Introdução
As convocatórias e atas das assembleias podem ser enviadas de várias formas para os condóminos, em função das suas preferências e das diferentes situações. Assim, esta documentação pode ser enviada em papel ou por e-mail ou, ainda, por ambos os canais de comunicação em simultâneo.
No caso do envio em papel, este pode ser entregue em mão, por correio simples, registado ou registado com aviso de receção; quanto ao envio por e-mail, este poderá ser feito por e-mail normal ou por e-mail certificado.
A funcionalidade de envio de e-mails certificados está disponível na plataforma Gecond para assegurar prova de entrega dos e-mails enviados. Este assunto é abordado no artigo do Centro de ajuda Envio de E-mails certificados.
Neste artigo serão abordadas as opções disponíveis para o envio de convocatórias e atas de assembleias de condóminos por e-mail certificado.
Envio de documentos
No momento do envio da convocatória ou da ata da assembleia de condóminos às entidades devidas, o utilizador terá a opção de selecionar a forma de envio:
No caso das formas de envio dos documentos por e-mail- que podem ser consideradas nas opções 
Utilizar preferências dos condóminos e 
Enviar o possível por email (o que não for possível enviar será impresso),
o utilizador poderá optar pelo envio de e-mails certificados.
Utilizar preferências dos condóminos
Com esta opção, apenas as entidades com preferência expressa do envio de correspondência por e-mail serão contempladas no envio.
As preferências dos condóminos são definidas nas suas fichas de registo em Entidades ➜ Condóminos e, no caso em apreço, as preferências dos condóminos no envio de correspondência relacionada com as Convocatórias e atas:
Poderá optar-se pelo envio da correspondência em papel, por e-mail ou, simultaneamente, em papel e por e-mail, caso se marquem ambas as opções.
Utilizando esta opção para o envio dos documentos da assembleia, sejam convocatórias ou atas, a caixa de ativação dos Serviços de certificação de e-mails disponibilizará a possibilidade de Ativar e-mails certificados, desmarcada por defeito:
Ativando os e-mails certificados serão disponibilizadas duas opções para certificação da correspondência a enviar:
Somente será certificada a correspondência de condóminos que tenham apenas a preferência de envio por e-mail
Nesta condição, os e-mails enviados apenas serão certificados se a preferência de envio das Convocatórias e atas for, exclusivamente, por e-mail (os condóminos que optem por receção da correspondência, apenas por papel ou por ambas as formas, papel e e-mail, não receberão e-mails certificados);
Toda a correspondência em e-mail será certificada
Todos os condóminos que tenham a preferência de envio de correspondência por e-mail selecionada, seja exclusivamente ou juntamente com a preferência de envio de correspondência em papel, receberão os e-mails certificados.
Enviar o possível por email (o que não for possível enviar será impresso)
Esta seleção determina que todas as entidades que tenham endereço de e-mail associado na sua ficha de registo, independentemente das suas preferências de envio, receberão a correspondência enviada por e-mail.
Nesta condição, é apresentada a possibilidade Toda a correspondência em e-mail será certificada desmarcada, por defeito, enviando e-mails normais a todos os condóminos que tenham endereço de e-mail registado:
Se a opção for selecionada, o Gecond enviará e-mails certificados para todos os condóminos que tenham registado endereço de e-mail.
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Em qualquer das condições, o envio de e-mails apenas será possível quando os endereços eletrónicos sejam válidos, caso contrário, não será possível enviar a correspondência por esta via. Porém, na eventualidade de tentar-se enviar e-mails certificados para endereços inválidos, o crédito referente ao certificado associado à tentativa de envio será consumido |
Em resumo, segue numa tabela a listagem de comportamentos no envio de e-mails com os documentos associados às assembleias, em função das parametrizações:
| Preferências de envio de correspondência | |||||
| Papel | Papel e e-mail | ||||
Utilizar preferências dos condóminos |
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| Ativar e-mails certificados | Não | Não envia e-mails | Envia e-mails | Envia e-mails | |
| Sim | Somente será certificada a correspondência de condóminos que tenham apenas a preferência de envio por e-mail | Não envia e-mails | Envia e-mails certificados | Envia e-mails | |
| Toda a correspondência em e-mail será certificada | Não envia e-mails | Envia e-mails certificados | Envia e-mails certificados | ||
Enviar o possível por e-mail (o que não for possível enviar será impresso |
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| Toda a correspondência em e-mail será certificada | Não | Desde que tenha e-mail registado | Envia e-mails | Envia e-mails | Envia e-mails |
| Sim | Desde que tenha e-mail registado | Envia e-mails certificados | Envia e-mails certificados | Envia e-mails certificados | |