Visão geral
As dívidas incobráveis acontecem quando uma pessoa ou empresa, por falta de liquidez, deixa de ter capacidade para honrar os seus compromissos financeiros, entrando em situação de incumprimento.
O Gesar permite que se defina que um conjunto de dívidas (ou seja, avisos de cobrança) sejam marcadas como incobráveis. Dessa forma, terá um meio conveniente de tratar essa situação mantendo a informação relevante sobre as dívidas.
A marcação de uma dívida como incobrável é feita ao nível dos avisos de cobrança. Cada aviso de cobrança pode estar em um de três estados distintos:
- Ativo - É o estado habitual de um aviso de cobrança, significando que o aviso é válido e é visível em toda a aplicação.
- Anulado - Um aviso pode ser explicitamente anulado, significando geralmente que houve algum engano na sua emissão. Quando um aviso é anulado, é obrigatório registar o motivo da sua anulação, e o aviso deixa de aparecer em outras partes da aplicação (recebimentos, contas correntes, etc...), mas pode se consultado e impresso.
- Incobrável - Um aviso definido como incobrável é similar a um aviso anulado, no sentido de deixar de ser considerado em outras partes da aplicação, mas existem algumas diferenças que serão explicadas adiante.
Pelo facto de haver um estado próprio associado a dívidas incobráveis é simples efetuar uma pesquisa dos avisos nesse estado, havendo assim uma forma prática de identificar esses avisos.
Quando um aviso é marcado como incobrável, sofre as seguintes alterações:
- Não é mais considerado na emissão de recibos.
- Não é incluído em cartas de cobrança.
- Não é incluído na listagem de valores em atraso.
- Não é considerado na secção "Rendas em atraso" das contas correntes e circulares de contas correntes de proprietários.
- Pode ser opcionalmente mostrado numa secção própria das contas correntes e circulares de contas correntes de proprietários.
- Pode ser opcionalmente mostrado numa secção da conta corrente do inquilino.
Como tornar as dívidas incobráveis?
Esta operação está disponível na página de pesquisa de avisos. Deve aceder à opção "Lançamentos > Inquilinos > Avisos e recebimentos". Para poder tornar um conjunto de avisos incobráveis é obrigatório realizar os seguintes passos nesta página de pesquisa de avisos:
- Ⅰ - Deve ser indicado um inquilino específico no campo de pesquisa de inquilinos.
- Ⅱ - O critério de filtragem "Situação" deve estar definido como "Em débito".
- Ⅲ - De seguida, deve efetuar a pesquisa para listar os avisos.
- Ⅳ - Na lista resultante, deve selecionar os avisos que serão definidos como incobráveis, marcando as caixas ☐ antes de cada aviso (ou a caixa ☐ na linha dos títulos, se deseja marcar todos os avisos listados).
Logo que estes passos sejam TODOS executados, ficará disponível um botão, no topo da página, com o texto "Marcar dívidas como incobráveis", como exemplificado na imagem abaixo:
Se clicar nessa opção, será apresentada uma mensagem de confirmação, semelhante à mostrada abaixo:
Se prosseguir com esta ação, todos os documentos selecionados serão considerados como incobráveis!
Como consequência, os avisos:
- Deixarão de aparecer em recebimentos;
- Não serão incluídos em cartas de cobrança ou listagens de valores em atraso;
- Não serão incluídos na secção "Rendas em atraso" das contas correntes e circulares de conta corrente dos proprietários.
Pretende prosseguir com a operação?
A mensagem terá dois botões: "Sim" e "Não".
-
Se escolher a opção "Não", a mensagem será fechada, o processo de marcação das dívidas como incobráveis será interrompido e retornará à página de pesquisa de avisos.
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Se escolher a opção "Sim", será apresentado um novo formulário, onde deverá, obrigatoriamente, registar o motivo de estar a marcar estes avisos como incobráveis. Essa informação é uma forma de documentar a operação, e ficará disponível para consulta, como veremos mais adiante.
Esse formulário apresenta dois botões, Marcar dívidas como incobráveis e Cancelar
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Se clicar em "Marcar dívidas como incobráveis", o processo de marcação dos avisos selecionados como incobráveis será iniciado.
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Clicando em "Cancelar" o formulário será fechado, o processo de marcação das dívidas como incobráveis será interrompido e retornará à página de pesquisa de avisos.
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Ao ser terminada a marcação dos avisos como incobráveis será dada uma mensagem de confirmação, semelhante à mostrada abaixo, identificando cada aviso selecionado e o resultado da operação:
A mensagem mostrará o resultado da operação para cada aviso, identificando a sua descrição e a que contrato se refere (por exemplo, "Renda de dezembro de 2021 (Contrato: 3246229)").
Pesquisa de dívidas incobráveis
Pode ver informação sobre os avisos incobráveis em dois locais:
- na pesquisa de avisos
- no detalhe de um aviso.
