Introdução
O Gecond está agora preparado para integrar despesas faturadas pelo titular da licença com o Cloudware Business.
O objetivo é permitir-lhe comunicar as despesas de administração e similares cobradas pela sua empresa aos condomínios para geração automática de faturas, ou, em sentido contrário, importar faturas associadas ao número de contribuinte da sua empresa e importá-las para o Gecond, criando as despesas.
Essa comunicação, portanto, pode ser feita em um dos dois sentidos seguintes:
- Comunicação de despesas do Gecond para o Cloudware Business, para faturação. Esta opção permite que despesas lançadas no Gecond através do agendamento ou manualmente, possam ser enviadas e geradas no Cloudware Business como faturas ou faturas-recibo.
- Importação de faturas existentes no Cloudware Business para criação de despesas no Gecond.
 | A comunicação somente pode ser feita em um dos sentidos. Veremos mais adiante como escolher o sentido de comunicação. |
Pré-requisitos
É necessário ter uma subscrição do Gecond e uma subscrição do Cloudware Business, com o mesmo número de contribuinte.
No Gecond deverá existir um fornecedor em que o número de contribuinte corresponda ao número de contribuinte do titular das subscrições do Gecond e do Cloudware. Serão as despesas desse fornecedor que poderão ser integradas com faturas ou faturas-recibo do Cloudware.
Como ativar a integração
Antes de poder utilizar a funcionalidade de integração, é necessário efetuar a configuração da ligação ao Cloudware / TOConline.
Esse passo é feito apenas uma vez.
Para proceder a essa configuração, deverá:
- Aceder à opção de menu "Administração ➜ Configurações" na barra lateral.
- Clicar na opção "Ligação à faturação".
- Nessa página verá uma área de configuração como a apresentada na imagem seguinte:
- Existem aqui informações que deverão ser obtidas no Cloudware Busines; para tal deve seguir estes passos:
Entrar no software Cloudware Business.
No menu Empresa, nas Configurações, escolher a opção Dados da API. A empresa no Cloudware deverá ter o mesmo número de contribuinte da licença no Gecond.
Nas configurações no Cloudware Business deverá ter preenchido o campo Endereço URL de redirect com a seguinte informação: http://127.0.0.1:4080/oauth/callback .
Deve copiar os dados do Identificador e Segredo aí apresentados para validar no Gecond se os endereços são os mesmos indicados no Cloudware.
Para qualquer dificuldade na obtenção destes dados deverá contactar o apoio técnico da Cloudware. Para ativar a ligação deverá clicar no botão
. Será apresentada uma mensagem a pedir a confirmação da ativação da integração:
Deverá clicar em "Sim" para proceder à ativação do serviço.
Caso ocorra algum problema na ativação (por exemplo, identificador ou segredo inválidos), será apresentada uma mensagem de erro:
Se o processo de ativação for bem-sucedido receberá uma mensagem de confirmação. Além disso, o texto do botão mudará de "Ativar" para "Desativar".
Depois de ativar, deverá indicar o sentido da integração entre o Gecond e o Cloudware Business, existindo dois sentidos possíveis:
Lançar despesas do Gecond no Cloudware
Deverá selecionar a primeira opção, "Permite lançar despesas do contribuinte ######### para o Cloudware / TOConline", em que o nº de contribuinte apresentado será o que está associado ao titular da licença.
Com esta opção selecionada, poderá lançar despesas faturadas pela empresa no Cloudware / TOConline.
Importar faturas lançadas no Cloudware para lançamento no Gecond.
Deverá selecionar a outra opção, "Permite gerar despesas através dos documentos Cloudware / TOConline".
Depois de selecionada esta opção, será necessário definir mais algumas informações. Em primeiro lugar, deverá indicar um fornecedor para associar às despesas que serão geradas a partir das faturas importadas.
Se clicar em
o Gecond abrirá automaticamente a página de pesquisa de entidades já com o critério de pesquisa pelo número de contribuinte do titular da licença definido e com a lista de resultados preenchida:
Bastará clicar na linha da entidade para escolher o fornecedor.
A segunda definição está relacionada com a possível existência de faturas de múltiplas linhas no Cloudware / TOConline:
- Cria apenas uma despesa no Gecond com o total
Com esta configuração ativa, o lançamento de uma fatura importada do Cloudware / TOConline dará origem a uma única despesa no Gecond, com valor igual ao total da fatura, independentemente do número de linhas da fatura.
