Introdução
Este documento explica como configurar o email nas plataformas da Improxy.
Para aceder às configurações de e-mail deve escolher na barra lateral a opção Administração ➜ Configurações. Na página de configurações, selecione o separador "E-mail".
Consoante a(s) licença (s) contratualizadas pelo Titular da Licença, este poderá ter acesso a uma ou a mais do que uma das plataformas desenvolvidas pela Improxy (Gecond, Gesar ou Gimob).
Em função desta contratualização serão apresentadas opções iniciais diferenciadas:
No caso de o Titular tiver licença para um dos produtos Improxy (Gecond, Gesar ou Gimob), o utilzador poderá optar por Configurar a conta de e-mail a associar à sua aplicação ou não utilizar esta funcionalidade;
Caso o Titular tenha licença para mais que um dos produtos Improxy, seja qualquer uma das configurações:
Gecond + Gesar
Gecond + Gimob
Gesar + Gimob ou
Gecond + Gesar + Gimob
Em qualquer destas configurações será apresentada a opção Usar as mesmas configurações para todas as aplicações selecionada por defeito, significando que a mesma conta de e-mail e as mesmas regras serão utilizadas em qualquer das aplicações subcritas.
Em ambos os casos, licença para apenas uma aplicação ou, para várias mas com a opção Usar as mesmas configurações para todas as aplicações selecionada, será apresentada uma página de configurações de e-mail, semelhante à mostrada na imagem seguinte:
No caso de selecionar-se a opção Configurar por aplicação é dada ao utilizador a possibilidade de definir contas de e-mail e regras diferenciadas para cada aplicação, sendo disponibilizada uma página de configurações para cada uma das plataformas subscritas:
Vejamos agora o significado de cada área da página de configuração do e-mail.
Definições de e-mail
Nesta área deverá identificar o nome do remetente e o endereço de e-mail que pretenda ver identificado quando é feito o envio de e-mails pela organização.
Posteriormente, deverá preencher as configurações da caixa de correio que pretende usar para o envio de emails a partir da plataforma.
A informação aqui pedida é muito semelhante à informação que necessita de introduzir quando cria uma caixa de email em softwares de email (Outlook por exemplo). Se não tem essa informação, a mesma pode ser obtida junto ao seu fornecedor de alojamento e email.
O valor a introduzir na Porta SMTP normalmente é 25, mas o seu fornecedor pode indicar a necessidade de usar um outro valor.
 | No caso de tratar-se de uma conta Gmail será necessário um procedimento de segurança, Validação em dois passos, adicional. Para saber mais acerca da validação de segurança das contas gmail na plataforma, consulte o artigo Alteração de segurança a contas de email Google, no Centro de ajuda. |
Testar as definições
Depois de introduzir todos os dados, deve premir o botão "Testar" para validar a informação introduzida. Se alguma informação não estiver correta aparecerá a mensagem de erro:
Deverá rever a informação introduzida até que a resposta do botão "Testar" seja a mensagem de sucesso:
Arquivo de e-mails enviados
É possível configurar o comportamento da plataforma no que se refere à manutenção de cópias dos emails enviados. A área "Arquivo de e-mails enviados" permite definir esse comportamento entre duas opções:
Arquivo na plataforma.
Escolhendo a opção "Na plataforma" os e-mails enviados serão mantidos na plataforma.
Deverá clicar no botão "Gravar" para efetivar a alteração.
Com esta opção ativa os e-mails poderão ser consultados na própria plataforma. Para saber como, veja o artigo "Consultar o estado dos emails enviados".
Reencaminhamento para um email específico
Escolhendo a opção "Envia cópia oculta para:" deverá indicar um endereço de e-mail válido. Qualquer envio de e-mail a partir da plataforma enviará automaticamente uma cópia para o endereço aqui definido.
| Com esta configuração os e-mails enviados com sucesso serão apagados da plataforma. |
Deverá clicar no botão "Gravar" para efetivar a alteração.
Destinatários
Na ficha de uma entidade é possível definirem-se vários endereços de e-mail diferentes, sendo o primeiro dos e-mails registados considerado o e-mail principal da entidade. É possível configurar se o envio de mensagens de correio eletrónico é efetuado apenas para esse e-mail principal ou para todos os registados na ficha da entidade.
Apenas para o principal
Basta selecionar a opção "Enviar apenas para e-mail principal da entidade" e gravar.
Para todos os e-mails
Selecionando a opção "Envia para todos os e-mails da entidade" qualquer envio de e-mail será remetido para todos os endereços registados na ficha da entidade.
| Deve ter-se em atenção que esta opção poderá tornar o processamento dos e-mails mais lento, principalmente em operações de envio em lote para várias entidades. |
Remetente
Existem duas opções que controlam a designação do remetente do e-mail:
Utilizar e-mail e nome da agência
Neste caso o remetente usado será construído em função dos dados registados na opção Definições de e-mail. Com a informação do exemplo utilizado neste artigo, o remetente será Improxy <improxy@improxy.com> :
Utilizar e-mail e nome do colaborador
Neste caso o remetente usado será construído com os dados do colaborador, registados na sua ficha de colaborador, que poderão ser consultados na lista de colaboradores, em Administração ➜ Acessos > Colaboradores.
Com a informação do exemplo da imagem anterior o remetente será algo semelhante a
Gecond <antonio.almeida@improxy.com>, endereço para o qual o destinatário poderá fazer, automaticamente, reply.
| Recomendações
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