Este artigo pretende mostrar os passos necessários para efetuar a alteração de condómino em uma fração, e para transferir a atribuição de dívidas que porventura já tenham sido adiantadamente lançadas em nome de um condómino que vai deixar a fração.
Os exemplos que são dados neste artigo se referem à alteração de um proprietário, mas o processo é análogo, qualquer que seja o tipo de condómino a alterar.
Veremos portanto como:
- Alterar o condómino associado à fração.
- Alterar o devedor de avisos de cobrança já lançados.
- Tratar avisos já com liquidações.
Alterar
o condómino associado à fração
Para alterar um condómino associado a uma fração deverá entrar na ficha da fração em modo de edição, clicando no ícone apropriado na lista de frações do condomínio:
Depois de entrar na ficha da fração, deverá clicar no ícone 
existente imediatamente antes do nome para
remover o condómino da fração.
Clicando nesse ícone será mostrado um formulário para que indique a data efetiva de saída do condómino. O Gecond sugere a data em que se está a efetuar a operação, mas é altamente aconselhável registar aqui a data real, caso o condómino tenha saído anteriormente da fração.
Esta data é registada no histórico de entidades da fração, que poderá consultar sempre que necessário,através de uma ligação que surgirá no topo da página, sempre que a fração tenha passado por alterações de condóminos.
Também é usada na atribuição de comparticipações nas declarações de IRS.
Depois de indicar a data de saída e clicar em "Guardar" o condómino será removido da lista de proprietários, inquilinos, locatários ou usufrutuários.
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Tenha sempre em atenção que as alterações relacionadas com condóminos só serão realizadas quando gravar a ficha da fração através da opção "Guardar". Não se esqueça de realizar essa operação depois de efetuar todas as alterações de condóminos na fração. |
Poderá agora associar o novo condómino à fração. Para isso deverá usar um dos botões "+ Adicionar entidade" (exemplificamos com "+ Adicionar proprietário"):
Terá então acesso ao formulário de pesquisa de entidades onde poderá pesquisar por um condómino já existente para associar à fração ou usar a opção "Adicionar" para criar um novo.
Depois de associar o novo condómino à fração, registe a sua data de entrada e guarde a fração.
Se estiver a mudar proprietários de uma fração, e tiver dúvidas sobre questões de compropriedade, veja o artigo sobre compropriedade para mais informação.
Alterar
o devedor de avisos de cobrança já lançados
Como referido acima, a mudança de um condómino associado à fração NÃO atualiza automaticamente o titular dos avisos de cobrança, mesmo que os avisos tenham data de emissão superior à data de saída do anterior condómino.
Voltemos ao exemplo anterior, em que a proprietária Helena Pavati deixou a fração em 30-6-2019, e suponhamos que já havia sido executado atempadamente o processamento de todos os meses do exercício, até o final do ano de 2019. Os avisos com data de emissão superior a 30-6-2019 não são automaticamente transferidos para a nova proprietária.
Deverá então efetuar esta transmissão de avisos de forma manual. Para executar essa mudança deverá efetuar os passos seguintes:
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Efetuar uma pesquisa de avisos
Deverá usar a opção Lançamentos ➜ Documentos ➜ Avisos para efetuar uma pesquisa de avisos que inclua no resultado todos os avisos cuja titularidade precisa de alterar. Indique os critérios de pesquisa e depois clique no botão "⚲ Pesquisar".
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Selecionar os avisos a alterar.
Pode usar o ☐ na linha dos títulos das colunas para selecionar todos os avisos listados ou marcar o ☐ individualmente para cada aviso que deseje incluir.
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Clicar na opção para atualizar o condómino.
Logo que seleciona algum aviso na lista, e se a fração associada ao aviso tiver tido alguma mudança de condóminos, o Gecond apresentará um botão
próximo do topo da página.Quando clicar nesse botão será apresentado um formulário para alteração da titularidade dos avisos selecionados. Deverá escolher o novo condómino da lista apresentada e depois clicar em "Guardar".
Será mostrada uma mensagem de confirmação; depois de clicar em "Sim" os avisos serão alterados.
