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  Introdução

 

O Gesar permite a criação e gestão de contratos de arrendamento dos imóveis registados.

Neste documento vamos abordar a informação existente na ficha de um contrato.

 

  Contrato

 

Para inserir, consultar ou editar um contrato, deve aceder-se ao menu Imóveis ➜ Contratos

 

Nesta opção, o utilizador acede à lista de contratos registados na aplicação. Clicando no botão Adicionar, colocado no superior direito do ecrã, acederá à ficha de contrato constituída por dois separadores, Contrato e Anexos.

 

No separador Contrato, o utilizador acede à ficha do contrato, constituída por um conjunto de secções:

 

I   Identificação do contrato

 

 

Na generalidade dos formulários existem campos de preenchimento obrigatório, sem o qual não será possível guardar a informação registada. Esses campos estão assinalados com '*'.

 

  Referência interna - campo opcional para atribuição de uma referência até 20 carateres alfanuméricos para facilitar a filtragem de contratos e a sua identificação.

 

  Nº contrato AT -  quando um contrato é comunicado à Autoridade Tributária e Aduaneira (daqui em diante designada apenas por "AT"), é-lhe atribuído pela AT um número identificador, que é necessário para comunicações posteriores de recebimentos. Esse valor deverá ser aqui registado.

 

  Tipo  * - campo de preenchimento obrigatório. O Gesar apresenta uma lista pré-definida para seleção da opção adequada.

 

  Finalidade  * - à semelhança do anterior, neste campo de preenchimento obrigatório disponibiliza uma lista pré-definida para seleção da finalidade do contrato.

 

  Início  * - A data de início do contrato é usada pelo Gesar como base para o primeiro processamento (veja o artigo sobre processamento mensal para mais informação). Por essa razão, é de preenchimento obrigatório.

A data pode ser registada de várias maneiras:

 

  • Usando o calendário .

  • Escrevendo manualmente a data. Não é necessário escrever a data em formato completo, como "01-08-2023", bastando que o texto introduzido seja inequivocamente entendido como uma data única. Por exemplo, pode escrever-se "1-8-23", ou "01082023".

 

  Termo - campo opcional. Se preenchido, servirá de base para o último processamento.

 

Se a data de fim do contrato estiver preenchida, o contrato será considerado num alerta automático, disponível na página de entrada, que avisa, com antecedência de quatro meses, a existência de contratos a aproximar-se do seu término.

 

Caso a data de término do contrato seja preenchida, é associado um campo relativo à renovação do contrato que, caso seja renovável, disponibilizará novos campos:

 

  • Período de renovação - número de meses de renovação do contrato.
  • Prazo de denúncia - número de dias de antecedência mínima com que o inquilino deve comunicar a intenção de pôr fim ao arrendamento.

 

  Imóvel  * - poderá incluir-se no contrato qualquer imóvel que cumpra os seguintes requisitos:

  • esteja devoluto, ou seja, não esteja associado a qualquer contrato ativo,

    ou

  • tenha ativo o parâmetro "Permitir o arrendamento fracionado" na sua ficha de imóvel, indicando que pode estar associado a vários contratos ativos ao mesmo tempo.

 

Para associar o imóvel ao contrato deverá efetuar-se uma pesquisa, bastando para isso escrever no campo próprio a referência ou parte da morada do imóvel e clicar de seguida em (ou na tecla [ENTER]).

 

Aparecerá uma lista com os imóveis que correspondem ao critério de pesquisa inserido. Se o imóvel aparecer na lista, bastará dar um clique na linha correspondente para associá-lo ao contrato.

Se o imóvel não existir ainda, poderá usar o botão "Adicionar" para criá-lo e posteriormente associá-lo ao contrato.

