Introdução
A Improxy estabeleceu uma parceria com a MP - Serviços Postais, empresa especializada no serviço de expedição de correspondência para condomínios.
Com esta parceria, alargamos o leque de integrações no Gecond. Com esta integração poderá realizar:
- o envio da correspondência em lote sem sair da plataforma;
- o preenchimento automático dos códigos do registo de receção das convocatórias e atas;
- o acompanhamento do estado do seu registo.
Sendo operadora licenciada em serviços postais pela ANACOM, a MP – Serviços Postais trata de todas as fases da correspondência:
- Receção da correspondência a tratar através de meios eletrónicos.
- Impressão e envelopagem da correspondência.
- Expedição normal, registada e com aviso de receção.
- Track & Trace: serviço de seguimento e localização de todos os envios.
Pré-requisito
Para poder usufruir de todas estas funcionalidades de integração no gecond, deverá antes contactar a MS - Serviços Postais e aderir ao serviço. A Improxy será posteriormente notificada e ativará a integração com os serviços da MS - Serviços Postais.
Os contactos para adesão ao serviço são:
- 221 133 100
- adesao@massivepurple-sp.pt
Vantagens
As principais vantagens da integração do serviço da MS - Serviços Postais na plataforma Gecond são:
- Rapidez: o que antes demorava horas ou dias, dependendo do volume da correspondência, agora poderá fazer em minutos.
- Faturação à sua empresa ou aos condomínios respetivos.
- Convocatórias e atas: preenchimento automático dos códigos do registo no Gecond (em desenvolvimento).
- Maior rentabilidade de processos: processos mais ágeis, mais tempo disponível.
Onde pode ser usado
A opção de envio de correspondência para a MS - Serviços Postais está disponível em várias funcionalidades do Gecond:
- nos processamentos periódicos, pontuais e de penalizações;
- na emissão ou impressão individual de avisos, créditos e adiantamentos;
- na emissão ou posterior impressão de recibos;
- na emissão ou posterior impressão de reembolsos;
- na geração de cartas de cobrança
- no envio de circulares
- nas cartas de pagamento a fornecedores
- nas declarações de encargos
- no envio de convocatórias
- no envio de atas
Como usar
Em todas as opções listadas anteriormente, sempre que escolha uma opção de envio que implique alguma impressão, como, por exemplo, uma das seguintes
- "Utilizar preferências do condómino" - e entre os condóminos selecionados há alguns com preferência de receção do documento em papel;
- "Utilizar preferências apenas por carta" - e entre os condóminos selecionados há alguns com preferência de receção do documento em papel;
- "Imprimir todos (ignorando preferências do condómino)"
- "Enviar por e-mail (o que não for possível enviar será impresso)" - e algum envio por e-mail não é possível (por exemplo, por ter endereço de correio eletrónico inválido)
- Envio de convocatórias
- Envio de atas
será apresentada uma área associada ao tratamento de correspondência pela MP - Serviços Postais:
Essa área estará sempre visível, mas a sua disponibilidade dependerá do serviço estar ou não ativo. Caso o serviço não esteja ativo, os quadrados de selação das opções estarão desmarcados, como na imagem anterior, e se tentar selecionar a primeira opção verá uma mensagem a alertar para a necessidade de adesão:
Caso o serviço já esteja ativo, as opções estarão já marcadas por defeito, como na imagem seguinte:
A primeira opção, "Toda a correspondência em papel será enviada para a MP - Serviços Postais, para respetivo tratamento", deverá estar marcada para que todo o processo de envio dos documentos seja desencadeado. Se desejar que alguma operação de impressão não seja enviada para a MP - Serviços Postais basta desmarcar esta opção. Nesse caso, o processo de impressão será o usual, abrindo o documento a imprimir em formato PDF em uma nova aba do seu navegador, de onde poderá descarregar ou dar a ordem de impressão para a sua impressora.
Se a opção "Pré-visualizar antes de enviar e confirmar" estiver marcada, quando der a ordem de impressão / envio os documentos para impressão serão abertos em uma nova aba, para que possa confirmar o conteúdo dos documentos a enviar para a MP - Serviços Postais antes de confirmar esse envio.
Quando retornar à aba do Gecond, verá uma mensagem a pedir a confirmação do envio para a MP - Serviços Postais:
Deverá clicar em "Sim" para que o Gecond inicie o processo de preparação dos documentos apra envio para a MP. Se clicar em "Não", o envio ficará pendente, num estado "Envio não confirmado", que poderá confirmar futuramente, se desejar, na página de seguimento da correspondência enviada para a MP.
 | Poderá ver um artigo sobre o seguimento da correspondência nesta ligação: https://areaclientes.improxy.com/pt-pt/knowledgebase/article/KA-01483 . |
Se, pelo contrário, essa opção não estiver marcada, mas a primeira opção de envio da correspondência estiver selecionada, os documentos serão automaticamente colocados em fila para envio, sem ser apresentada nenhuma pré-visualização nem ser pedida nenhuma confirmação desse envio.
