Introdução
O Gecond disponibiliza um serviço, Email Verificado, que permite a criação de um certificado digital, que servirá como prova de entrega de cada e-mail permitindo às comunicações por e-mail feitas a partir da plataforma uma validade similar ao correio registado.
O serviço de certificação de e-mails comprova a entrega de um e-mail através da geração de um certificado digital que pode ser consultado, transferido e apresentado como prova confiável da sua receção, certificada por entidade externa qualificada, em conformidade com o Regulamento da União Europeia 910/2014 (eIDAS).
Este certificado identifica a origem, o destinatário e todo o conteúdo da mensagem de e-mail para comprovar os seus envios, tal como fornecer informação:
- Conta de e-mail do destinatário
- Data e hora do envio do e-mail certificado
- Título do e-mail certificado
- Conteúdo de e-mail certificado
- Conteúdo de todos os anexos
 | A subscrição deste serviço está dispinível para a todas as versões do Gecond |
Ativação do serviço
A funcionalidade de envio de e-mails certificados pelo Gecond carece de prévia subscrição do serviço.
Esta subscrição poderá ser feita a partir da opção de menu Serviços + ou no momento em que se faz um envio de qualquer documento ou correspondência:
Na vista Imprimir / Enviar por e-mail será apresentada uma uma caixa Serviços de certificação de e-mails. A primeira vez que esta opção seja selecionada, será aberta uma nova janela,
Aquisição dos certificados
Após a subscrição do serviço, o utilizador poderá comprar pacotes de certificados que poderá utilizar na emissão dos e-mails a partir do Gecond. Para tal, deverá aceder ao menu Administração ➜ Loja online
No topo do ecrã, junto aos restantes contadores, o utilizador poderá consultar os certificados disponíveis:
Caso pretenda enviar e-mails certificados sem os ter disponíveis, receberá uma informação de erro:
Nesta condição, o Gecond não enviará qualquer dos e-mails solicitados.
Como funciona?
Após a subscrição do serviço e a aquisição dos certificados, quando, num envio de documento (aviso, recibo ou crédito) ou correspondência (carta de cobrança ou circular) por e-mail, o utilizador pretenda a geração do certificado de envio, deverá selecionar a opção Toda a correspondência em e-mail será certificada, na caixa Imprimir / Enviar por e-mail e premir o botão confirmar
Esta possibilidade ficará disponível em todas as formas de envio que impliquem a geração de e-mails:
Nas restantes opções, o botão de ativação dos certificados ficará desabilitado:
Após a seleção da opção de envio de e-mails certificados, fazendo Confirmar,
será apresentada uma caixa de diálogo para confirmação do envio da comunicação:
Acedendo à opção de menu Correspondência ➜ E-mails enviados,
o utilizador poderá consultar os e-mails certificados e o seu estado de envio
No caso de ocorrer qualquer erro no envio de e-mails certificados, na lista de e-mails enviados, ele será sinalizado com um sinal vermelho e será apresentada a informação de não entregue:
Os e-mails com certificado emitido serão identificados com um símbolo apresentado no início do texto do assunto:
O serviço de envio de e-mails certificados irá:
enviar o email certificado para o destinatário
criar atividade do tipo e-mail
enviar cópia do e-mail certificado para o endereço eletrónico do utilizador
Na conta de e-mail do destinatário será apresentada a comunicação como a de qualquer outro e-mail recebido, com o(s) anexo(s) associado(s), porém a identificação da conta do remetente será da conta associada ao serviço email verificado by Improxy: noreply@emailverificado.pt.
No Gecond será criada uma atividade do tipo e-mail, atribuída ao utilizador que ficará disponível na lista de atividades:
No detalhe da atividade estarão registados os dados do envio do mail:
Origem do e-mail: enviado;
Data/hora do envio do e-mail,
Condomínio associado ao envio
Atribuído a: identificação do utilizador responsável pelo envio
Assunto: do e-mail enviado
Designação de e-mail Certificado e pasta comprimida
com os seguintes documentos:
Anexo(s) associado(s) ao e-mail
Certificado de confirmação de envio do e-mail- Consulte aqui um exemplo de CERTIFICADO DE NOTIFICAÇÃO ELETRÓNICA
Corpo de texto do e-mail
As atividades criadas por este procedimento estão bloqueadas, não sendo passíveis de edição.
No caso de ter ocorrido qualquer erro no envio do e-mail certificado, no campo das observações da atividade, será apresentada a informação do erro ocorrido:
Será enviada cópia do e-mail certificado para o endereço eletrónico do utilizador. Nessa cópia do mail estará o corpo de texto enviado e, juntamente com o(s) anexo(s) enviados com o e-mail para o destinatário, o certificado de envio anexado:
| Notas: (i) Os e-mails certificados enviados têm como destino um único destinatário. Assim, se se proceder ao envio em lote de e-mails certificados, o Gecond atribuirá um certificado a cada um dos e-mails enviados; (ii) Da mesma forma funcionam as atividades criadas: será criada uma atividade por cada e-mail certificado enviado; (iii) a ocorrência de erro no envio do e-mail certificado não invalida o consumo do certificado associado ao e-mail. |