Na pesquisa de avisos, pode aplicar o critério "Incobráveis" ao filtro de estado para poder pesquisar pelos avisos marcados como incobráveis:
Na lista de avisos, cada aviso marcado como incobrável terá essa informação na coluna "Estado", destacada com uma cor distinta para visualização mais fácil (já que pode ter feito uma pesquisa não apenas de avisos incobráveis, mas ter aplicado o estado "Todos").
Ao consultar um aviso marcado como incobrável, verá uma área com o histórico de alterações associadas à dívida incobrável, identificando:
- Data em que a operação de tornar a dívida incobrável foi realizada.
- O utilizador que realizou essa operação.
- Operação realizada, que normalmente será apenas "Definido como incobrável".
- Motivo registado quando o aviso foi tornado incobrável.
Normalmente, teremos uma única entrada neste histórico, relacionada com a definição do aviso como incobrável, mas veremos mais à frente que essa ação pode ser revertida, e essa nova operação ficará também aqui registada.
Posso reverter os avisos incobráveis para o esatdo ativo?
Sim, a incobrabilidade dos avisos pode ser revertida, passando novamente os avisos para o estado ativo. Essa operação é também efetuada na página de pesquisa de avisos ("Lançamentos > Inquilinos > Avisos e recebimentos").
Para poder reverter um conjunto de avisos incobráveis para o estado ativo, é obrigatório realizar os seguintes passos nesta página de pesquisa de avisos:
- Ⅰ - Deve ser indicado um inquilino específico.
- Ⅱ - O critério "Estado" deve estar explicitamente definido como "Incobráveis".
- Ⅲ - Deve efetuar a pesquisa para listar os avisos.
- Ⅳ - Selecionar os avisos incobráveis que serão reativados.
Logo que estes passos sejam TODOS executados, ficará disponível um botão, no topo da página, com o texto "Reverter dívidas incobráveis", como exemplificado na imagem abaixo:
Se clicar nessa opção, será apresentada uma mensagem de confirmação, semelhante à mostrada abaixo:AQUI
Se prosseguir com esta ação, todos os documentos selecionados retornarão ao estado ativo, sendo novamente considerados em dívida.
Pretende prosseguir com a operação?
A mensagem terá dois botões: "Sim" e "Não".
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Se escolher a opção "Sim", será apresentado um novo formulário, onde deverá, obrigatoriamente, registar o motivo de estar a reverter a incobrabilidade destes avisos. Essa informação é uma forma de documentar a operação, e ficará registada no histórico de cada aviso incluído.
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Se escolher a opção "Não", a mensagem será fechada, o processo de reversão das dívidas incobráveis será interrompido e retornará à página de pesquisa de avisos.
Esse formulário apresenta dois botões, Reverter dívidas incobráveis e Cancelar
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Se clicar em "Reverter dívidas incobráveis", o processo será iniciado e os avisos serão novamente ativados.
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Clicando em "Cancelar" o formulário será fechado, o processo de reversão das dívidas incobráveis será interrompido e retornará à página de pesquisa de avisos.
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Mapas e relatórios
Contas correntes de proprietários
Nas contas correntes e circulares de conta corrente para os proprietários foi criada uma nova secção, opcional, para listar eventuais dívidas incobráveis relacionadas com imóveis do proprietário.
Essa opção é identificada como "Apresentar dívidas incobráveis", conforme ilustramos na imagem para a geração de uma conta corrente (no caso da geração de uma circular de conta corrente, a opção é análoga).
Ao selecionar essa opção, dívidas incobráveis existentes serão mostradas no fim da conta corrente, com um aspecto semelhante a este:
Para cada aviso incobrável será mostrada a seguinte informação:
- Data de emissão do aviso.
- Imóvel associado ao aviso.
- Descrição do aviso.
- Valor original do aviso.
- Valor da retenção na fonte.
- Valor eventualmente liquidado.
- Valor ainda em dívida no momento da definição da incobrabilidade.
Contas correntes de inquilnos
No que se refere às contas correntes de inquilinos, também é possível incluir ou não as dívidas incobráveis. Quando é indicado um inquilinoque tem dívidas marcadas como incobráveis, a interface da emissão da conta corrente de inquilino apresenta um alerta " O inquilino selecionado tem dívidas incobráveis! ".
Nesse caso, pode marcar a opção "Apresentar dívidas incobráveis" para que sejam consideradas na conta corrente do inquilino.
Se a opção "Apresentar dívidas incobráveis" for selecionada, a conta corrente de inquilino apresentará a seguinte informação para cada contrato com dívidas incobráveis associadas:
Os avisos definidos como incobráveis serão marcados com o símbolo "!" antes da sua descrição.
Uma legenda será incluída no rodapé da conta corrente, explicando o significado desses símbolo.
No rodapé da secção dos movimentos do contrato, a linha de totais considerando os movimentos lsiados.
Uma segunda linha sumarizando apenas os movimentos relacionados com movimentos incobráveis.
Uma linha final com os totais excluíndo os movimentos relacionados com as dívidas incobráveis.
Além disso, no final da conta corrente existirá um quadro listando todos os avisos incobráveis incluídos no período da conta corrente, agrupados por contrato e data.
