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  Introdução e Pré-requisitos


A funcionalidade de importação de faturas permite efetuar o carregamento de uma ou várias faturas no formato PDF para o Gecond. A informação dessas faturas será obtida interpretando o seu QR Code.

Para que possa usar essa funcionalidade corretamente devem ser respeitadas algumas condições:

 

  A fatura deverá encontrar-se no formato PDF.

  A fatura deverá conter um QR Code válido.

  O nº de contribuinte do cliente identificado no QR Code deverá corresponder ao nº de contribuinte de um condomínio ativo.

  O condomínio identificado na fatura deverá ser Premium, ou a sua licença do Gecond deverá ser PLUS.

 

 

  Importação das faturas


 

A funcionalidade de importação encontra-se disponível no menu "Lançamentos > Documentos de origem externa". Nesta página encontrará a opção "Importar faturas PDF".

 

 

Ao selecionar a opção será aberta uma janela a partir da qual poderá selecionar as faturas a importar. Poderá usar o botão " Procurar documentos localmente" para  selecionar as faturas ou, em alternativa, arrastar as faturas para a janela.

 

As seguintes regras são aplicadas ao carregar faturas:

 

  • O documento deve estar no formato PDF. Caso contrário, será marcado como inválido e não poderá ser importado.
  • A data de emissão da fatura não pode ser mais antiga que 6 meses em relação à data atual.
  • O documento não pode ter um tamanho superior a 10 MB. Cada documento maior será marcado como inválido e não poderá ser importado.
  • Cada importação pode processar até um limite máximo de 50 documentos. Caso indique um número maior de documentos, todos os documentos a partir do 51º serão marcados como inválidos e não serão importados.

 

 

 

Se desejar, poderá clicar no ícone  para remover da lista qualquer documento antes da importação, porque, por exemplo, indicou uma fatura não pretendida, embora válida. Não preciso de remover os documentos inválidos; serão ignorados automaticamente no processo de importação.

Depois de indicar os documentos a importar, deverá clicar em "Confirmar" para iniciar o processo de importação.

O importador processará os documentos válidos de forma sequencial. A qualquer momento poderá cancelar o processo de importação, clicando sobre o botão "Cancelar processo". Se o fizer, todos os documentos já processados e o documento que se encontra em processamento no momento do pedido de cancelamento serão importados para o Gecond. Os restantes documentos na lista de importação não serão processados e a operação será interrompida.

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No final da importação, será apresentado um resumo com a indicação dos documentos importados, e das importações falhadas.

Em cada registo cuja importação tenha falhado será apresentada a razão dessa falha. No final deste documento existe uma lista de razões possíveis de falha na importação.

 

 

Depois de concluído o processo de importação, os registos importados com sucesso serão criados com toda a informação identificada através do QR Code, e apresentado snuma lista similar à da imagem seguinte:.

 

 

Vejamos alguns elementos desta lista em mais pormenor.

No lado esquerdo da lista temos uma área que permite a seleção de registos e algumas ações:

 

As ações possíveis são:

 

  Poderá selecionar todos os registos se clicar no na linha dos títulos das colunas, antes da palavra "Ações"; em alternativa, pode sleecioanr registos de forma individual clicando no  no início da linha pretendida.

Quando pelo menos um registo for selecionado algumas novas opções ficarão disponíveis no topo da página, que permitirão gerar as despesas, atribuir rubricas ou remover os registos. Veremos essas operações mais adiante.

  Se clicar neste ícone -  "Complementar e lançar a despesa" - poderá editar em detalhe a informação desse documento, preenchendo a informação necessária em falta.

  Usando esta opção poderá visualizar a fatura que deu origem ao registo.

 

A coluna "Fornecedor" apresenta o nome do fornecedor associado à fatura importada.

 

Poderão ocorrer duas situações:

  • Caso o nº de contribuinte associado à fatura importada corresponda a um fornecedor que já exista em sistema, esse fornecedor será associado automaticamente ao registo.
  • Caso esse nº de contribuinte não corresponda a nenhum fornecedor já introduzido no Gecond, será criado automaticamente um fornecedor com o nome "Fornecedor [NIF] " que pode posteriormente ser alterado. Por exemplo, se é imnportada uma fatura em que o nº de contribuinte do fornecedor seja 533853265 e não exista na sua base de dados nenhum fornecedor com esse nº de contribuinte associado, o Gecond criará automaticamente um forneceodr com o nome "Fornecedor 533853265" e irá associá-lo ao registo importado. Poderá posteriormente editar a ficha desse fornecedor para registar o seu nome real.

 

A coluna "Associar à rubrica" serve para idenitifcar a rubrica que deverá ser associada à despesa que será criada a partir da fatura importada. Essa informação não é codificada no QR Code e deverá ser registada.

 

Caso o fornecedor exista e esteja definido como sendo o fornecedor preferencial em uma única rubrica do orçamento ativo, o Gecond assumirá essa rubrica automaticamente, mas poderá alterá-la se necessário. Na imagem seguinte temos um exemplo, em que o Gecond associou automaticamente a rubrica "Eletricidade":

 

Essa associação foi feita porque, no orçamento ativo "2022-2023" desse condomínio, o fornecedor "Iberdrola" está associado como fornecedor preferencial dessa, e só dessa, rubrica.

 

 

Quando pelo menos um registo está selecionado, novas opções aparecem no topo da página:

 

  • Atribuir rubrica

    Esta opção permite-lhe atribuir a mesma rubrica a todos os registos selecionados.

    Depois de aceder a esta opção, basta escolher a rubrica pretendida da lista pendente e clciar depois no botão "Confirmar":

     

     

    A rubrica será atribuída a todos os registos de documentos importados selecionados.

  • Remover

    Permite remover da lista de documentos importados todos os registos selecionados, sem os lançar como despesas.

  • Gerar despesas

    Transformam todos os documentos selecionados.em despesas.

    Caso falte informação para gerar a despesa em algum dos documentos selecionados, será apresentada uma mensagem de informação, como a exemplificada na imagem seguinte:

     

    Deverá clicar em "Ok", corrigir a informação ou retirar a seleção dos documentos com falta de informação antes de tentar novamente gerar as despesas.

    Se toda a informação obrigatória estiver preenchida as despesas serão geradas e os documentos que lhes dera, origem serão removidos da lista.

 

  Tratamento de erros


 

Abaixo encontram-se definidos os erros que poderá encontrar durante o processo de importação de documentos.

 

Mensagem de erro Explicação da mensagem
Condomínio não é Premium / PLUS. O condomínio identificado na fatura não é Premium, ou a licença Gecond não é PLUS.
O documento já foi importado. A fatura já foi previamente importada, e não é permitida reimportação da mesma.
Documento sem QR Code válido ou legível. A fatura importada não possui um QR Code, ou o mesmo não é legível pelo importador.
Dados do documento inválidos. A fatura possui dados inválidos (Exemplo: Valor igual ou inferior a 0€).
NIF de condomínio não encontrado. Não foi encontrado nenhum condomínio na Base de Dados com um NIF equivalente ao da fatura importada.
Erro de conexão ao servidor. Ocorreu um erro na ligação ao serviço de leitura de QR Code.
Erro ao carregar documento. Ocorreu um erro ao carregar a fatura.
Erro não identificado. Ocorreu um erro não identificável.