Neste artigo será apresentado o registo de ocorrências na plataforma Gesar.
Para registar ocorrências, no Gesar, o utilizador deve aceder ao menu Incidentes > Ocorrências e selecionar a opção '+ Nova Ocorrência'.
O utilizador acederá a uma ficha de registo de ocorrência, onde existem alguns campos de preenchimento obrigatório, sem os quais não pode guardar-se a informação:
A Data da ocorrência é carregada, por defeito, com a data e hora correspondente ao momento do registo, contudo, pode ser alterada manualmente
A seleção do Imóvel também é obrigatória. À medida que o utilizador vai digitando parte da referência ou do nome do imóvel, o Gesar apresentará as opções existentes para o conjunto de caracteres inserido.
O Tipo da ocorrência é selecionado a partir da listagem dos tipos de ocorrência criada no menu Incidentes > Tipos de ocorrência. Para mais informação acerca dos tipos de ocorrência, consultar o artigo do Centro de ajuda Tipos de ocorrência no Gesar
A ocorrência deve ter um Título que a identifique de forma unívoca e inequívoca.
Poderá ser identificada a entidade que tenha comunicado a ocorrência.
Na ficha de registo da ocorrência, no campo ‘Reportado por’ poderá efetuar a pesquisa da entidade a associar.
Estas entidades poderão ser proprietários, inquilinos ou outros terceiros registados na base de dados
No caso de a entidade ser proprietário, inquilino ou terceiro, escrevendo parte do nome, referência, telefone, contribuinte ou o endereço de e-mail completo, no campo surgirão as sugestões existentes para o conjunto de caracteres inserido:
Basta então clicar-se sobre o nome desejado quando este aparecer na lista. O Gesar identifica a ligação da entidade colocando o nome dentro de uma caixa cinzenta. Note-se que o nome fica em negrito e um x à direita permite removê-lo, se necessário:
Podem acrescentar-se mais entidades à mesma ocorrência. Para tal, deverá clicar-se logo à direita do nome já registado, até aparecer o cursor a piscar, e repetir o procedimento para efetuar nova pesquisa e associar outra entidade à ocorrência.
Em alternativa, poderá ser um colaborador da administração:
Se a entidade reportante for um colaborador, o Gesar listará todos os colaboradores para que o utilizador possa selecionar o pretendido. Neste caso, apenas pode associar uma entidade à ocorrência.
Na Descrição da ocorrência deve ser inserida a informação que permita identificar o problema reportado.
A prioridade da ocorrência é predefinida como sendo "Normal", pelo que poderá não ser necessário alterar esta informação na maioria dos casos. Porém, sempre que necessário, poderá aumentar-se o nível de prioridade para "Urgente" ou "Muito Urgente". Serão atribuídas etiquetas coloridas na lista de ocorrências às que estejam nestes níveis de prioridade mais altos, para facilitar a sua identificação.
Pode-se, também opcionalmente, definir uma data limite para a conclusão da ocorrência preenchendo a data no campo "Concluir até". Existe um critério de pesquisa que permite identificar facilmente essas ocorrências cujo prazo expectável de resolução foi ultrapassado.
O Responsável pela gestão da ocorrência é o utilizador que fica responsável pelo acompanhamento da ocorrência. É o utilizador a quem a ocorrência ficará atribuída.
No momento da identificação do responsável pela gestão da ocorrência o campo 'Atribuída em' será automaticamente preenchido com a data e hora do registo. Estes valores poderão ser alterados pelo utilizador.