 

  Inquilino  * - um contrato de arrendamento pode ter vários inquilinos. Para associar os inquilinos ao contrato deve efetuar-se uma pesquisa, indicando no campo apropriado qualquer uma das seguintes informações (completas ou parciais), e clicando de seguida em (ou na tecla [ENTER]):

  • Nome (a pesquisa não é sensível a maiúsculas, minúsculas ou acentuação; por exemplo, pesquisar por "joao", "Joao", ou "João" retornará o mesmo conjunto de resultados.)
  • Referência
  • Número de contribuinte
  • Contacto telefónico
  • E-mail

 

Os inquilinos devem ser todos corretamente registados na criação do contrato.

Depois de gravado o contrato não será possível, remover, alterar ou acrescentar um novo inquilino.

 

  Incluir no processamento - este parâmetro indica se o contrato é considerado no processamento mensal. Se desmarcado, os avisos de cobrança de caução e das rendas deverão ser criados de forma manual.

  Ao abrigo do RAU / NRAU - informação relativa à situação do imóvel em relação ao Regime do Arrendamento Urbano ou Novo Regime do Arrendamento Urbano.

  Observações - campo para registo de observações do contrato.

  Observações para os recibos - a informação registada neste campo será incluída nos recibos internos relativos a este contrato, no Gesar.

 

 

II   Valores a cobrar aos inquilinos

Nesta secção serão definidas as obrigações financeiras do inquilinos, relativas a este contrato.

 

  Caução - a caução é o montante habitualmente pago ao senhorio pelos inquilinos, a título de garantia. Se a caução estiver aqui definida, com um valor superior a zero, será lançada automaticamente no processamento do mês da data do início do contrato.

  Renda * - valor obrigatório da renda mensal.

  Outras despesas - valor opcional relacionado com encargos associados ao imóvel, e que são cobrados aos inquilinos.

  Retenção * - valor obrigatório de definição da taxa de retenção a aplicar. Existem quatro opções:

  • Taxa de 25% (artigo 101º, nº 1, al. e) do CIRS)
  • Taxa de 20% (Açores DLR nº 2/99/A de 20/01, após 1-01-2014)
  • Dispensa de retenção (artigo 101º-B, nº 1, do CIRS)
  • Sem retenção (artigo 101º, nº 1, do CIRS)

 

  Aplicação da retenção

Quando são satisfeitos dois critérios:

  • está definido um valor não nulo para a caução;
  • é definida uma taxa efetiva para a retenção (atualmente, 20% ou 25%)

então será apresentada uma nova área para decidir a aplicabilidade da retenção.

 

Por padrão é sugerida a aplicação da taxa de retenção à renda e também a caução; a outra opção existente impõe a aplicação da retenção apenas à renda.

Se a retenção for aplicável também à caução:

  • O primeiro processamento do contrato, que lança o aviso de caução, aplicará automaticamente a retenção a esse valor.
  • A comunicação à AT da parcela relativa à caução no recibo que a liquida comunicará a taxa de retenção.
  • O valor líquido e a taxa de retenção aplicada à caução serão apresentados explicitamente:
    • nos avisos de cobrança;
    • nos recibos;
    • na conta corrente e na circular do proprietário;
    • na conta corrente de inquilino.

 

  Meses de adiantamento * - este parâmetro tem grande influência nos processamentos e nas atualizações de renda. Indica a antecedência, em meses, com que o inquilino deve liquidar as rendas.

O valor mais comum refere-se a um mês de adiantamento, significando que o inquilino deve liquidar a renda no primeiro dia útil do mês anterior àquele a que diga respeito.

Os processamentos mensais são afetados por este parâmetro da seguinte forma:

  Se o mês a processar corresponde ao mês de início do contrato, são lançados

  • Caução, se definida no contrato
  • Renda relativa ao mês de processamento.

    Aqui entende-se "renda" como o valor calculado devido pelos inquilinos: Renda + Outras Despesas - Retenção

  • Rendas de tantos meses seguintes quantos os definidos neste parâmetro.

 

Por exemplo, se o contrato começa em 01-08-2023, e tem um mês de adiantamento definido, serão lançados, no processamento de agosto de 2023, os seguintes avisos:

  • Caução
  • Renda de agosto de 2023
  • Renda de setembro de 2023 (um mês de adiantamento)

 

  Se o processamento é de um mês posterior, será lançada a renda adiantada com o número de meses aqui definido.

