Introdução
É possível importar, de forma automática, recebimentos de faturas emitidas no Cloudware Business a partir de avisos de cobrança, para gerar recibos no Gecond, para condomínios com conta no Cloudware Business e cuja ligação a essa aplicação esteja ativa no Gecond.
Eventuais notas de crédito usadas para abatimento em recibos do Cloudware Business serão também importadas, gerando créditos sem movimentação bancária no Gecond, que serão usados para abater no recibo associado que foi importado.
A importação de recibos é automaticamente ativada conjuntamente com a ativação da ligação do condomínio ao Cloudware Business.
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Para ver como ativar a ligação da faturação do condomínio, deve consultar a secção "Ativação do Serviço" neste artigo: Faturação de avisos com Cloudware Business. |
A importação de recibos impõe um conjunto de regras, que descrevemos de seguida.
Regras
Para garantir a coerência de informação entre o Gecond e o Cloudware Business é necessário estabelecer um conjunto de regras, que são impostas pelo Gecond:
Somente são
importados valores recebidos de faturas geradas a partir de avisos de cobrança
Esta regra significa que a inclusão de faturas criadas diretamente no Cloudware num recibo que também liquida faturas criadas a partir do Gecond será ignorada.
Por exemplo, são comunicados dois avisos de cobrança para gerar uma fatura finalizada no Cloudware Business, com estas linhas:
- 100 €, relativo a quota de orçamento;
- 10 €, relativo a quota de fundo comum de reserva.
Posteriormente, é criada uma fatura para outros serviços, cobrada ao mesmo condómino, no valor de 20 €.
O condómino liquida todos estes débitos em um único pagamento, registado num único recibo de 130 € no Cloudware Business. Quando esta informação for importada para o Gecond, será gerado um recibo de 110 €, liquidando apenas os avisos de cobrança existentes no Gecond.
Depois da
ativação da importação de recibos, somente é possível emitir, no Gecond, recibos para os avisos de cobrança criados antes dessa ativação ao
Cloudware Business
Isso significa que não é possível emitir recebimentos no Gecond, de avisos que
- já foram comunicados como faturas ao Cloudware Business,
OU
- não tendo sido ainda comunicados, foram criados no Gecond depois da ativação da importação de recibos.
Continua a ser possível emitir recebimentos dos avisos criados antes da ativação da importação de recibos e ainda não lançados em faturação.
Para todos os outros avisos, deverá emitir os recibos no Cloudware, para as faturas associadas. O Gecond importará periodicamente, de forma automática, esses recibos e os associará aos avisos que deram origem às faturas liquidadas no Cloudware Business.
Na página do recebimento, a área dos documentos em débito ou crédito mostrará informação relacionada com esta regra:
No topo
da área, é mostrada uma legenda a explicar o significado de pequenos círculos coloridos que indicam o estado possível
dos documentos:
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Fatura definitiva
Indica que o documento está associado a uma fatura finalizada no Cloudware Busines. |
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Fatura em rascunho
Indica que a fatura está associada a uma fatura em rascunho no Cloudware Business. Quando a fatura for finalizada, o processo noturno receberá essa informação e este estado será então atualizado. |
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Criado depois da ativação
A partir do momento em que a importação de recibos é ativada, deixa de ser possível efetuar, no Gecond, recebimentos de qualquer aviso de cobrança criado depois dessa ativação. Os recebimentos desses avisos deverão ser efetuados no Cloudware Business (o que implica que esses avisos deverão ser comunicados). |
Estes símbolos serão mostrados na lista de documentos, antes do número do documento.
Para os
documentos afectados por esta regra, não estará disponível a caixa de seleção para inclusão no recebimento.
Para esse
documentos, também será removido o campo para indicar o valor a liquidar.
Notas de crédito
criadas no Cloudware Business e usadas para abatimento em um recibo importado são criadas como créditos no Gecond.
Observando a seguinte sequência:
- Um aviso de cobrança é lançado como fatura.
- Uma nota de crédito é criada no Cloudware Business, para o mesmo cliente.
- Um recibo é emitido no Cloudware Business, incluindo a fatura e a nota de crédito que abate ao valor a liquidar.
A importação do recibo para o Gecond:
- Criará um crédito sem movimentação bancária, associado ao orçamento, para refletir a nota de crédito.
- Gerará o recibo, e incluirá o crédito anteriormente criado, para abater ao valor dos avisos liquidados.
Por exemplo, consideremos o seguinte recibo emitido no Cloudware Business, que liquidou as faturas 12, 13 e 14, geradas a partir de avisos do Gecond, e usou a nota de crédito NC 2023/6, criada nessa aplicação:
No processo de importação, o Gecond detectará o uso dessa nota de crédito, criando um crédito sem movimentação bancária, associado ao orçamento, e com uma descrição que identifica explicitamente a nota de crédito original:
Finalmente, gerará o recibo, acrescentando esse crédito criado para abater ao valor liquidado:
Não é possível
anular recibos importados do Cloudware Business.
Se houver necessidade de anular um recibo, essa operação deverá ser realizada no recibo emitido no Cloudware Business. O processo automático de importação de recibos detectará essa operação na próxima vez que for executado, e atualizará a informação do lado do Gecond:
- Anulando o recibo associado no Gecond. O motivo de anulação será registado automaticamente, identificando o recibo que foi anulado no Cloudware Business: "Recibo RC ####/## anulado no Cloudware Business".
- Repondo os débitos dos avisos associados ao recibo anulado.
É possível alterar
dados do pagamento do recibo
Por causa do ponto anterior, é possível alterar os dados de pagamento de um recibo importado do Cloudware Business. Por exemplo, pode mudar a conta de destino da principal para outra conta bancária do condomínio.
De forma genérica, as restrições de edição de um recibo são as mesmas, quer para um recibo criado diretamente no Gecond, quer para um recibo importado: podem ser alterados apenas dados diretamente relacionados com o pagamento (forma, destino...).
Processo
Todas as noites é executado um processo automático, independente do seu Gecond estar ou não ligado, para descarregar nova informação a partir do Cloudware Business.
Nomeadamente:
- novos recibos emitidos;
- anulação de recibos;
- anulação de créditos que tenham sido usados em recibos anulados.
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Como o processo é executado periodicamente, e não de forma contínua, deve ter em atenção que alteração de informação
no Cloudware Business poderá demorar algum tempo a refletir-se no Gecond.
Por exemplo, se anular um recibo no Cloudware Business ao meio da tarde, poderá somente ver esse facto refletido no Gecond no dia seguinte. |