Vistas:

   Introdução


O Gecond disponibiliza um serviço, Email Verificado, que permite a criação de um certificado digital, que servirá como prova de entrega de cada e-mail permitindo às comunicações por e-mail feitas a partir da plataforma uma validade similar ao correio registado.

O serviço de certificação de e-mails comprova a entrega de um e-mail através da geração de um certificado digital que pode ser consultado, transferido e apresentado como prova confiável da sua receção, certificada por entidade externa qualificada, em conformidade com o Regulamento da União Europeia 910/2014 (eIDAS).

Este certificado identifica a origem, o destinatário e todo o conteúdo da mensagem de e-mail para comprovar os seus envios, tal como fornecer informação:

  • Conta de e-mail do destinatário
  • Data e hora do envio do e-mail certificado
  • Título do e-mail certificado
  • Conteúdo de e-mail certificado
  • Conteúdo de todos os anexos

 

A subscrição deste serviço está disponível para a todas as versões do Gecond

 

  Ativação do serviço


A funcionalidade de envio de e-mails certificados pelo Gecond carece de prévia subscrição do serviço.

Esta subscrição poderá ser feita a partir da opção de menu Serviços + ou no momento em que se faz um envio de qualquer documento ou correspondência:

 

Na vista Imprimir / Enviar por e-mail será apresentada uma uma caixa Serviços de certificação de e-mails. A primeira vez que esta opção seja selecionada, será aberta uma nova janela,

 

 Aquisição dos certificados


Após a subscrição do serviço, o utilizador poderá comprar pacotes de certificados que poderá utilizar na emissão dos e-mails a partir do Gecond. Para tal, deverá aceder ao menu Administração  Loja online

 

No topo do ecrã, junto aos restantes contadores, o utilizador poderá consultar os certificados disponíveis:

 

Caso pretenda enviar e-mails certificados sem os ter disponíveis, receberá uma informação de erro:

 

Nesta condição, o Gecond não enviará qualquer dos e-mails solicitados. A solução será aceder à Loja online, adquirir novo pacote de e-mails certificados e repetir oprocedimento de envio.

Se o crédito de e-mails certificados se esgotar durante o processo de envio de e-mails, estes não serão enviados, sendo apresentada na lista de e-mails enviados com erro a mensagem de falta de créditos suficientes:

 

  Como funciona?


Após a subscrição do serviço e a aquisição dos certificados, quando, num envio de documento (aviso, recibo ou crédito) ou correspondência (carta de cobrança ou circular) por e-mail, o utilizador pretenda a geração do certificado de envio, deverá selecionar a opção Toda a correspondência em e-mail será certificada, na caixa Imprimir / Enviar por e-mail e premir o botão confirmar

 

Esta possibilidade ficará disponível em todas as formas de envio que impliquem a geração de e-mails:

Nota:

No caso do envio dos documentos das assembleias de condóminos por e-mail certificado, o comportamento desta funcionalidade assume algumas especificidades que estão descritas no artigo do Centro de AjudaAtas e convocatórias- opções de envio por e-mail certificado.

 

Nas restantes opções, o botão de ativação dos certificados ficará desabilitado:

 

Após a seleção da opção de envio de e-mails certificados, fazendo Confirmar,

 

será apresentada uma caixa de diálogo para confirmação do envio da comunicação:

 

Acedendo à opção de menu Correspondência  E-mails enviados,

 

o utilizador poderá consultar os e-mails certificados e o seu estado de envio

No caso de ocorrer qualquer erro no envio de e-mails certificados, na lista de e-mails enviados, ele será sinalizado com um sinal vermelho e será apresentada a informação de não entregue:

 

Os e-mails com certificado emitido serão identificados com um símbolo apresentado no início do texto do assunto:

 

O serviço de envio de e-mails certificados irá:

 enviar o email certificado para o destinatário

 criar atividade do tipo e-mail

 enviar cópia do e-mail certificado para o endereço eletrónico do utilizador

 

 Na conta de e-mail do destinatário será apresentada a comunicação como a de qualquer outro e-mail recebido, com o(s) anexo(s) associado(s), porém a identificação da conta do remetente será da conta associada ao serviço email verificado by Improxy: ​​noreply@emailverificado.pt.

 

 No Gecond será criada uma atividade do tipo e-mail, atribuída ao utilizador que ficará disponível na lista de atividades:

 

No detalhe da atividade estarão registados os dados do envio do mail:

 

 Origem do e-mail: enviado;

 Data/hora do envio do e-mail,

 Condomínio associado ao envio

 Atribuído a: identificação do utilizador responsável pelo envio

 Assunto: do e-mail enviado

 Designação de e-mail Certificado e pasta comprimida

 

com os seguintes documentos:

 Anexo(s) associado(s) ao e-mail

 Certificado de confirmação de envio do e-mail- Consulte aqui um exemplo de CERTIFICADO DE NOTIFICAÇÃO ELETRÓNICA 

 Corpo de texto do e-mail

 

As atividades criadas por este procedimento estão bloqueadas, não sendo passíveis de edição.

  No caso de ter ocorrido qualquer erro no envio do e-mail certificado, no campo das observações da atividade, será apresentada a informação do erro ocorrido:

 

 Será enviada cópia do e-mail certificado para o endereço eletrónico do utilizador. Nessa cópia do mail estará o corpo de texto enviado e, juntamente com o(s) anexo(s) enviados com o e-mail para o destinatário, o certificado de envio anexado:

 

Notas:

(i) Os e-mails certificados enviados têm como destino um único destinatário. Assim, se se proceder ao envio em lote de e-mails certificados, o Gecond atribuirá um certificado a cada um dos e-mails enviados;

(ii) Da mesma forma funcionam as atividades criadas: será criada uma atividade por cada e-mail certificado enviado;

(iii) O número limite de carateres de cada e-mail a enviar não pode ultrapassar 8 000, caso contrário, dará erro no envio e no menu Correspondência  E-mails enviados, pesquisando pelos e-mails com erro, será apresentada informação relativa a essa situação:

Nestes casos a solução passa por remover estes emails para serem devolvidos os respetivos créditos, e fazer novo envio, mas com as devidas correções ao texto ou formatações do mesmo para que não ultrapasse o limite de 8000 caracteres.
 
(iv) A ocorrência de erro no envio do e-mail certificado não invalida o consumo do certificado associado ao e-mail.