Introdução
É possível definir modelos de texto padrão para a geração automática de atas de assembleias.
O uso dos modelos de texto traz-lhe várias vantagens:
- Definir textos padronizados para várias situações, que podem ser diferenciados para uso em impressão em papel, e envio por e-mail.
- Definir textos padronizados para a língua portuguesa e, opcionalmente, para a língua inglesa, que serão usados automaticamente pelo Gecond de acordo com a língua preferencial definida na ficha do destinatário.
- Usar, nesses modelos de texto, etiquetas predefinidas que são automaticamente substituídas por informação dinâmica, permitindo a sua adaptação a vários casos.
Para definir os modelos de texto, deve aceder à opção Administração ➜ Modelos de Texto na barra lateral.
O Gecond tem dois modelos já pré-definidos do tipo "Atas", mostrados na imagem seguinte:
Poderá acrescentar mais modelos de actas usando o botão 
e selecionando o tipo " Atas". Pode também usar o botão 
na coluna "Ações" para copiar um modelo de texto já existente e criar um novo com base nesse modelo original. Poderá depois alterar esse novo modelo conforme necessário. Poderá editar os textos em português e também em inglês, bastando para isso clicar nas áreas com a bandeira do Reino Unido para inserir os textos que serão aplicados nessa língua.
Etiquetas
Além de texto corrente é possível acrescentar ao modelo de texto um conjunto de etiquetas pré-definidas que serão substituídas por informação relevante na geração do documento. Essas etiquetas estão presentes no rodapé da página de edição do modelo de texto.
Basta clicar sobre uma etiqueta e arrastá-la para a área do texto, soltando-a de seguida. A etiqueta aparecerá no texto entre os caracteres [ ]; por exemplo, "Ata nº [numero_ata]".
As etiquetas disponíveis para os modelos de texto do tipo "Atas" são as seguintes:
| condominio | Esta etiqueta é simplesmente substituída pelo nome do condomínio. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| convocatoria | Esta etiqueta é substituída por uma das expressões "1ª convocatória" ou " 2ª convocatória" de acordo com o que for registado no campo "Realizada" da ficha da assembleia.
| ||||||||||||||||||||||||||||||
| data | Substituída pela data da assembleia. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| deliberacoes | Esta etiqueta será substituída pela seguinte informação detalhada, para cada ponto da ordem de trabalhos:
Exemplo da etiqueta para um ponto específico da ordem de trabalhos (os números na primeira coluna são mostrados apenas para referência com a lista acima, não são incluídos na impressão da ata):
| ||||||||||||||||||||||||||||||
| endereco | Substituída pela morada principal do condomínio. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| fracoes_ausentes | Lista as frações ausentes. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| fracoes_presentes | Lista as frações presentes na assembleia. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| hora | Hora da assembleia. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| hora_encerramento | Hora de término da assembleia, conforme registada no campo correspondente na ficha da assembleia:
| ||||||||||||||||||||||||||||||
| local | Local da assembleia, conforme definido na ficha da assembleia:
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| nif_do_condominio | Número de contribuinte do condomínio. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| numero_ata | Número da ata, conforme definido na ficha da assembleia:
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| ordem_trabalhos | Esta etiqueta é substituída pela ordem de trabalhos, indicando, para cada ponto da ordem de trabalhos, seu número de ordem, seu título, e, opcionalmente, a descrição dettalhada do ponto. A descrição detalhada do ponto é apresentada apenas se a caixa "Apresentar na impressão da Ata de assembleia" estiver marcada. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| permilagem_ausente | Soma das permilagens das frações ausentes na assembleia. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| permilagem_presente | Apresenta a permilagem total das frações presentes na assembleia, de acordo com o que for preenchido no registo de presenças. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| permilagem_total | Apresenta a permilagem total do condomínio. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| presidente_secretario | Esta etiqueta tem como objetivo apresentar informação sobre o presidente e o secretário da assembleia; seu comportamento depende de como esses campos estão preenchidos, de acordo com os seguintes critérios:
| ||||||||||||||||||||||||||||||
| racio_permilagem | É o resultado da divisão da permilagem presente pela permilagem total, apresentado em percentagem. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| tipo | Tipo da assembleia: ordinária ou extraordinária. |
Impressão
Na ficha da assembleia o botão 
dá acesso à página de seleção do modelo de texto a usar.
Nesta página poderá efetuar as seguintes operações relacionados com a impressão do modelo da ata:
Selecionar o modelo de texto a utilizar. O modelo escolhido é mostrado logo abaixo.
Selecionar se deseja usar a versão do modelo para a língua portuguesa ou para inglês.
Selecionar a opção "Incluir locais para assinaturas dos presentes". Se essa opção estiver selecionada, serão automaticamente inseridos locais identificados para assinatura pelos presentes na assembleia, como exemplificado na imagem seguinte:
Selecionar a forma de apresentação dos resultados da votação de cada ponto. Essa forma de apresentação é controlada pela opção "Imprimir votação por extenso":
- Se a opção não estiver marcada, que é o estado padrão desta opção, os resultados da votação serão apresentados em formato tabular, como exemplificado aqui:
Votos Permilagem Frações A favor 800 800 A,B,D,E,F,G,H,I,M,N Contra 50 50 L Abstenção 75 75 C Ausentes 75 75 J - Se a opção, pelo contrário, for selecionada, esta informação será apresentada de forma textual. O mesmo exemplo será apresentado desta forma:
Resultado da votação: 850 votos a favor (frações: A,B,D,E,F,G,H,I,M,N); 50 votos contra (frações: L); 75 votos de abstenção (frações: C);
Se necessário, pode alterar o texto definido pelo modelo escolhido para esta impressão particular. Isto significa que qualquer alteração que faça nesta área será usada nesta impressão, mas não ficará gravada no modelo, que permancerá inalterado para futuras utilizações.
Clicar no botão "Imprimir modelo" para gerar a impressão do modelo.