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  Introdução


 

A Improxy estabeleceu uma parceria com a MP - Serviços Postais, empresa especializada no serviço de expedição de correspondência para condomínios.

Com esta parceria, alargamos o leque de integrações no Gecond. Com esta integração poderá realizar:

  •     o envio da correspondência em lote sem sair da plataforma;
  •     o preenchimento automático dos códigos do registo de receção das convocatórias e atas;
  •     o acompanhamento do estado do seu registo.

 

Sendo operadora licenciada em serviços postais pela ANACOM, a MP – Serviços Postais trata de todas as fases da correspondência: 

  • Receção da correspondência a tratar através de meios eletrónicos.
  • Impressão e envelopagem da correspondência.
  • Expedição normal, registada e com aviso de receção.
  • Track & Trace: serviço de seguimento e localização de todos os envios.

 

  Pré-requisito


 

Para poder usufruir de todas estas funcionalidades de integração no gecond, deverá antes contactar a MS - Serviços Postais e aderir ao serviço. A Improxy será posteriormente notificada e ativará a integração com os serviços da MS - Serviços Postais.

Os contactos para adesão ao serviço são:

  • 221 133 100
  • adesao@massivepurple.pt

 

  Vantagens


 

As principais vantagens da integração do serviço da MS - Serviços Postais na plataforma Gecond são:

  • Rapidez: o que antes demorava horas ou dias, dependendo do volume da correspondência, agora poderá fazer em minutos.
  • Faturação à sua empresa ou aos condomínios respetivos.
  • Convocatórias e atas: preenchimento automático dos códigos do registo no Gecond (em desenvolvimento).
  • Maior rentabilidade de processos: processos mais ágeis, mais tempo disponível.

 

 

  Onde pode ser usado


 

A opção de envio de correspondência para a MS - Serviços Postais está disponível em várias funcionalidades do Gecond:

  •     nos processamentos periódicos, pontuais e de penalizações;
  •     na emissão ou impressão individual de avisos, créditos e adiantamentos;
  •     na emissão ou posterior impressão de recibos;
  •     na emissão ou posterior impressão de reembolsos;
  •     na geração de cartas de cobrança
  •     no envio de circulares
  •     nas cartas de pagamento a fornecedores
  •     nas declarações de encargos
  •     no envio de convocatórias
  •     no envio de atas

    

  Como usar


 

Em todas as opções listadas anteriormente, sempre que escolha uma opção de envio que implique alguma impressão, como, por exemplo, uma das seguintes

  • "Utilizar preferências do condómino" - e entre os condóminos selecionados há alguns com preferência de receção do documento em papel;
  • "Utilizar preferências apenas por carta" - e entre os condóminos selecionados há alguns com preferência de receção do documento em papel;
  • "Imprimir todos (ignorando preferências do condómino)"
  • "Enviar por e-mail (o que não for possível enviar será impresso)" - e algum envio por e-mail não é possível (por exemplo, por ter endereço de correio eletrónico inválido)
  • Envio de convocatórias
  • Envio de atas

será apresentada uma área associada ao tratamento de correspondência pela MP - Serviços Postais:

 

 

 

Essa área estará sempre visível, mas a sua disponibilidade dependerá do serviço estar ou não ativo. Caso o serviço não esteja ativo, os quadrados de selação das opções estarão desmarcados, como na imagem anterior, e se tentar selecionar a primeira opção verá uma mensagem a alertar para a necessidade de adesão:

 

 

Caso o serviço já esteja ativo, as opções estarão já marcadas por defeito, como na imagem seguinte:

 

 

A primeira opção, "Toda a correspondência em papel será enviada para a MP - Serviços Postais, para respetivo tratamento", deverá estar marcada para que todo o processo de envio dos documentos seja desencadeado. Se desejar que alguma operação de impressão não seja enviada para a MP - Serviços Postais basta desmarcar esta opção. Nesse caso, o processo de impressão será o usual, abrindo o documento a imprimir em formato PDF em uma nova aba do seu navegador, de onde poderá descarregar ou dar a ordem de impressão para a sua impressora.

Se a opção "Pré-visualizar antes de enviar e confirmar" estiver marcada, quando der a ordem de impressão / envio os documentos para impressão serão abertos em uma nova aba, para que possa confirmar o conteúdo dos documentos a enviar para a MP - Serviços Postais antes de confirmar esse envio.

Quando retornar à aba do Gecond, verá uma mensagem a pedir a confirmação do envio para a MP - Serviços Postais:

 

 

Deverá clicar em "Sim" para que o Gecond inicie o processo de preparação dos documentos apra envio para a MP. Se clicar em "Não", o envio ficará pendente, num estado "Envio não confirmado", que poderá confirmar futuramente, se desejar, na página de seguimento da correspondência enviada para a MP.

