Introdução
Existem condóminos, geralmente investidores ou empresas, que necessitam que os seus condomínios, usualmente por serem de comércio ou serviços, lhes faturem as quotas, com um software de faturação certificado.
Como o Gecond não permite faturação certificada, é necessário interligar com um software externo, neste caso, o Cloudware Business.
Desenvolveu-se um mecanismo de comunicação que permite a geração de documentos de faturação no Cloudware Business, a partir de avisos de cobrança de quotas ou de receitas extraordinárias do Gecond, relativos a determinado condomínio.
Deve ter-se em conta que, numa mesma licença, podem existir vários condomínios com esta necessidade, ou seja, uma administradora poderá ter que emitir documentos de faturação em nome de vários condomínios.
Assim, cada condomínio nesta condição terá que ter uma licença Cloudware Business e os parâmetros terão de ser geridos condomínio a condomínio.
Por cada condomínio com uma conta ativa no Cloudware Business será possível lançar avisos de cobrança de quotas ou de receitas extraordinárias como faturas. Estas faturas poderão ser emitidas como rascunhos ou documentos definitivos, de acordo com as configurações feitas para cada condomínio.
 | Esta funcionalidade somente estará disponível para subscrições Gecond PLUS ou Condomínios Premium. |
Ativação do serviço
Para ser possível efetuar o lançamento dos documentos de faturação de um condomínio é necessário ativar a conta Cloudware desse condomínio registando os dados de acesso da conta.
Na ficha do condomínio existe um separador "Ligação à faturação" que permitirá ao utilizador, caso se trate de uma licença ativa Gecond PLUS ou de um condomínio Premium, aceder à área de registo para a ligação ao Cloudware Business.
Será aberta uma área de preenchimento com os dados para o registo, com a identificação do número de contribuinte do condomínio subscritor do serviço.
Os campos 'Endereço de autenticação por OAuth' e 'Endereço de acesso à API' serão preenchidos por defeito, com endereços utilizados regularmente.
 | O Gecond pré-preenche os campos 'Endereço de autenticação por OAuth' e 'Endereço de acesso à API' com endereços utilizados regularmemte, mas deve sempre validar esses endereços comparando-os com a informação obtida da Cloudware, alterando-os se necessário. |
O ' Identificador' e o 'Segredo' serão preenchidos pelo utilizador, de acordo com os dados obtidos da Cloudware Business na subscrição do serviço. No formulário existe uma opção ' Onde obter essa informação?' com um link para se aceder a informação mais pormenorizada acerca deste registo.
Para ativação do serviço, os campos disponibilizados terão, obrigatoriamente, de ser preenchidos com os dados recebidos e, depois, deverá clicar-se em 'Ativar':
Ao ativar o serviço, será pedida a confirmação da ativação.
Os dados serão validados e a ligação será ativada, ficando disponíveis as configurações de funcionamento. Caso contrário, se os dados inseridos não forem validados, o utilizador receberá informação de insucesso da operação.
| Somente os avisos de cobrança ou de receitas extraordinárias cujas datas de emissão sejam iguais ou posteriores à data de ativação da ligação poderão ser lançados automaticamente para faturação. Se, por exemplo, a ativação for feita no dia 02-05-2023, somente avisos de cobrança e avisos de receita extraordinária com data de emissão igual ou superior a 02-05-2023 aparecerão na lista de documentos passíveis de gerar documentos no Cloudware Business. Se necessitar de lançar em faturação documentos com data de emissão anterior, deverá fazê-lo manualmente no Cloudware Business, e não haverá nenhuma ligação interna do Gecond com as faturas emitidas. |
Configurações
Ativado o serviço com sucesso, deverão ser definidas as configurações de funcionamento. A área de configuração, com o título " Lançamento em Cloudware", fica disponível no separador "Ligação à faturação" depois da ativação do serviço ter sido concluída.
As configurações agrupam-se em três áreas principais:
Documentos a gerar
O utilizador poderá configurar o lançamento de avisos como faturas em rascunho ou definitivas:
- Um documento em rascunho no Cloudware Business é um documento ainda não finalizado, sem número (e alguma outra informação legalmente exigida pela AT) que ainda não é considerado um documento contabilístico e deve ser finalizado pelo utilizador nessa plataforma (ou cancelado).