Transição
de partes de dívidas
A alteração automática da titularidade de um aviso de cobrança, descrita na secção anterior, somente é possível para avisos completamente em dívida, e transfere a dívida na sua totalidade. Por vezes a alteração de um condómino de uma fração obriga-nos a repartir uma dívida que originalmente estava associada a um único condómino.
Uma circunstância em que é comum haver essa necessidade ocorre nos condomínios com cobrança trimestral de quotas, e em que há uma alteração de condómino durante o trimestre. Por exemplo, é lançado um aviso de cobrança para o trimestre de janeiro, fevereiro e março mas o condómino a quem foi atribuída essa dívida deixa a fração no fim do mês de janeiro.
É então necessário fazer a transferência de parte do valor cobrado para o novo condómino. Como o Gecond não permite a alteração de avisos gerados em processamentos periódicos ou pontuais, será necessário efetuar alguns passos para efetuar essa transmissão de dívida.
O primeiro passo será a anulação da dívida ao condómino anterior. No exemplo, queremos anular 200,00 € à condómina Helena Pavati.
Existem várias abordagens possíveis, que dependem do facto de o aviso original estar ou não completamente em débito. Vejamos as situações possíveis:
O aviso original está totalmente em débito, ou seja, não houve ainda qualquer liquidação.
Neste caso, deverá executar a seguinte sequência de operações, que devem ser iniciadas antes de se mudar o condómino:
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Anular o aviso original.
Deverá usar a opção Lançamentos ➜ Documentos ➜ Avisos para efetuar uma pesquisa de avisos que inclua os avisos a anular. De seguida deve, para cada um desses avisos, entrar em modo de consulta, clicando sobre a linha correspondente.
Na página do aviso verá, no topo, o botão
, que deverá usar.Clicando nesse botão verá a página de anulação do aviso:
Deverá indicar aqui a razão da anulação do aviso. Caso deseje, poderá notificar automaticamente o condómino, caso este tenha um endereço de correio eletrónico definido na sua ficha, ativando a opção de notificação.
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Emitir novo aviso com dívida atualizada.
Depois de anular a dívida original, deverá emitir um novo aviso de forma manual, a imputar ao condómino que vai sair da fração a dívida parcelar que é de sua responsabilidade.
Para isso deverá mais uma vez aceder à pesquisa de avisos, através de Lançamentos ➜ Documentos ➜ Avisos e, no topo da página, clicar no botão
.É aberto o formulário para registo de um novo aviso de cobrança:
Deverá registar toda a informação relevante, tendo especial atenção no preenchimento da seguinte informação:
- Condómino - deve selecionar o condómino atual.
- Processamento - deve escolher o mesmo processamento que o do aviso original que foi anulado.
- Valor - deve indicar o valor parcial a liquidar pelo condómino atual.
Bastará então guardar o aviso. Deverá repetir este processo para todos os valores que se cobrarão de forma parcial ao condómino atual (por exemplo, pode ser necessário repetir o processo para os avisos de orçamento e de fundo de reserva).
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Mudar condómino na fração.
Depois de emitir os avisos parciais para o condómino atual deveré efetuar a mudança de condómino na fração. Basta seguir os passos apresentados anteriormente, na secção "Alterar o condómino".
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Emitir avisos para o novo condómino.
Deverá emitir um novo aviso de forma manual, para imputar ao novo condómino o restante das dívidas que devem ser transmitidas do anterior condómino.
Para isso deverá mais uma vez aceder à pesquisa de avisos, através de Lançamentos ➜ Documentos ➜ Avisos e, no topo da página, clicar no botão
.É aberto o formulário para registo de um novo aviso de cobrança:
Deverá registar toda a informação relevante, tendo especial atenção no preenchimento da seguinte informação:
- Condómino - deve selecionar o novo condómino.
- Processamento - deve escolher o mesmo processamento que o do aviso original que foi anulado.
- Valor - deve indicar o valor restante da dívida que transitou do anterior condómino.
Bastará então guardar o aviso. Deverá repetir este processo para todos os valores que se cobrarão de forma parcial ao novo condómino.