Poderá ver um artigo sobre o seguimento da correspondência nesta ligação: https://areaclientes.improxy.com/pt-pt/knowledgebase/article/KA-01483 .

 

Se, pelo contrário, essa opção não estiver marcada, mas a primeira opção de envio da correspondência estiver selecionada, os documentos serão automaticamente colocados em fila para envio, sem ser apresentada nenhuma pré-visualização nem ser pedida nenhuma confirmação desse envio. 

Em qualquer dos casos, está a ser desenvolvida uma área onde poderá posteriormente visualizar os documentos que foram enviados.

 

Caso os documentos a enviar permitam a junção de um anexo (por exemplo, no envio de circulares ou atas), os anexos serão também enviados para tratamento pela MP - Serviços Postais.

 

Para compreender melhor o processo, vejamos os passos para envio de correspondência para a MP - Serviços Postais com um exemplo, supondo que queremos enviar um recibo selecionado a partir da pesquisa de recibos emitidos:

   Depois de selecionar o recibo na lista, clicamos em  para abrir o formulário com as opções de impressão.

   No formulário com opções de impressão, escolhemos uma opção que gere uma impressão (no exemplo, a opção "Imprimir todos") e deixamos as duas opções do serviço da MP - Serviços Postais marcadas.

 

 

   Clicamos no botão "Confirmar".

   O formulário de opções de impressão será fechado, e verá uma mensagem a indicar que estão a ser gerados os documentos para envio:

 

Esta fase poderá durar mais ou menos tempo, dependendo do volume de documentos a gerar. Passados alguns segundos a mensagem é fechada.

   Como foi escolhida a opção "Pré-visualizar antes de enviar e confirmar" será aberta uma nova aba no seu navegador com a pré-visualização dos documentos a enviar para a MP - Serviços Postais. Aqui poderá verificar o conteúdo dos documentos a enviar.

Esta janela de pré-visualização é idêntica à que vê quando faz a visualização de documentos para impressão. Depois de confirmar os documentos poderá fechá-la, retornando à aba do Gecond.

   Retornando à página do Gecond, verá uma mensagem a pedir a confirmação do envio:

 

Se clicar em "Sim", os documentos serão assinalados para envio, sendo mostrada a seguinte mensagem de confirmação:

 

 

Um serviço autónomo é executado automaticamente várias vezes durante o dia e envia os documentos para a MP - Serviços Postais

 

Se clicar em "Não", o processo de envio será cancelado.

 

Caso não tenha selecionado a opção "Pré-visualizar antes de enviar e confirmar", depois do passo  será efetuado automaticamente o registo para envio dos documentos e apresentada a mensagem de confirmação

 

sem ser efetuada qualquer pré-visualização.

 

  Cartas de pré-contencioso


 

As cartas de pré-contencioso têm a particularidade de poderem ser acompanhadas da emissão de registos com ou sem avisos de receção. Por isso, depois da geração das cartas com a opção de envio para a MP - Serviços Postais selecionada, com ou sem a opção de pré-visualização marcada, será apresentada uma mensagem para que confirme o envio dos documentos e indique o tipo de registo pretendido.

 

 

  Convocatórias


 

Existem algumas particularidades associadas ao envio de convocatórias para tratamento pela MP - Serviços Postais. Vejamos em pormenor as opções da página de envio de convocatórias que estão relacionadas com este envio:

   Botões de ação

 

Abordando rapidamente as opções:

  • "Imprimir / Enviar por e-mail"

    Das várias opções existentes para impressão ou exportação na barra de botões no topo da página, apenas esta opção pode enviar documentos para a MP - Serviços Postais.

    Esta opção, em conjunção com outras configurações que abordaremos mais à frente, pode gerar convocatórias em papel para envio aos condóminos, e gerará convocatórias apenas para os condóminos que tenham a opção "Carta" selecionada na lista de condóminos.

  • "Imprimir avisos convocatórios" - Esta opção permite a impressão de avisos convocatórios para entrega em mão e por isso não faz sentido estes documentos serem enviados para a MP - Serviços Postais.

    Esta opção imprimirá da forma usual os avisos convocatórios para todos os condóminos que tenham a opção "Aviso" selecionada na lista de condóminos.

    Em versões do Gecond anteriores à integração com a MP - Serviços Postais, este botão não existia e a opção  fazia a impressão conjunta das convocatórias e dos avisos convocatórios.