- Um documento definitivo é um documento contabilístico, que contém toda a informação legalmente exigida e que não é passível de alteração.
O utilizador poderá definir, para cada condomínio, de que forma deseja lançar as faturas no que se refere a este estado. Por defeito, o Gecond irá sugerir a criação das faturas em modo de rascunho.
| Os avisos do Gecond somente ficarão internamente ligados a faturas definitivas, permitindo a sua consulta. Isso significa que, depois de um aviso ser lançado como fatura definitiva, ficará disponível uma ligação na página de consulta desse aviso para visualizar a fatura criada no Cloudware Business. Caso a fatura seja criada em rascunho, essa ligação só ficará disponível quando a fatura for finalizada no Cloudware Business. |
| Tenha em atenção que deve configurar corretamente a informação no Cloudware Business para que possa efetivamente finalizar as faturas. A falta dessa informação pode gerar erros que impossibilitem a criação de faturas finalizadas. Por exemplo, deve indicar as taxas de IVA a aplicar às rubricas que serão associadas às linhas das faturas a criar (veremos de seguida a configuração da associação de rubricas). Se uma rubrica estiver isenta de IVA, deve registar no Cloudware Business o seu motivo de isenção. |
Correspondência de rubricas
Para lançar os avisos de cobrança de quotas ou receitas extraordinárias no Cloudware Business é necessário indicar que rubricas devem ser associadas aos tipos de documentos do Gecond.
É necessário que o utilizador defina uma correspondência entre cada tipo de aviso do Gecond e uma rubrica do Cloudware Business. Antes de se poder lançar esses documentos na faturação, o Gecond precisa de saber que rubrica usar para os seguintes tipos de processamento associados aos avisos de cobrança:
- Orçamento
- Fundo de reserva
- Seguro
- Extraordinário
- Penalizações
Para cada tipo de documento que se pretenda utilizar, deverá indicar-se, na lista pendente, o código da rubrica do Cloudware Business a associar. Essa lista pendente é automaticamente preenchida com as rubricas atualmente ativas no Cloudware Business.
| Caso não defina aqui esta associação, quando tentar efetuar o primeiro lançamento de uma fatura a partir do Gecond cujo tipo de processamento não esteja associado a uma rubrica do Cloudware Business o Gecond irá encaminhá-lo automaticamente para o preenchimento dessa associação. Somente poderá concluir o lançamento em faturação depois de concluir essa associação. |
Agrupar documentos do mesmo condómino
Permite definir se avisos distintos de um mesmo condómino, num mesmo condomínio, selecionados numa operação para lançamento de faturas, devem ser lançados como faturas distintas, ou como uma única fatura com várias linhas.
Por exemplo, para um condómino, podemos ter avisos de orçamento e de fundo de reserva emitidos no mesmo dia.
Será necessário saber se todos esses avisos serão englobados numa única fatura ou se cada aviso de cobrança dará origem a uma fatura distinta.
Por isso, essa configuração de agrupamento de avisos de uma mesma entidade é apresentada.
O utilizador escolherá uma de duas opções:
- Agrupar os avisos de cada entidade em uma única fatura (esta opção está predefinida por padrão) - neste caso, todos os avisos de uma entidade serão agrupados e emitidos numa única fatura, em que cada aviso corresponderá a uma linha da fatura gerada.
- Separar os avisos em faturas distintas- com esta opção, cada aviso irá gerar uma fatura distinta com uma única linha.
Como utilizar
Depois de ativar o serviço de faturação e configurar os lançamentos na ficha do condomínio, está pronto para efetuar o lançamento dos avisos como faturas no Cloudware Business.
Para isso, deverá aceder à página "Gerar documentos em Cloudware" através da opção de menu " Lançamentos > Gerar documentos em Cloudware".
Na página "Gerar documentos em Cloudware" deverá, obrigatoriamente, selecionar um condomínio.