- Cria uma despesa no Gecond por cada linha do documento
Se escolher esta opção, o lançamento de uma fatura importada com várias linhas dará origem a uma despesa separada por cada linha dessa fatura.
Depois de preencher essa informação não se esqueça de clicar no botão "Gravar" no topo da página. - Cria apenas uma despesa no Gecond com o total
Como usar no dia-a-dia.
Depois de ativar a integração, todos os documentos do fornecedor associado ao contribuinte registado na subscrição do Cloudware Business serão registados em uma lista de lançamentos pendentes, onde poderá proceder ao lançamento automático de faturas ou faturas-recibo no Cloudware ou das faturas no Gecond.
Lançar despesas do Gecond no Cloudware
Depois de ativar a integração, todos os documentos do fornecedor associado ao contribuinte registado na subscrição do Cloudware Business serão registados numa lista de lançamentos pendentes, onde poderá proceder-se ao lançamento automático de faturas ou faturas-recibo no Cloudware.
Para tal, acede-se ao menu Lançamentos ➜ Cloudware - Lançamentos pendentes,
onde poderá selecionar, a partir da lista das despesas (do fornecedor portador da identificação fiscal do detentor da licença) registadas na plataforma, aquelas que pretenda enviar para emissão de fatura ou fatura/recibo no Cloudware / TOConline.
Após selecionadas, estas despesas poderão ser lançadas no Cloudware / TOConline, selecionando o botão
ou eliminá-las da lista de lançamentos pendentes se a opção for
Importar faturas lançadas no Cloudware para lançamento no Gecond.
Depois de ativar o serviço de integração, o Gecond importará automatica e periodicamente informação sobre novas faturas ou faturas-recibo registadas no seu Cloudware, e que tenham sido faturadas a um número de contribuinte que coincida com o de algum condomínio.
Esses documentos ficarão disponíveis em uma lista de lançamentos pendentes, à espera da sua confirmação para a geração de despesas.
Essa lista está disponível na opção "Lançamentos ➜ Documentos de origem externa" na barra lateral.
- Ações - Se clicar no ícone
será aberta uma página com a informação detalhada da despesa a gerar. Poderá editar a informação pré-definida e utilizar o botão "Gravar e Sair" para gravar essa despesa. - Fornecedor - Aqui é apresentado o fornecedor integrado, que, no caso da integração do Gecond com o Cloudware, é o titular da licença do Gecond. Quando forem geradas as despesas será associado o fornecdor que definiu na configuração.
- Emissão - Data de emissão da fatura no Cloudware / TOC online.
- Doc. - Número do documento no Cloudware / TOC online. A forma de apresentação desse número dependerá da escolha da opção para o caso de um documento no Cloudware / TOConline ter várias linhas. Se a escolha for "Cria uma despesa no Gecond por cada linha do documento", além do número real do documento, será adicionado um contador sequencial (-1, -2, ...). No exemplo mostrado acima, a fatura FR 2020/2 tem duas linhas, que foram separadas em duas entradas na lista, FR 2020/2-1 ("Água") e FR 2020/2-2 (Honorários), para ajudar na diferenciação.
- Descrição - Também depende da configuração para várias linhas. Se optar por separar as várias linhas, será usada a descrição da rubrica no documento do Cloudware / TOConline; caso contrário, será usado o conteúdo das observações do documento.
- Condomínio - Nome do condomínio que tem o nº de contribuinte registado no documento.
- Orçamento - Por padrão, é apresentado o orçamento ativo do condomínio. Poderá usar a lista para escolher orçamentos anteriores que não estejam no estado "Fechado".
- Associar à rubrica - A lista apresenta as rubricas do orçamento selecionado, para associar à despesa que será gerada. É obrigatório selecionar uma rubrica para poder gerar a despesa.
- Valor - Valor do documento ou da linha.
- Documento - Este ícone permite visualizar ou descarregar o documento do Cloudware / TOConline.
Para gerar as despesas a partir da lista deverá selecionar as linhas que pretende lançar (ou selecionar todas usando a opção na linha dos títulos) e depois clicar no botão "Gerar despesas".
| É necessário ter em atenção que a data de importação da despesa para o Gecond será a data em que o processo de importação esteja a ser feito (ocorre durante a madrugada). Assim, um documento criado no Cloudware no dia 1 e que a data de faturação seja o dia 2, apenas estará disponível no Gecond no dia 3- data em que será importado. |