Introdução
O Gecond disponibiliza uma funcionalidade que permite copiar a estrutura de um condomínio, e mais alguma informação adicional, para um novo condomínio, de forma simples e rápida.
Essa duplicação de informação pode ser usada, por exemplo, no caso de um condomínio anteriormente administrado e cuja administração deixou de ser feita pela sua empresa durante um ou mais exercícios. Caso recupere a administração desse condomínio, usar o mesmo condomínio original no Gecond pode acarretar algumas dificuldades:
- O Gecond não permite a existência de intervalos de tempo sem orçamento associado entre exercícios. Isso obrigaria a criar exercícios fictícios para preencher o hiato entre o último orçamento registado e o novo.
- Houve movimentações de valores realizadas no mundo real durante o tempo em que não administrou o condomínio. A recolha detalhada e registo dessa informação são operações pouco práticas.
Uma solução mais prática passa pela cópia da informação do condomínio original para um novo condomínio, registando-se então a informação relacionada com "saldos iniciais" nesse "novo" condomínio, conforme é feito com um condomínio que administre pela primeira vez. O condomínio original pode permanecer na base de dados como histórico.
Onde pode efetuar a duplicação?
O acesso à operação de duplicação é feito a partir da página do condomínio que se deseja copiar. Deve aceder à ficha do condomínio em modo de consulta ou edição; no topo da página verá uma opção "+ Duplicar":
 | Esta operação pode também ser realizada a partir de um condomínio inativo, sem ser necessário ativar o condomínio antes da duplicação. Um condomínio administrado no passado e que se deixou de administrar estará nesse estado. Assim, basta efetuar uma pesquisa de condomínio no estado "Inativo", localizar o condomínio pretendido e abrir a sua ficha em modo de consulta ou edição para poder aceder à operação de duplicação. |
Clicando na opção "Duplicar", terá acesso a um formulário que lhe indicará as operações que irão ser realizadas, e também lhe dará a possibilidade de acrescentar, opcionalmente, mais alguma informação.
Veremos de seguida essa informação em detalhe.
Que informação é copiada?
Depois de clicar em "Duplicar", será aberto o formulário mostrado na imagem seguinte, que lhe dá informação sobre a informação a copiar, bem como algumas opções adicionais:
Dados estruturais
Os dados listados nesta área são duplicados, com as seguintes ressalvas:
- O novo condomínio ficará no mesmo estado que o original. Assim, se efetuou a cópia a partir de um condomínio inativo, o novo também estará inicialmente inativo, pelo que deverá mudar o seu estado.
- Como não podem haver condomínios com códigos idênticos, o Gecond colcoará automaticamente o caractere "_" no início do código do novo condomínio.
Se o código original já tiver o tamanho máximo permitido, o Gecond removerá o último caractere. Por exemplo, se o código do condomínio original for 12345678, o novo condomínio terá o código _1234567 .
- Toda a informação relacionada com as frações é copiada, incluindo o histórico de entidades.
- Toda a informação relacionada com seguros é copiada. Nomeadamente:
- Se tem seguro coletivo.
- Notificações.
- Apólice.
- Outros seguros.
- Afectação às frações.
- Histórico de seguros.
- As contas bancárias do condomínio original são também associadas ao novo condomínio; mais nenhuma informação bancária é copiada, ou seja:
- Não são copiados movimentos bancários, nem saldos iniciais.
- Se a conta bancária tiver ligação AIS ao banco definida no condomínio original, essa ligação não será copiada. Se necessário, deverá efetuar nova ligação.
- Configurações de serviços de pagamento (Referências Multibanco, MBWay, transferências simplificadas) também não são copiadas.
- Parâmetros referem-se a:
- Toda a informação contida no separador "Parâmetros" da ficha do condomínio, embora haja uma opção que pode não copiar a numeração dos documentos, como veremos mais adiante.
- A informação parametrizável por condomínio na área de configurações gerais (Administração > Configurações > Gecond).
Isso significa que, caso o condomínio original tenha algumas destas configurações personalizadas, sobrepostas às configurações gerias, então o novo condomínio também terá as mesmas definições personalizadas.
- Descrição dos processamentos periódicos
- Processamentos periódicos automáticos.
Além desta informação estrutural que é copiada pode, conforme as suas necessidades, incluir mais alguma informação:
Sequência de numeração dos documentos
Aqui pode definir se mantém a sequência de numeração dos documentos, continuando com a numeração que existe no condomínio original, ou se reinicia essa numeração no novo condomínio. Os números dos últimos documentos emitidos são mostrados no separador "Parâmetros" da ficha do condomínio.
Esta é a exceção referida um pouco acima, relativamente aos parâmetros do condomínio; os outros parâmetros são sempre copiados, mas a numeração é controlada explicitamente por esta opção.
- Se a opção estiver marcada, a numeração existente no condomínio original será copiada para o novo condomínio, e não poderá alterar essa numeração, o que significa que a emissão dos documentos continuará a sequência do condomínio original.
- Se a opção estiver desmarcada (padrão), a numeração não será copiada. Isso implica que a numeração de documentos no novo condomínio gerado estará inicialmente a zero. Poderá editar a numeração se desejar começar a numeração a partir de algum valor específico.
Copiar o orçamento ativo para um orçamento em rascunho.
Esta opção fará com que o orçamento ativo do condomínio original seja copiado para o novo condomínio, mas ficando no estado de rascunho. Pode usar esta opção para, por exemplo, facilitar a criação do novo orçamento, caso seja similar ao orçamento ativo do condomínio original.
Cópia da última assembleia ordinária
Esta opção permite copiar a última assembleia ordinária do condomínio.
| Assembleias extraordinárias são ignoradas. Assim, por exemplo, se a última assembleia for do tipo "Extraordinária" e a penúltima, do tipo "Ordinária", será esta a ser copiada. Não importa se a última assembleia ordinária do condomínio foi ou não realizada, se pertence ao passado ou ao futuro; com esta opção ativa, será copiada. |
Toda a informação relacionada com a assembleia é copiada, apenas com um pormenor relacionado com anexos.
Quando a opção de cópia da última assembleia ordinária é marcada, uma nova opção subordinada é mostrada:
Se a sub-opção "Copiar anexos associados à assembleia" for marcada, todos os anexos adicionados explicitamente à assembleia serão copiados para a assembleia no novo condomínio; se a opção estvier desmarcada, os anexos não serão copiados.
É importante esclarecer o queremos dizer com anexos explicitamente adicionados. Referimo-nos aqui apenas aos anexos carregados na área "Anexos" da assembleia. As procurações submetidas pelos condóminos, a partir do "Gecond, o meu condomínio", serão sempre copiadas.
Cópia do plano de verificações
Esta opção permite copiar as verificações associadas ao condomínio original para um plano de verificações do novo condomínio.
Os agendamentos das próximas verificações a realizar são também copiados, mas o histórico não.
Efetuar a duplicação
Depois de registar as opções que deseja incluir na duplicação, basta clicar no botão "Confirmar" existente no fundo do formulário.
O processo de cópia será então realizado, e apresentada uma mensagem a indicar o fim da operação.
Depois de efetuada a cópia, o Gecond fechará a ficha do condomínio original e abrirá automaticamente a ficha do novo condomínio, para que possa realizar os ajustes de que necessitar.