A lista de condomínios conterá apenas os condomínios em que o serviço de ligação à faturação tenha sido ativado. Logo que selecione um condomínio, a página será atualizada, carregando toda a informação associada:
Lista de avisos
Todos os avisos de cobrança ou de receitas extraordinárias do condomínio, passíveis de lançamento em faturação, serão automaticamente listados.
Esses avisos serão listados desde que cumpram as seguintes condições:
- A sua data de emissão é igual ou superior à data de ativação da ligação do condomínio escolhido à faturação noo Cloudware;
- Estão ativos.
- Ainda não foram lançados no Cloudware Business.
Essa lista é carregada, por padrão, com todos os avisos que cumprem estes critérios selecionados para lançamento.
Porém, caso o utilizador pretenda, poderá desmarcar os avisos que não tenciona lançar para faturação.
Esta seleção (ou desmarcação) pode ser feita
ou o utilizador poderá selecionar (ou desmarcar) todos os avisos de uma página ou da lista completa.
- De forma individual, incluindo ou excluindo cada aviso marcando
ou desmarcando 
a caixa de seleção no início da linha. - De forma global, incluindo ou excluindo todos os avisos listados ou os que são visualizados em uma página.
Para isso, deve clicar sobre a caixa de seleção no iníco da linha com os títulos das colunas, e escolher a opção relevante:
Resumo dos documentos a gerar
No topo da lista, o Gecond apresentará sempre um resumo da quantidade e do valor dos avisos listados para lançamento em faturação:
Esse quadro é dividido em três grupos:
- Quantidade de avisos cuja data de emissão se enquadre no mês atual, e o valor total desses avisos.
- Quantidade de avisos cuja data de emissão pertença a meses anteriores ao atual, mas igual ou superior à data de ativação do serviço no condomínio, e o valor total desses avisos.
- Quantidade de avisos já processados cuja data de emissão esteja em meses posteriores ao atual, e o valor total desses avisos.
| Essa informação é independente dos avisos que estão ou não selecionados ( ) para lançamento. refere-se sempre a todos os avisos que o Gecond considera passíveis de lançamento e são apresentados na lista. |
Esse resumo pode ajudá-lo a identificar a existência de avisos que não deseja ainda faturar e que não sejam imediatamente óbvios na lista. Por exemplo, pode ter uma lista de avisos extensa, com avisos já processados com data de emissão posterior, que não deseja ainda lançar em faturação, mas que não são visíveis na primeira página da lista.
Datas de lançamento
Esta área permite a definição das datas de emissão e de vencimento das faturas a criar a partir dos avisos lançados.
Essas datas seguem um conjunto de regras que é importante conhecer:
Se a fatura está a ser criada em modo de rascunho, não haverá qualquer problema na comunicação; deverá posteriormente finalizá-la no Cloudware Business ajustando a informação para que se adapte às regras de faturação.
- A data de emissão sugerida é a do dia atual; poderá alterá-la livremente.
- A data de vencimento sugerida é o dia atual acrescido do número de dias de vencimento dos avisos registado no separador "Parâmetros" da ficha do condomínio.
Por exemplo, para a data de 04-05-2023 e com esse parâmetro definido com o valor “7”, sugerimos o dia de vencimento como sendo 04-05-2023 + 7 = 11-05-2023
- A data de vencimento pdoe ser alterada, desde que não seja inferior à data de emissão registada no momento.
- Todas as faturas lançadas em Cloudware serão geradas com essas datas de emissão e de vencimento, independentemente das datas de emissão e de vencimento dos avisos incluídos na lista de documentos a lançar em faturação.
- Não há controlo da coerência das datas com as regras de faturação.
Isso significa, por exemplo, que o Gecond não validará se a data de emissão que indicou é inferior à data da última fatura definitiva lançada no Cloudware do condomínio, o que viola as regras de faturação.
Se o lançamento estiver configurado para lançar faturas em "rascunho" não haverá qualquer problema no lançamento. Simplesmente deverá finalziar a fatura posteriormente no Cloudware Business, alterando, se necessário, a informação para que se conforme com as regras de faturação
Se a configuração implicar o lançamento de faturas em modo defintivo, poderão ser devolvidos erros pelo Cloudware Business na tentativa de lançamento.