Já
ocorreram recebimentos parciais do aviso original.
Neste caso, o aviso não poderá ser anulado, por já haver recebimentos. A anulação da dívida restante ao condómino atual deverá ser feita através de um crédito.
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Emitir crédito a anular dívida.
Para lançar um crédito deverá aceder à opção Lançamentos ➜ Documentos ➜ Créditos e Adiantamentos. Nessa página deverá então clicar no botão "Adicionar".
Deverá registar o crédito em nome do condómino atual, aplicando o valor da dívida que deseja anular, para posteriormente transferir para o novo condómino.
É importante que a opção "Credita caixa ou banco do condómino" fique desmarcada, pois este crédito não é um adiantamento que deve movimentar o caixa ou uma conta bancária, mas sim um abatimento de parte da dívida existente.
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Emitir recibo a anular dívida.
Depois de lançar o crédito deve ser emitido um recibo a anular a dívida existente, ou seja a incluir os avisos com a dívida parcial que queremos transferir para o novo condómino e os créditos que emitimos.
Esse recibo terá normalmente o valor 0,00 €, mas deve ser emitido para anular os débitos e créditos disponíveis para o condómino.
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Mudar condómino na fração.
Depois de emitir os avisos parciais para o condómino atual deveré efetuar a mudança de condómino na fração. Basta seguir os passos apresentados anteriormente, na secção "Alterar o condómino".
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Emitir novo aviso.
Deverá emitir um novo aviso de forma manual, a imputar ao novo condómino a dívida parcelar a transferir do anterior.
Para isso deverá mais uma vez aceder à pesquisa de avisos, através de Lançamentos ➜ Documentos ➜ Avisos e, no topo da página, clicar no botão
.É aberto o formulário para registo de um novo aviso de cobrança:
Deverá registar toda a informação relevante, tendo especial atenção no preenchimento da seguinte informação:
- Processamento - deve escolher o mesmo processamento que o do aviso original.
- Valor - deve indicar o valor parcial a liquidar pelo novo condómino.
Bastará então guardar o aviso. Deverá repetir este processo para todos os valores que se cobrarão de forma parcial ao condómino atual (por exemplo, pode ser necessário repetir o processo para os avisos de orçamento e de fundo de reserva).
O
aviso original foi totalmente liquidado.
Imaginemos, como exemplo, que o condómino liquidou logo no início todo o trimestre, mas que deixará a fração ao fim do primeiro mês desse trimestre. Como foi já emitido o recibo a liquidar todo o trimestre não há interesse em se anular esse recibo.
Neste caso, será necessário reembolsar ao condómino atual o valor a transferir para o novo condómino.
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Emitir um crédito relativo ao valor a transitar.
Deve ser seguido o mesmo procedimento que explicado anteriormente para gerar um crédito, sem movimentação de caixa ou conta bancária, relativo ao valor a transitar para o novo condómino.
Assim, por exemplo, se o valor do orçamento relativo ao trimestre é de 300,00 €, já liquidados pelo condómino anterio, e deseja-se transferir 2/3 da dívida para o novo condómino, será necessário criar um crédito no valor de 200,00 €.
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Reembolsar o valor ao condómino anterior.
Um reembolso é simplesmente a devolução de um valor disponível em crédito a um condómino. A maneira mais simples de efetuar um reembolso passa por efetuar uma pesquisa em Lançamentos ➜ Documentos ➜ Créditos e Adiantamentos, selecionar o crédito marcando a caixa ☐ no início da linha correspondente.
Havendo ainda crédito disponível aparecerá automaticamente no topo da página de pesquisa dos créditos um botão
; bastará clicar nessa botão para efetuar
o reembolso do crédito ao condómino. -
Mudar condómino na fração.
Depois de emitir os avisos parciais para o condómino atual deverá efetuar a mudança de condómino na fração. Basta seguir os passos apresentados anteriormente, na secção "Alterar o condómino".
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Emitir novo aviso.
Deve executar o processo já explicado em ➁ para emitir manualmente um aviso, com o valor da dívida a transitar para o novo condómino.