Introdução
As plataformas da Improxy, Gecond, Gesar e Gimob, permitem importar entidades a partir de um ficheiro Excel. Para tal, disponibilizam um ficheiro que o utilizador poderá descarregar e popular com os dados das entidades para, posteriormente, importar esse ficheiro para a plataforma.
Esse processo é realizado no menu Entidades e permite importar os seguintes tipos de entidades em cada uma das aplicações:
Gecond
- Condóminos
- Fornecedores
- Procuradores
- Mandatários
Gesar
- Inquilinos
- Proprietários
- Fornecedores
- Fiadores
- Procuradores
Gimob
- Entidades
Em cada um dos tipos de entidade é apresentada uma opção de importação no topo da página de pesquisa do tipo de entidade:
Selecionando essa opção de importação será apresentada uma caixa de texto onde o utilizador poderá importar o ficheiro Excel com os dados das entidades que pretenda registar na aplicação. Veja-se o exemplo na importação de condóminos no Gecond, similar às restantes ferramentas e tipos de entidades:
Existem duas formas de indicar o ficheiro a importar:
- Clicando no botão "Procurar ficheiros localmente", será aberta uma janela do Explorador do Windows que permitirá escolher o ficheiro a importar.
- Clicando em "Pode também arrastar e largar os ficheiros aqui", pode abrir o Explorador do Windows manualmente, navegar até à pasta em que se encontra o ficheiro e arrastá-lo para cima desta área.
O utilizador poderá, nesta vista, descarregar o modelo do ficheiro de Excel e, caso necessite, consultar o presente manual de apoio.
O modelo do ficheiro de importação
O ficheiro para a importação dos dados das entidades é uma tabela formada por 33 colunas, organizadas de acordo com a informação a inserir, nos seguintes grupos:
- Identificação da entidade
- Dados gerais
- Contactos da entidade
- Língua preferencial
- Morada principal
- Morada alternativa
- Estado civil
- Cônjuge
- Autorizações
- Observações
Identificação da entidade
Agrupa o seguinte conjunto de colunas:
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Singular (S) / Coletiva (C) |
Permite identificar o tipo de entidade fiscal. Deve escrever-se S ou C, respetivamente, se a entidade for singular ou coletiva. Na ausência de informação explícita, ou se for introduzido um texto diferente dessas duas opções, será assumido que a entidade é singular. |
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Referência | Servirá para associar uma referência à entidade. Texto livre. Se não estiver nada registado, a plataforma não assumirá nada, pois não é campo obrigatório. |
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Forma de tratamento |
Poderá optar-se pelas formas Sr., Sra., Arq., Arqª., Dr., Drª., Eng., Engª., Prof. ou Profª. Se não for preenchida, a aplicação apresentará Sr., caso o sexo seja masculino ou Sra. se o sexo for feminino. Nas situações em que o género não esteja definido, não assumirá qualquer forma de tratamento. |
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Nome | Qualquer texto, desde que a célula não esteja vazia, será transcrito para a plataforma. Se esta célula não estiver preenchida, a linha será ignorada na importação, sem gerar qualquer erro. |
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Sexo | M para masculino ou F para feminino. Na ausência de informação, ou no caso de ser indicado um texto diferente dos indicados, não será apresentado qualquer género na plataforma. |
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Nº de contribuinte | Campo de texto livre - dado poder não ser nacional (português) a plataforma não fará qualquer verificação. Caso não seja preenchido, o campo ficará vazio. |
A informação importada a partir desta secção do documento de importação será inserida no separador Geral da ficha da entidade e, no caso do sexo, no separador Dados pessoais:
Dados gerais
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Data de nascimento | Poderá utilizar-se o formato dd-mm-aaaa ou dd/mm/aaaa (por exemplo, 05-10-2024 ou 05/10/2024). O importador verificará se a data registada é válida, gerando um erro em caso contrário. |
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Profissão | Texto livre. |
Esta informação será apresentada na ficha da entidade no separador Dados pessoais, nos campos respetivos:
Contactos da entidade
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Indicativo - 1 | É o indicativo do primeiro de dois números de telemóvel que poderão ser registados. Este campo permite a utilização de carateres numéricos, espaços e o carater '+'. Caso seja utilizado algum caractere diferente ou a informação seja omissa, a plataforma assumirá o indicativo de Portugal (+351). |
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Telemóvel - 1 | É o primeiro de dois números de telemóvel que poderão ser registados para importação. Apenas devem ser registados carateres numéricos e espaços; em caso de utilização de outros carateres ou de informação omissa, nada será importado para o campo respetivo. |
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Indicativo - 2 | O comportamento será igual à situação do Indicativo - 1, para um segundo contacto de telemóvel. |
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Telemóvel - 2 | O comportamento será igual à situação do Telemóvel - 1, para um segundo contacto de telemóvel. Caso não exista registo do número do Telemóvel - 1, este assumirá a posição do primeiro, na ficha da entidade. |
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Indicativo | O comportamento será igual à situação dos indicativos 1 e 2, agora para o telefone fixo. |
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Telefone | O comportamento será igual à situação dos telemóveis 1 e 2, para um contacto de telefone fixo. |
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E-mail - 1 | Registo do endereço eletrónico principal da entidade. O endereço deverá estar bem formatado (a@b.c), sob pena de não ser importado. |
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E-mail - 2 | Registo de um segundo endereço eletrónico da entidade. Respeita as mesmas regras do endereço anterior. Na ausência de dados na célula anterior, este endereço é assumido pela plataforma como o endereço principal da entidade. |
A informação desta secção do documento de importação será carregada para a área dos contactos da entidade, no separador Geral da sua ficha:
Língua preferencial
A Língua preferencial da entidade poderá ser português (PT) ou inglês (EN). Se esta célula estiver vazia ou preenchida com valor distinto, a plataforma assumirá como língua preferencial o português. Esta informação será apresentada na informação Geral da ficha da entidade:
Morada principal
Refere-se à morada da entidade.
