Introdução
É possível automatizar a criação de ocorrências a partir da configuração de elementos de planos de verificações, que podem ser definidos para lançar uma ocorrência com um número de dias de antecedência.
A ocorrência criada herdará alguma informação a partir do elemento de verificação que lhe deu origem, como será explicado mais adiante.
Quando a ocorrência for concluída, o Gecond registará automaticamente a verificação, e gerará o agendamento da próxima verificação, de acordo com a periodicidade definida no elemento.
Plano geral de verificações
Pode definir um modelo para a criação de ocorrências a partir dos elementos de verificação genéricos disponibilizados no plano geral de verificações. Sempre que criar um elemento de verificação específico no plano de verificações de um condomínio a partir de um elemento genérico já configurado, as definições de criação da ocorrência serão automaticamente copiadas, mas poderá alterá-las.
 | Não é obrigatório efetuar a configuração do elemento no plano geral de verificações; poderá fazê-lo apenas no elemento a verificar do condomínio. O uso dessas definições no plano geral tem a vantagem de lhe poupar tempo quando lançar o elemento de verificação concreto. |
Para configurar um elemento geral de verificação já existente, deve editá-lo. Para isso, deve procurar a linha relativa ao elemento, clicar na "roda dentada" e depois clicar em "Editar elemento a verificar":
No detalhe do elemento genérico existem dois campos de informação relacionados com a geração automática de ocorrências:
1. Antecedência da criação da ocorrência
O primeiro ponto está relacionado com a antecedência, relativamente à data efetiva da verificação, com que a ocorrência será criada.Deve marcar a opção antes da frase "Criar ocorrência com antecedência de" para disponibilizar os restantes campos.
Marcando essa opção, fica disponível a área para registo do número de dias de antecedência; pode indicar aqui qualquer número no intervalo entre 0 e 30. Se indicar um número fora dessa gama verá uma mensagem de alerta e não poderá atualizar a informação do elemento enquanto não indicar um número válido.
Veremos a lógica da criação da ocorrência de acordo com esta antecedência mais adiante, na secção Criação automática da ocorrência.
2. Tipo da ocorrência
Aqui deve indicar o tipo de ocorrência adequado a associar à ocorrência que será gerada automaticamente.
Esta lista contém os tipos definidos na sua base de dados. Se precisar de criar um novo tipo de ocorrência, deverá usar a opção "Manutenção > Tipos de ocorrência" na área geral do Gecond.
Depois de definir esta informação obrigatória, deverá clicar em "Atualizar", para gravá-la na base de dados.
Plano de verificações do condomínio
A definição da geração da ocorrência no elemento genérico serve como modelo para o elemento específico de verificação do condomínio.
Quando cria ou edita um elemento de verificação de um condomínio, ele herda as configurações do elemento genérico.
Se o elemento de verificação estiver a ser criado a partir de um elemento genérico sem a configuração de lançamento automático da ocorrência, poderá mesmo assim definir o lançamento automático da ocorrência para esse elemento particular do condomínio, repetindo os passos descritos anteriormente para o elementos genéricos, marcando a opção "Criar ocorrência com antecedência de" e definindo a restante informação.
Além das predefinições da antecedência e do tipo, que podem ser alteradas, deve preencher obrigatoriamente a data da próxima verificação antes de poder gravar a informação.
Depois de definir esta informação obrigatória, deverá clicar em "Atualizar", para gravá-la na base de dados.
Vejamos agora como são lançadas as ocorrências, a partir destas configurações.
Criação automática da ocorrência
Um processo automático é executado diariamente, para lançar as ocorrências programdas para esse dia. Esse processo ocorre mesmo que tenha o Gecond desligado.
O critério usado para criar ocorrências é o seguinte:
| Serão lançadas automaticamentes ocorrências a partir de elementos de verificação tais que a data da próxima verificação deduzida do número de dias de antecedência seja igual ao dia atual em que o processo está a ser executado. |
Tomando como exemplo a imagem seguinte,
temos que:
- a próxima verificação está agendada para 19-9-2023;
- a criação da ocorrência deve ser feita com uma antecedência de 7 dias;
a ocorrência será automaticamente criada no dia 12-9-2023: 19-9-2923 - 7 dias = 12-9-2023.
A ocorrência é criada com alguma informação obtida do elemento de verificação. A tabela seguinte sumariza a informação registada na ocorrência:
| Data da ocorrência | A ocorrência é registada na data em que é automaticamente lançada, usando o critério discutido acima. |
| Condomínio | Condomínio associado ao elememnto de verificação. |
| Título | Título do elemento de verificação |
| Descrição | Conteúdo da área "Ações a realizar" do elemento de verificação. |
| Reportado por | Colaborador que registou o elemento de verificação que deu origem à ocorrência. |
| Prioridade | Normal |
| Concluir até | Data da próxima verificação. |
| Tipo | Tipo definido no elemento de verificação. |
| Responsável | O responsável pela gestão da ocorrência será:
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| Atribuída em | Data em que a ocorrência é lançada. |
| Intervenção | Se o elemento a verificar tiver associado um colaborador ou empresa externa, cria uma intervenção interna ou externa, de acordo com o elemento a verificar e se não tiver ninguém atribuído no elemento, não cria intervenção. Poderá ser criada uma intervenção, dependendo de existir ou não uma atribuição do elemento de verificação a uma entidade:
|
Exemplo
Vejamos um exemplo prático considerando a seguinte configuração de um elemento de verificação de um condomínio:
A ocorrência associada a este elemento será criada no dia 8-9-2003 (15-9-2023 - 7 dias).
Essa ocorrência terá a seguinte infomação
Conclusão da ocorrência
A conclusão de uma ocorrência gerada a partir de um elemento de verificação irá efetuar automaticamente duas operações no plano de verificações:
Criação do registo de verificação
Esse registo de verificação
- terá um link que permitirá a consulta da ocorrência associada, em um novo separador do seu navegador; como exemplificado na imagem anterior;
- terá uma data de verificação igual à data de conclusão da ocorrência; no exemplo da imagem anterior, a ocorrência foi concluída em 14-9-2023;
- não poderá ser editado.
Agendamento da próxima verificação, através da criação de um novo elemento de verificação, de acordo com a periodicidade do elemento.
Por exemplo, na situação exemplificada na imagem anterior, será criado automaticamente um novo elemento com data da próxima verificação igual a 28-9-2023.
Reabertura da ocorrência
É possível anular a conclusão de uma ocorrência, reabrindo-a para modificações.
O Gecond detectará se a ocorrência foi gerada automaticamente a partir de um plano de verificações, e, nesse caso, apresentará duas hipóteses de anulação:
Anular conclusão mantendo a verificação
Usando esta opção, o registo da verificação será mantido, bem como o agendamento da próxima verificação. Quando voltar a concluir a ocorrência não será criado um novo registo de verificação.
Esta opção fará sentido se quiser reabrir a ocorrência apenas para adicionar ou editar alguam informação, mas que não tenha influência sobre a sua data de conclusão nem sobre o agendamento da próxima verificação.
Anular conclusão e remover a verificação
Com esta opção, o registo de verificação e o agendamento da próxima verificação serão também removidos. Quando voltar a concluir a ocorrência, serão criados novamente o registo de verificação e o agendamento da próxima verificação.
Esta opção fará sentido se as alterações influenciarem a data de conclusão e o agendamento da próxima verificação.