    Atualmente, a impressão de convocatórias e de avisos convocatórios é feita sempre de forma separada, independentemente da seleção da opção de envio para a MP - Serviços Postais.

     

  • "Imprimir texto genérico" - Esta opção imprime uma cópia única do texto da convocatória sem qualquer destinatário. Pode, por exemplo, ser usada para afixar no prédio. Por isso, não tem qualquer relação com a opção de envio para a MP - Serviços Postais.
  • "Imprimir protocolo de entrega" - Permite a impressão individualizada do protocolo de entrega para confirmação da receção dos avisos convocatórios entregues em mão.

    Se usar a opção "Imprimir avisos convocatórios" e tiver marcado a opção o protocolo de entrega será automaticamente impresso em conjunto com os avisos convocatórios.

  • "Ficheiro moradas" - Permite a exportação da informação dos condóminos e suas moradas para um ficheiro em formato csv.
  • "Registos coletivos" - Gera a impressão de registos coletivos para os CTT dos condóminos que tenham a opção "Carta" selecionada na lista de condóminos.
  • "Registo de receção" - Dá acesso à página de controlo dos registos de receção. Para mais detalhes sobre essa página, pode consultar este artigo.

 

   Opções de impressão / envio por e-mail

 

Existe uma área com opções de escolha da forma de envio das convocatórias.

Se a opção escolhida implicar a impressão de convocatórias, poderá ser usada em conjunto com os serviços da MP - Serviços Postais.

 

   Tipo de registo

 

Nesta área pode definir o tipo de registo das cartas. 

 

Se a opção selecionada for "Registada com AR" e forem usados os serviços da MP - Serviços Postais será possível, em uma versão futura a ser disponibilizada em breve, acompanhar o estado do envio a partir de um código de acompanhamento gerado automaticamente pela MP - Serviços Postais.

A área dos registo de receção é acedida usando o botão  na barra de botões no topo da página.

 

O código de envio para a MP - Serviços Postais será gerado automaticamente e poderá clicar na seta junto ao código para ser direcionado para uma página da MP - Serviços Postais onde poderá acompanhar o estado do envio. Se tiver escolhido a opção de registo com aviso de receção o campo "Rececionada em" será automaticamente preenchido quando a correspondência for entregue. Esta opção está ainda em desenvolvimento.

 

   Serviços de impressão

 

O significado das opções de utilização dos serviços da MP - Serviços Postais é completamente análogo ao que foi explicado anteriormente. Como já foi referido, o envio para a MP - Serviços Postais somente será executado quando usar o botão   .

 

   Lista de condóminos

 

Na lista de condóminos pode indicar se pretende gerar uma convocatória para ser entregue por carta ou um aviso convocatório a ser entregue em mãos.

 

 

As procurações acompanharão o documento principal, ou seja:

  • Se o documento a gerar para um condómino for um aviso convocatório, será ignorado pela opção de envio para a MP - Serviços Postais, e a procuração também não será enviada.
  • Um aviso convocatório somente será impresso quando usar a opção "Imprimir avisos convocatórios"; a respectiva procuração será também impressa nessa opção.
  • Se o documento a imprimir for uma carta, será impressa na opção "Imprimir / Enviar por e-mail" e a procuração associada acompanhará a convocatória.
  • Se a carta for enviada para a MP - Serviços Postais, a procuração será também enviada.

 

  Atas


 

A opção "Imprimir folha de rosto / enviar" é a opção que pode enviar documentos para a MP - Serviços Postais, já que a opção "Imprimir modelo" gera apenas uma cópia da ata para impressão local.

Ao clicar na opção "Imprimir folha de rosto / enviar" é aberta uma nova página, "Envio de atas". As áreas que influenciam a integração com a MP - Serviços Postais são similares a algumas que existem nas convocatórias.

 

  Opções de impressão / envio por e-mail

 

Existe uma área com opções de escolha da forma de envio das atas.

 

Se a opção escolhida implicar a impressão de convocatórias, poderá ser usada em conjunto com os serviços da MP - Serviços Postais.

 

   Tipo de registo

 

Nesta área pode definir o tipo de registo das cartas. 

 

Se a opção selecionada for "Registada com AR" e forem usados os serviços da MP - Serviços Postais será possível, em uma versão futura a ser disponibilizada em breve, acompanhar o estado do envio a partir de um código de acompanhamento gerado automaticamente pela MP - Serviços Postais.

 

   Serviços de impressão

 

O significado das opções de utilização dos serviços da MP - Serviços Postais é completamente análogo ao que foi explicado anteriormente. Como já foi referido, o envio para a MP - Serviços Postais somente será executado quando usar o botão   .