Introdução
Esta funcionalidade pretende proporcionar a possibilidade de descarregar, isoladamente ou em lote, os documentos de um condomínio.
Acede-se a esta funcionalidade pela opção de menu Arquivo digital.
Outra forma de aceder ao arquivo digital de cada um dos condomínios é pela sua ficha, no botão sandwish existente na barra de ações:
 |
Esta funcionalidade é exclusiva do Gecond PLUS, Caso a licença não seja PLUS, ao aceder à funcionalidade receberá a informação da sua indisponibilidade: |
A disponibilização dos documentos é feita na forma de um explorador de ficheiros. O utilizador poderá navegar por diferentes pastas onde os documentos estarão organizados.
Neste artigo será apresentada informação acerca da utilização desta funcionalidade.
Acesso à funcionalidade
Por defeito, o Arquivo digital está acessível aos utilizadores com perfil Administrador. Caso se pretenda atribuir acesso a utilizadores com outros perfis, será necessário fazê-lo na configuração do perfil de acesso (menu Administração ➜ Acessos > Perfis de acesso).
Na secção Painel de controlo é apresentado um separador Arquivo digital. Será necessário atribuir permissão para executar a ação:
Alteradas e gravadas as permissões do perfil de acesso, os utilizadores com este perfil associado poderão aceder ao Arquivo digital.
Como
funciona
Selecionando a opção do menu, será disponibilizada uma vista com um conjunto de filtros, Condomínio 
,
Carregado de 
e Até 
, onde
o utilizador poderá definir os parâmetros de consulta dos documentos a descarregar. Poderá, ainda, consultar o Tráfego disponível 
,
o Histórico de tráfego 
e os Pedidos de descargas já efetuados 
.
Condomínio
Os documentos estão associados aos condomínios. Para que possa visualizar os ficheiros e escolher os documentos a que pretenda
aceder, é necessário que o utilizador selecione o condomínio correspondente. Será, então, apresentada a árvore de navegação
onde o utilizador poderá escolher a que pasta(s) de ficheiro(s) pretende aceder. Para tal, deverá expandir as pastas pretendidas
nos ícones respetivos, 
, estes rodarão 90º 
, apresentando o conteúdo da pasta e selecionar os ficheiros nas caixas
de seleção 
:
O documento selecionado poderá ser descarregado ou visualizado.
Para visualizar um ficheiro, deverá ser selecionado o ícone 
, correspondente à linha do ficheiro pretendido.
|
Poderão ser visualizados ficheiros do tipo .pdf ou de imagem, '.bmp'; '.gif'; '.ico'; '.jpeg'; '. jpg'; '.png'; '.svg' e '.webP'. |
Para descarregar, deverá selecionar o ficheiro pretendido e, no topo da vista, clicar sobre o botão 
Caso pretenda, o utilizador poderá selecionar todos os documentos de um condomínio ou de uma pasta, clicando na caixa de seleção correspondente:
Carregado de e Até
Estes são parâmetros de data, que permitem determinar um intervalo de tempo para que possa visualizar apenas documentos
que tenham sido carregados nesse período de tempo. Pode ser a partir de determinada data até ao momento atual, preenchendo
apenas o campo Carregado de e deixando o outro em branco, pode ser até determinada data, preenchendo o campo Até e deixando o primeiro em branco, ou pode ser entre uma data de início e uma de fim, preenchendo ambos os campos.
A informação inserida nestes filtros poderá ser limpa para iniciar nova pesquisa:
Tráfego disponível
O download de documentos é um processo que consome tráfego e, consequentemente, acarreta custos. Assim, o tráfego desta funcionalidade será contabilizado.
Inicialmente, o titular da licença terá acesso a um pacote de tráfego gratuito, equivalente ao alojamento adquirido na contratualização da licença de utilização do Gecond, após o qual deverá adquirir novos pacotes para poder baixar novos documentos.
O utilizador poderá obter informação do tráfego disponível no canto superior direito da página do arquivo digital.
Para adquirir novos pacotes de tráfego, deverá aceder-se à loja online, pelo menu Administração ➜ Loja online , selecionar o pacote de tráfego pretendido e efetuar o pagamento de acordo com as instruções recebidas. Após efetuado o pagamento, o tráfego disponível será atualizado.
Histórico de tráfego
O utilizador poderá consultar os registos de tráfego de documentos neste acesso, verificando o tráfego disponível, os consumos realizados (a vermelho) e os pacotes de tráfego adquiridos (a verde).
Nesta página obtém-se informação gráfica relacionada com os 5 condomínios com mais tráfego de descarregamentos, representados num gráfico circular, as datas de utilização do tráfego, o utilizador associado a cada descarregamento (download) de documentos. Os consumos e aquisições de tráfego serão descritos e, para cada consumo, será identificado o condomínio associado.
Caso pretenda, o utilizador poderá utilizar os filtros disponíveis para consultar a informação por condomínio, colaborador e/ou intervalo de datas.
Na descrição dos consumos de tráfego, o utilizador poderá identificar os consumos associados a descarregamentos em lote, agendadas, dos consumos de descarregamentos pontuais- os primeiros apresentam informação do agendamento associado ao descarregamento solicitado.
Pedidos de descargas
O utilizador poderá descarregar os documentos de um condomínio um a um ou em lote. Uma listagem de documentos poderá ser selecionada e descarregada clicando, após a identificação dos documentos pretendidos, no botão Descarregar ficheiros selecionados
Optando por este procedimento, será solicitada ao utilizador confirmação do pedido e informado do volume de tráfego correspondente a consumir:
Confirmando, o Gecond irá gerar uma informação de sucesso da operação,
enviará um email para o endereço eletrónico do titular da licença, registado nos contactos da empresa:
Este pedido ficará disponível ao utilizador, sob a forma de um ficheiro .zip nos Pedidos de descargas. Acedendo a esse separador, estarão disponíveis todos os pedidos de descarregamento realizados nos últimos quinze dias:
Clicando no ícone apresentado na coluna Ações, , será guardada, na área das transferências do posto de trabalho, uma
pasta zipada com os documentos solicitados:
No seu interior, devidamente organizados nas pastas correspondentes, estão os documentos disponíveis:
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NOTA: Os documentos ficarão disponíveis por um período de quinze dias, findo o qual serão eliminados |
Caso o volume de documentos selecionados ultrapasse o tráfego disponível, o Gecond alertará o utilizador para o facto, apresentando o valor do tráfego correspondente a vermelho:
Se o utilizador tentar descarregar os ficheiros nestas condições receberá uma mensagem com um botão de acesso à loja online para aquisição de mais tráfego.