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Endereço - 1 | Esta entrada é de texto livre. |
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Código postal - 1 | Apenas aceita carateres numéricos, no formato nnnn-nnn (por exemplo, 4400-107), nnnnnnn (4700107) ou nnnn nnn (4700 107). Em qualquer dos casos, preencherá o campo correspondente com nnnn-nnn (4700-107). |
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Localidade - 1 | Esta entrada é de texto livre. |
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País - 1 | Se omisso ou desconhecido, a plataforma assumirá Portugal. |
Esta informação será importada para os respetivos campos na ficha da entidade:
Morada alternativa
Cumprindo as regras de importação da Morada principal, preencherá a informação da Morada para correspondência na ficha da entidade:
Estado civil
O Estado civil poderá ser preenchido pelas letras S (solteiro), C (casado), D (divorciado), V (viúvo) ou U (União de facto).
Caso a opção seja casado ou união de facto, será aberto campo para registo do cônjuge. Quando a célula não estiver preenchida, ou preenchida com valores diferentes dos referidos, a plataforma não assumirá qualquer estado civil, uma vez que não se trata de um campo de preenchimento obrigatório; porém, sem registo do estado civil, se houver informação do cônjuge preenchida, por defeito, o campo assumirá o estado civil Casado. Esta informação será disponibilizada no separador dos Dados pessoais da ficha da entidade:
Cônjuge
Será criada uma ficha de entidade com os dados do cônjuge:
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Nome cônjuge | Esta entrada é de texto livre e a informação será apresentada no campo Cônjuge no separador Dados pessoais da ficha da entidade:
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Contribuinte cônjuge | Campo de texto livre. Caso a célula não seja preenchida, o campo ficará vazio. |
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Telemóvel cônjuge | Aceita carateres numéricos e espaços. Se apresentar algum caractere diferente, a importação não será importada. |
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País | Se omisso, ou desconhecido, a plataforma assumirá Portugal. |
Autorizações
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Autoriza contacto por e-mail | Permite resposta S (sim) ou N (não). Se vazio ou diferente das alternativas, assume por defeito N (não permitirá o contacto por e-mail). |
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Autoriza contacto por telefone | Sujeita-se às mesmas regras do item anterior. |
A informação será importada para a plataforma e ficará visível no campo Autorizações de contacto, no separador Geral da ficha da entidade:
Observações
É um campo de texto livre. A informação aqui inserida será importada para a plataforma e apresentada co campo Observações, no separador Geral da ficha da entidade:
O processo de importação dos dados de entidades
Quando o ficheiro de importação está pronto, poderá ser carregado para a aplicação. Para tal, deve selecionar-se a opção de importação apresentada na vista de menu correspondente ao tipo de entidades que se pretenda importar:
Será disponibilizada uma pop-up para se proceder ao carregamento do ficheiro ou arrastá-lo para a importação:
Feito o carregamento do ficheiro, será apresentada a barra de progresso do processo de criação das entidades:
Findo o processo, o utilizador será informado da conclusão do processo. Bastará clicar em Ok e as entidades serão carregadas na lista de entidades:
Erros na importação
Na generalidade dos casos, no caso de células sem informação ou com informação registada diferente dos parâmetros de aceitação, a plataforma não importará essa informação, deixando os campos em branco. Porém, existem algumas situações em que o processo de importação poderá dar erro. Ao verificar um erro no ficheiro, a aplicação não procede à importação de qualquer dado, apresentando a informação correspondente:
Data de nascimento errada
Caso a data de nascimento seja inválida, apresentando um formato diferente de dd-mm-aaaa ou dd/mm/aaaa a plataforma abortará todo o processo de importação de dados das entidades e assinalará o erro, identificando a célula da tabela com informação errada:
Contactos duplicados
Se, nas configurações em Administração > Configurações, separador "Entidades", não estiver marcada a opção "Permite contactos duplicados", será feita uma validação para verificar se existe já, na aplicação em que se está fazer a importação, alguma entidade, de qualquer tipo que já tenha um contacto igual.
Se for encontrada uma entidade com contacto igual, será gerada uma mensagem de alerta, indicando a linha e a coluna do ficheiro Excel em que está registado o contacto já existente, e a importação não será efetuada.
Documentos duplicados
Se, nas configurações em Administração > Configurações, separador "Entidades", não estiver marcada a opção "Permite documentos de identificação duplicados", será feita uma validação para verificar se existe já, na aplicação em que se está fazer a importação, alguma entidade, de qualquer tipo que já tenha um número de contribuinte igual ao da entidade que está a ser importada.
Se for encontrada uma entidade com número de contribuinte igual, será gerada uma mensagem de alerta, indicando a linha e a coluna do ficheiro Excel em que está registado o contribuinte já existente, e a importação não será efetuada.
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É importante notar que as validações de contactos e de documentos duplicados são efetuadas considerando todos os tipos
de entidades já registados na base de dados, e não somente as do tipo sendo importado.
Por exemplo, se estiver a efetuar uma importação de condóminos, e já existir um fornecedor com o mesmo contacto, o alerta será gerado, e a importação não será efetuada. Se for realmente necessário duplicar o cotnacto ou documento, será necessário mudar as opções de permissão em Administração > Configurações, separador "Entidades". |