Introdução
O Gecond permite contabilizar os consumos de e-mails certificados e SMS enviados em nome dos condomínios, por mês. Desta forma, o utilizador poderá atribuir a cada condomínio as despesas relativas ao envio de informação utilizando como canais estas formas de comunicação.
O acesso a essa informação é feito através da opção de menu Lançamentos ➜ Documentos > Consumos a imputar
Será apresentada uma listagem de condomínios com consumos registados de e-mails certificados e / ou SMS
Nesta listagem é apresentada a seguinte informação:
- Código e nome do condomínio;
- Mês e ano a que os consumos dizem respeito;
- Quantidade de e-mails certificados consumidos nesse mês e ano para cada condomínio;
- Quantidade de SMS consumidos nesse mês e ano para esse condomínio.
Além dessa informação, existe mais uma coluna:
- "Nº da despesa" - aqui ficarão os números internos das despesas geradas, depois de usar a opção Emitir despesas.
A apresentação de informação dos consumos poderá ser filtrada pelos seguintes critérios:
- Condomínio
- Gestor
- Mês / Ano
Por defeito, apenas serão apresentados os consumos ainda não imputados. Se o utilizador pretender consultar todos os consumos, incluindo aqueles para os quais já foram emitidas as despesas, deverá retirar o pisco da caixa de seleção em Apenas não imputados
O Gecond apresentará sempre uma linha para cada mês em que tenha ocorrido consumo de e-mails certificados e/ou SMS, para cada condomínio.
Os consumos apresentados serão sempre referentes ao mês anterior à data da consulta, uma vez que apenas serão contabilizados após o fim do mês. Assim, se forem consultados os consumos em fevereiro de 2025, apenas pode obter-se informação até ao mês de janeiro de 2025.
Configuração dos valores de faturação
Antes de proceder à geração de despesas associadas a estes consumos, o utilizador deverá configurar os lançamentos, clicando sobre o botão Configurações 
.
Deverá, no pop-up que é aberto selecionar se pretende agrupar ou separar as despesas 
. Quer isto dizer que o utilizador poderá determinar se pretende que, para um condomínio com consumos de e-mails certificados e SMS, seja criada apenas uma despesa com a soma dos valores dos consumos ou se prefere que o consumo de e-mails certificados gere uma despesa e o de SMS outra, separada.
Definir o VALOR POR UNIDADE DE E-MAIL CERTIFICADO, ou seja, determinar qual o preço que será cobrado ao condomínio por cada e-mail certificado enviado. O valor aqui determinado será multiplicado pelo número de e-mails enviados para calcular a despesa associada, a atribuir ao condomínio.
VALOR POR UNIDADE DE SMS. Da mesma forma que é definido o valor de cada e-mail, também deverá ser definido o valor de cada SMS.
As despesas de um condomínio registadas estão forçosamente, associadas a rubricas. Assim, na opção ASSOCIAR A RUBRICA, o utilizador deverá selecionar qual das rubricas existentes na base de dados a que pretende associar a (ou as) despesa(s) em função de, em , ter optado pelo registo agrupado ou separado das despesas.
Caso opte pelo registo agrupado de despesas selecionará uma rubrica única que englobará o consumo de e-mails e SMS;
No caso de se pretender separar as despesas, cada uma poderá ser associada a uma rubrica diferente:
A decisão de agrupar ou separar as despesas também terá influência na definição da opção ASSOCIAR AO FORNECEDOR: no caso de as despesas serem agrupadas, apenas será identificado um fornecedor para ambos os consumos:
Se o utilizador optar por separar as despesas, deverá identificar o fornecedor associado a cada um dos consumos:
Após estas definições será necessário Gravar para vincular a configuração. O utilizador receberá uma mensagem de sucesso da operação:
Emissão das despesas
Após a configuração dos valores da faturação, o utilizador poderá emitir a despesa para o condomínio que pretenda. Para tal, deverá selecionar a linha correspondente.
Caso pretenda, o utilizador poderá emitir várias despesas em simultâneo. Para tal, deverá escolher as linhas pretendidas, assinalando-as nas respetivas caixas de seleção. Selecionadas as linhas, ficará disponível o botão Emitir despesas:
Ao dar-se instrução de emissão das despesas será apresentada informação do progresso do processo. Concluído, bastará clicar em Fechar.
Na coluna Nº DA DESPESA será apresentado o(s) número(s) de cada despesa gerada, em função da parametrização da faturação (um número para uma despesa se a configuração for AGRUPAR DESPESAS; dois números para duas despesas, no caso de a opção de configuração ser SEPARAR DESPESAS, um para o consumo de e-mails certificados e outro para o consumo de SMS).
Além disso, as caixas de seleção das linhas correspondentes às despesas já geradas desaparecem, uma vez que já não poderão ser, novamente, selecionadas para emissão.
As despesas serão lançadas para os documentos de fornecedor do condomínio selecionado, com a devida informação e passíveis de edição (), caso se justifique( p.e. inserir o número do documento ou introduzir qualquer alteração)
A despesa criada apresenta a seguinte informação:
Condomínio - em função da linha selecionada para a geração da despesa;
Lançamento - apresenta o número interno da despesa criada;
Fornecedor - identifica o fornecedor associado à despesa, de acordo com a parametrização da faturação em Configurações;
Rubrica - à semelhança da identificação do fornecedor, é identificada de acordo com a parametrização referida anteriormente:
Descrição - é apresentada a contagem de e-mails certificados e SMS consumidos no MÊS / ANO selecionados. No caso de despesas agrupadas, a descrição apresentada é: X e-mail certificados e Y SMS:
Se as despesas estiverem separadas, as descrições serão discricionárias, uma para cada linha:
Emissão e 
Vencimento - as datas de emissão e vencimento da despesa são coincidentes com a data da sua criação.
O valor da despesa resulta do cálculo efetuado, multiplicando o consumo de cada item pelo VALOR POR UNIDADE de cada um.
No caso das despesas agrupadas, o cálculo é:
| ( Valor por unidade de e-mail certificado | x | Nº. de e-mails certificados consumidos ) | + | ( Valor por unidade de SMS | x | Nº. de SMS consumidos ) |
No caso de despesas separadas, na linha referente aos e-mails certificados calcula-se:
| Valor por unidade de e-mail certificado | x | Nº. de e-mails certificados consumidos |
e, na linha referente aos SMS,
| Valor por unidade de SMS | x | Nº. de SMS consumidos |
Consulta das despesas associadas aos consumos
Para consultar as despesas geradas pela imputação dos consumos de e-mails e/ou SMS, o utilizador poderá aceder ao menu Lançamentos ➜ Documentos de fornecedores e filtrar por Rubrica:
A rubrica selecionada para a pesquisa deverá ser a rubrica associada ao consumo na configuração dos valores de faturação.
Caso pretenda, poderá limitar a pesquisa, definindo o período de tempo da emissão do documento. Caso pretenda, poderá acumular outros filtros, designadamente, o condomínio.
A lista de despesas pesquisadas poderá ser impressa recorrendo ao botão Imprimir localizado no friso superior da aplicação. Serão apresentadas diferentes opções de impressão, de forma a que o utilizador possa selecionar ao tipo de listagem pretendido:
Poderá gerar-se uma listagem resumida () que apresentará os totais de despesas por condomínio:
ou uma listagem detalhada () que discriminará as despesas associadas a cada condomínio:
Neste caso, a orientação poderá ser vertical ou horizontal.