seja válido.
Nessa situação, será apresentada a mensagem de erro e nenhum aviso desse inquilino será comunicado. Deverá proceder à correção do número de contribuinte para tentar lançar novamente os avisos posteriormente.
Se o número de contribuinte for válido o aviso será comunicado ao Cloudware; se o Cloudware detetar qualquer problema que impeça o lançamento da fatura (ou, pelo menos, da fatura em modo definitivo) retornará uma mensagem de erro que o Gesar apresentará. Por exemplo, a série ativa no Cloudware Business pode não ter sido ainda comunicada à AT.
Quando existe alguma questão que impeça o lançamento de uma fatura definitiva, o Cloudware Business, geralmente, irá criá-la em modo de rascunho, e mesmo assim indicará a causa do problema que impediu a criação em modo definitivo. Por isso, geralmente, a mensagem acrescentará uma segunda linha a chamar atenção para esse facto: "Por favor, verifique se a fatura foi criada como rascunho". Deverá verificar se a fatura foi criada em modo de rascunho no Cloudware Business; poderá corrigir a situação que impossibilitou o lançamento definitivo da fatura e finalizá-la naquele software.
Os avisos lançados para faturação deixarão de aparecer na listagem Gerar documentos em Cloudware.
| Inquilinos não existentes em Cloudware Business Não é necessário criar antecipadamente os registos dos inquilinos a faturar no Cloudware Business. Se na ficha do inquilino estiver registado um número de contribuinte válido, o próprio processo de lançamento irá verificar se já existe um cliente no Cloudware Business com esse número de contribuinte.
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Imóveis com vários proprietários
Se um imóvel tem mais que um proprietário, a compropriedade do imóvel é definida atribuindo uma percentagem de propriedade a cada proprietário.
Essa percentagem é usada no cálculo do valor a faturar relacionado com avisos associados a esses imóveis.
Por exemplo, a propriedade de um imóvel é partilhada por dois proprietários da seguinte forma:
Proprietário 1 > 60% da propriedade
Proprietário 2 > 40% da propriedade
Esse imóvel está arrendado, estando definido um valor de renda de 100,00 €, e o "Proprietário 1" tem ligação ao Cloudware Business ativa. Depois do aviso de renda de um mês ser lançado no Gesar, a pesquisa de avisos por lançar em faturação para o "Proprietário 1" incluirá uma linha para esse aviso, mas apenas com o valor de 60,00 €, correspondente à sua compropriedade de 60%.
Caso o "Proprietário 2" também tenha uma ligação ativa ao Cloudware Business, o mesmo aviso será incluído nos seus lançamentos para faturação, com um valor de faturação de 40 €, correspondente à sua compropriedade de 40%.
Portanto, um mesmo aviso de cobrança pode repartido por mais que uma fatura.
Faturação em contratos com vários inquilinos
Um contrato de arrendamento pode ter mais que um inquilino. Do ponto de vista legal, nesta situação, todos os inquilinos são corresponsáveis pelo pagamento da renda.
Entretanto, uma fatura não pode incidir sobre mais que um número de contribuinte.
Prevendo esta situação, o Gesar fornece ao utilizador a possibilidade de definir, no registo do contrato de arrendamento, o comportamento da faturação dos contratos que que incluam mais que um inquilino. Por defeito, o Gesar determinará que a totalidade do aviso de pagamento será faturada apenas a um inquilino - o primeiro registado na ficha do contrato. Caso o pretenda, o utilizador poderá determinar que a faturação deverá ser feita equitativamente a todos os inquilinos, dividindo o valor de cada aviso pelo número de inquilinos registados na ficha do contrato.
Consulta das faturas
Nos avisos comunicados como faturas definitivas , ficará disponível uma ligação direta que permite a consulta da fatura.
Basta consultar a ficha desse avisos e aparecerá, no topo, uma ligação a indicar o número da fatura no Cloudware. Se clicar nessa ligação será aberto um novo separador com uma ligação a um resumo e à pré-visualização da fatura no Cloudware, sendo também possível descarregar a fatura em formato PDF.
Clicando nessa ligação será aberto um novo separador no seu navegador, com uma pré-visualização e um resumo dos dados da fatura. Poderá também descarregar uma cópia em PDF.