Depois de selecionar os avisos que pretende efetivamente lançar e, se necessário, ajustar as datas de lançamento, deverá clicar no botão 
para inicar o processo de lançamento.
Durante a comunicação dos documentos ao Cloudware Business, o Gecond irá mostra
O Gecond mostrará a evolução da comunicação dos documentos ao Cloudwrae Business, informando-lhe do resultado do processo para cada lançamento.
Veremos de seguida os resultados possíveis da comunicação. Para facilitar a exposição, as imagens seguintes mostrarão os resultados como se tivéssemos comunicado um conjunto muito limitado de avisos (1 ou 2) apenas para um condómino; na comunicação de vários avisos de condóminos diferentes, as mensagens poderão apresentar várias linhas com resultados distintos.
Podemso então ter as seguintes situações:
- Comunicação de um aviso com sucesso.
Quando é comunicado um único aviso para cada condómino (ou a configuração dita que os avisos de um mesmo condómino geram faturas diferentes), o sucesso da operação apresentará uma mensagem simples indicando que o aviso foi lançado, ou seja, que gerou uma fatura no Cloudware.
- Comunicação de vários avisos agrupados com sucesso.
Quando a configuração do lançamento dita que se devem agrupar os avisos de cada entidade em uma única fatura, o sucesso da operação de lnaçamento de avisos distintos de uma entidade será apresentada em um único registo, indicando que os vários avisos foram lançados em uma única fatura com várias linhas.
- Problema na comunicação
Caso ocorra algum tipo de problema na comunicação, a linha correspondente indicará a causa do problema. Essa mensagem poderá indicar que é necessária alguma operação no Cloudware Business antes de poder comunicar uma fatura em modo definitivo.
O Gecond valida os números de contribuinte dos condóminos antes de lançar os avisos para faturação, e criará uma mensagem de erro caso o número de contribuinte não seja válido.
Nessa situação, será apresentada a mensagem de erro e nenhum aviso desse condómino será comunicado. Deverá proceder à correção do número de contribuinte para tentar lançar novamente os avisos posteriormente.
Se o número de contribuinte for válido o aviso será comunicado ao Cloudware; se o Cloudware detectar qualquer problema que impeça o lançamento da fatura (ou, pelo menos, da fatura em modo definitivo) retornará uma mensagem de erro que o Gecond apresentará. Por exemplo, a série ativa no Cloudwrae Business pode não ter sido ainda comunicada à AT.
Quando existe alguma questão que impeça o lançamento de uma fatura definitiva, o Cloudware Business, geralmente, a criará em modo de rascunho, e mesmo assim indicará na a causa do problema que impediu a criação em modo definitivo. Por isso, geralmente, a mensagem acrescentará uma segunda linha a chamar atenção para esse facto: "Por favor, verifique se a fatura foi criada como rascunho". Deverá verificar se a fatura foi criada em modo de rascunho no Cloudware Business; poderá corrigir a situação que impossibilitou o lançamento definitivo da fatura e finalizá-la naquele software.
Os avisos lançados para faturação deixarão de aparecer na listagem Gerar documentos em Cloudware.
| Condóminos não existentes em Cloudware Business Não é necessário criar antecipadamente os registos dos condóminos a faturar no Cloudware Business. Se na ficha do condómino estiver registado um número de contribuinte válido, o próprio processo de lançamento irá verificar se já existe um cliente no Cloudware Business com esse número de contribuinte.
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Consulta das faturas
Nos avisos comunicados como faturas definitivas , ficará disponível uma ligação direta que permite a consulta da fatura.
Basta consultar a ficha desse avisos e aparecerá, no topo, uma ligação a indicar o número da fatura no Cloudware. Se clicar nessa ligação será aberto um novo separador com uma ligação a um resumo e à pré-visualização da fatura no Cloudware, sendo também possível descarregar a fatura em formato PDF.
Clicando nessa ligação será aberto um novo separador no seu navegador, com uma pré-visualização e um resumo dos dados da fatura. Poderá também descarregar uma cópia em PDF.