Por exemplo, se o contrato começa em 01-08-2023, e tem dois meses de adiantamento definido, o processamento de setembro de 2023 lançará o aviso de novembro de 2023. Neste caso, no mês do início do contrato, teriam sido lançadas, para além da caução e da renda do primeiro mês, as rendas dos dois meses seguintes (setembro e outubro).

 

  Recebimento - permite definir a forma preferencial de liquidação dos avisos por parte dos inquilinos. Ao emitir um recibo para este contrato será sugerida essa forma de pagamento, que poderá ser alterada no registo do recebimento, se necessário.

 

III   Etiquetas de classificação interna

É possível categorizar um contrato associando-lhe um conjunto de etiquetas, de maneira a facilitar a sua pesquisa e identificação.

 

Estas etiquetas poderão ser criadas no menu Administração > Tabelas > Etiquetas

 

Quando associadas aos contratos, estas etiquetas facilitarão a pesquisa de contratos que obedeçam aos critérios que estas identifiquem

 

IV   Comissão de arrendamento

A comissão de arrendamento, definida na ficha do contrato, é um honorário único a ser lançado na conta corrente dos proprietários do imóvel pela celebração do contrato.

 

  Valor de incidência

Múltiplo da renda - poderá definir-se aqui um valor no intervalo de 0,1 (10%) a 3 (300%) do valor da renda. Esse valor será aplicado à renda definida no contrato.

Por exemplo, se o valor definido for igual a 0,5 e a renda for de 350,00 €, a comissão será 0.5 X 350 = 175,00 €.

Valor fixo - esta opção permite definir um valor monetário fixo para cobrança da comissão de arrendamento. É a opção aconselhável caso a empresa cobre sempre a mesma comissão na celebração de qualquer contrato. No caso de não haver lugar a cobrança de qualquer comissão de arrendamento, deverá ser selecionada esta opção e definido o valor a zero.

 

  Lançamento na conta corrente do proprietário


Nesta área poderá definir-se o lançamento automático da comissão. Caso se opte pelo lançamento automático, o Gesar gerará a despesa de comissão de arrendamento quando for emitido o recibo da primeira renda. A despesa será criada como estando liquidada, o que significa que será considerada automaticamente no próximo acerto de contas com os proprietários. Caso contrário, esta despesa deverá ser lançada manualmente na conta corrente do proprietário.

 

V   Comissão mensal de gestão

  Comissão mensal de gestão - a comissão mensal de gestão é cobrada em função dos recebimentos de renda efetuados.

 

  Valor da comissão - o valor da comissão pode ser definido como um valor monetário fixo ou como uma percentagem sobre valores do contrato. Poderá mudar-se a interpretação selecionando, como mostrado na imagem seguinte, a interpretação do valor.

 

Incidência do cálculo

 

Caso o valor indicado seja uma percentagem, deverá definir a sua incidência, entre as duas opções seguintes:

Valor bruto da renda - a percentagem é calculada sobre o valor da renda apenas, ignorando a existência do valor de despesas nos contratos.

Valor bruto da renda com despesas - se o contrato tiver definido o valor de outras despesas esse valor será afetado pela percentagem no cálculo da comissão.

 

Por exemplo, num contrato com um valor de renda mensal de 350,00 € e outras despesas de 50,00 €:

 

- Incidência sobre o valor bruto da renda:

 

- Incidência sobre o valor bruto da renda com despesas:

 

  Lançamento na conta corrente do proprietário - selecionado o lançamento automático, o Gesar lançará a comissão nas contas correntes dos proprietários do imóvel sempre que houver um recebimento de renda; caso contrário, este lançamento deverá ser feito manualmente.

 

Comissões de gestão quando há vários proprietários

 

Quando um contrato referencia um imóvel com mais que um proprietário, a apresentação das opções para a definição da comissão de gestão é um pouco diferente e passa a existir uma nova possibilidade de configuração manual.

