Introdução
O Gesar permite definir as opções preferenciais de envio de correspondência para os inquilinos e proprietários dos imóveis.
Esta definição é feita individualmente para cada entidade, na sua ficha, em Entidades ➜ Inquilinos ou Entidades ➜ Proprietários
Configuração
Na ficha das entidades (inquilinos e proprietários) é possível definir as) preferência(s) de receção de documentos e correspondência por carta ou por e-mail. Na área "Envio de correspondência" do separador " Geral" existem três grupos de documentos para que se pode escolher a forma de receção preferencial: por papel e/ou por e-mail.
- Avisos
- Recibos
- Correspondência
Será possível definir, para cada documento de cada um desses grupos, se a entidade prefere a receção por carta e/ou por e-mail.
A seleção da preferência por email só estará disponível se a entidade tiver um e-mail registado na área de contatos da sua ficha.
Caso contrário, a coluna e-mail ficará bloqueada e com a cor cinzenta.
O utilizador pode definir qualquer combinação papel / e-mail que desejar (selecionar ambas as opções, apenas uma ou nenhuma). O efeito das escolhas será explicado mais adiante.
Opções
de envio
Caso a entidade tenha um procurador associado, se tiver e-mail definido, este receberá a comunicação para esse endereço, independentemente das preferências do representado.
A interface de aplicação destas preferências pode apresentar-se de maneiras ligeiramente distintas, consoante o tipo de documento a enviar.
Em algumas situações de lançamentos de documentos, como processamentos, recebimentos e adiantamentos, será apresentada uma área com várias opções, como exemplificado na imagem seguinte:
Em outras opções, como o envio de correspondência, como cartas de cobrança, circulares de conta corrente ou cartas de aumento de renda surgirá, durante o processo, um quadro semelhante a este:
As opções apresentadas têm a mesma explicação nas duas situações.
Utilizar preferências da entidade
Esta opção, que está pré-selecionada no envio individual de documentos, significa que o Gesar analisará as preferências definidas na ficha da entidade para receção de documentos e agirá em conformidade. As configurações possíveis são as seguintes:
| Opção | Descrição |
|---|---|
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No caso de serem selecionadas as duas opções será gerado um documento PDF e será também enviado um e-mail para a entidade. Note-se que o Gesar não imprime nenhum documento diretamente para a impressora. Um pedido de impressão gera um documento no formato PDF que é apresentado num novo separador do browser; o utilizador poderá imprimir o documento a partir desses separador ou efetuar o download para arquivá-lo localmente. |
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Neste caso será gerado o documento PDF mas não será enviado nenhum e-mail, mesmo que a entidade tenha o e-mail registado. |
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Com esta seleção será feito o envio por e-mail mas não será gerado um documento PDF para esta entidade |
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Se for selecionada esta opção não será gerado nenhum documento PDF nem enviado nenhum e-mail, mesmo que a entidade tenha e-mail registado. |
Imprimir todos
Serão gerados os documentos PDF para todas as entidades envolvidas, independentemente das preferências definidas.
Mesmo no caso em que a entidade não tenha nenhuma preferência definida serão gerados os documentos PDF.
Enviar por e-mail (o que não for possível enviar será impresso)
Será feito o envio do e-mail para todas as entidades com e-mail definido, mesmo que não tenham a preferência de receção por e-mail definida. Para as entidades sem e-mail definido será gerado e apresentado em outro separador o documento PDF, para posterior impressão.
Não imprimir nem enviar
Está opção é apresentada nos processamentos e no lançamento de avisos de cobrança por receber nos saldos iniciais; o utilizador deve selecioná-la explicitamente se não desejar enviar nenhum documento.
Imprimir todos
Serão gerados documentos de impressão em formato PDF apenas para as entidades com preferência por receção em papel. Para aquelas com preferência apenas por e-mail ou sem preferência nenhuma ação será efetuada.