 

  • Repartir por todos os proprietários em função da sua percentagem de compropriedade do imóvel

    Equivale à opção "Lançar automaticamente" quando há apenas um proprietário.

  • Repartir pelos proprietários usando uma distribuição manual

    Esta possibilidade só existe quando o imóvel tem mais que um proprietário. Permite a definição de percentagens de cálculo da comissão mensal de gestão segundo uma distribuição diferente das percentagens de compropriedade.

    Assim, por exemplo, pode um imóvel ter dois prorpietários com 50% de prorpiedade cada, mas a comissão de gestão pode ser imputada totalmente a apenas um deles.

    Quando escolhe esta opção, é apresentada a lista de proprietários (ver imagem anterior). Na linha correspondente a cada proprietário poderá definir a percentagem de incidência da comissão.

    Quando regista uma percentagem, o Gesar indica o valor da comissão a cobrar, de acordo com os valores do contrato.

    Não é obrigatório que a soma das percentagens aqui definidas seja igual a 100%.

    Pode definir uma percentagem de 0% para um proprietário, isentando-o assim do pagamento de comissão de gestão.

     

  • Não lançar automaticamente

    Não haverá qualquer emissão de comissão mensal de gestão.

 

VI   Atualização da renda

Um dos automatismos disponibilizados pelo Gesar é a gestão da atualização dos valores das rendas.

Para tal, é necessário configurar as atualizações de renda na ficha do contrato.

 

Deverá ter-se a opção "Atualizar automaticamente" marcada com para que o contrato seja considerado nas atualizações automáticas de renda. Se esta opção não estiver marcada as atualizações de renda deste contrato terão que ser geridas manualmente.

Por padrão a atualização automática de renda utiliza o coeficiente legal em vigor no ano de atualização. A lista dos coeficientes legais é gerida pela plataforma. Quando um novo coeficiente é publicado em Diário da República a plataforma é atualizada pela Improxy.

Poderá consultar-se a lista de coeficientes legais em Administração ➜ Tabelas ➜ Coeficientes de aumento de renda.

 

Por defeito, a definição da atualização da renda automaticamente vem selecionada, assim como a aplicação do coeficiente legal em vigor:

 

Se for necessário aplicar de forma automática uma regra diferente, deverá selecionar-se a opção "Aplicar valor manual".

O valor indicado poderá ser monetário fixo ou uma percentagem, selecionando o comportamento pretendido na lista:

 

O valor manual do aumento de renda pode ser determinado em percentagem do valor da renda ou em valor absoluto:


  Um valor percentual será aplicado ao valor da renda. Por exemplo, um valor de 5% para uma renda de 200 € gerará uma renda atualizada de 200 X 5% = 367,50 €.

 

  Um valor monetário fixo será acrescido à renda para gerar a renda atualizada. Por exemplo, um valor de 15,00 € aplicado à renda de 350,00 € gerará um valor atualizado de 365,00 €.

 

Última atualização - a definição da data da última atualização da renda permitirá ao Gesar contar um ano a partir daí e avisar o utilizador no momento do processamento que estará na altura de atualizar a renda, de acordo com os critérios definidos.

Por exemplo, se definir que a data da última atualização foi em janeiro de 2023, no momento do processamento da renda associada a este contrato, mês de janeiro de 2024, o Gesar informará da necessidade de atualização da renda.

 

O campo Aviso de aumento de renda enviado em:, meramente informativo, permitirá ao utilizador manter registo atualizado das comunicações de atualização de rendas feitas com o(s) inquilino(s).

 

VII   Garantia

Aqui podem ser registados os fiadores ou os dados da garantia bancária.

  Fiadores - selecionando a opção fiadores, será disponibilizada uma linha onde, indicando parte do nome, referência, telefone, NIF ou email completo do fiador, o Gesar permitirá fazer a pesquisa das entidades, de modo a associar um fiador ao contrato.

 

  Garantia bancária - No caso de se pretender associar uma garantia bancária ao contrato, serão abertos campos para o registo da informação.

Palavras-chave: contrato