Em qualquer dos casos, está a ser desenvolvida uma área onde poderá posteriormente visualizar os documentos que foram enviados.
 | Caso os documentos a enviar permitam a junção de um anexo (por exemplo, no envio de circulares ou atas), os anexos serão também enviados para tratamento pela MP - Serviços Postais, embora não sejam mostrados se pedir a visualização dos documentos antes de confirmar o envio. |
Para compreender melhor o processo, vejamos os passos para envio de correspondência para a MP - Serviços Postais com um exemplo, supondo que queremos enviar um recibo selecionado a partir da pesquisa de recibos emitidos:
Depois de selecionar o recibo na lista, clicamos em para abrir o formulário com as opções de impressão.
No formulário com opções de impressão, escolhemos uma opção que gere uma impressão (no exemplo, a opção "Imprimir todos") e deixamos as duas opções do serviço da MP - Serviços Postais marcadas.
Clicamos no botão "Confirmar".
O formulário de opções de impressão será fechado, e verá uma mensagem a indicar que estão a ser gerados os documentos para envio:
Esta fase poderá durar mais ou menos tempo, dependendo do volume de documentos a gerar. Passados alguns segundos a mensagem é fechada.
Como foi escolhida a opção "Pré-visualizar antes de enviar e confirmar" será aberta uma nova aba no seu navegador com a pré-visualização dos documentos a enviar para a MP - Serviços Postais. Aqui poderá verificar o conteúdo dos documentos a enviar.
Esta janela de pré-visualização é idêntica à que vê quando faz a visualização de documentos para impressão. Depois de confirmar os documentos poderá fechá-la, retornando à aba do Gecond.
Retornando à página do Gecond, verá uma mensagem a pedir a confirmação do envio:
Se clicar em "Sim", os documentos serão assinalados para envio, sendo mostrada a seguinte mensagem de confirmação:
Um serviço autónomo é executado automaticamente várias vezes durante o dia e envia os documentos para a MP - Serviços Postais.
Se clicar em "Não", o processo de envio será cancelado.
Caso não tenha selecionado a opção "Pré-visualizar antes de enviar e confirmar", depois do passo será efetuado automaticamente o registo para envio dos documentos e apresentada a mensagem de confirmação
sem ser efetuada qualquer pré-visualização.
Cartas de pré-contencioso
As cartas de pré-contencioso têm a particularidade de poderem ser acompanhadas da emissão de registos com ou sem avisos de receção. Por isso, depois da geração das cartas com a opção de envio para a MP - Serviços Postais selecionada, com ou sem a opção de pré-visualização marcada, será apresentada uma mensagem para que confirme o envio dos documentos e indique o tipo de registo pretendido.
Convocatórias
Existem algumas particularidades associadas ao envio de convocatórias para tratamento pela MP - Serviços Postais. Vejamos em pormenor as opções da página de envio de convocatórias que estão relacionadas com este envio:
Botões de ação
Abordando rapidamente as opções:
- "Imprimir / Enviar por e-mail"
Das várias opções existentes para impressão ou exportação na barra de botões no topo da página, apenas esta opção pode enviar documentos para a MP - Serviços Postais.
Esta opção, em conjunção com outras configurações que abordaremos mais à frente, pode gerar convocatórias em papel para envio aos condóminos, e gerará convocatórias apenas para os condóminos que tenham a opção "Carta" selecionada na lista de condóminos.
- "Imprimir avisos convocatórios" - Esta opção permite a impressão de avisos convocatórios para entrega em mão e por isso não faz sentido estes documentos serem enviados para a MP - Serviços Postais.
Esta opção imprimirá da forma usual os avisos convocatórios para todos os condóminos que tenham a opção "Aviso" selecionada na lista de condóminos.
Em versões do Gecond anteriores à integração com a MP - Serviços Postais, este botão não existia e a opção
fazia a impressão conjunta das convocatórias e dos avisos convocatórios.
Atualmente, a impressão de convocatórias e de avisos convocatórios é feita sempre de forma separada, independentemente da seleção da opção de envio para a MP - Serviços Postais.
- "Imprimir texto genérico" - Esta opção imprime uma cópia única do texto da convocatória sem qualquer destinatário. Pode, por exemplo, ser usada para afixar no prédio. Por isso, não tem qualquer relação com a opção de envio para a MP - Serviços Postais.
- "Imprimir protocolo de entrega" - Permite a impressão individualizada do protocolo de entrega para confirmação da receção dos avisos convocatórios entregues em mão.
Se usar a opção "Imprimir avisos convocatórios" e tiver marcado a opção
o protocolo de entrega será automaticamente impresso em conjunto com os avisos convocatórios.
- "Ficheiro moradas" - Permite a exportação da informação dos condóminos e suas moradas para um ficheiro em formato csv.
- "Registos coletivos" - Gera a impressão de registos coletivos para os CTT dos condóminos que tenham a opção "Carta" selecionada na lista de condóminos.
- "Registo de receção" - Dá acesso à página de controlo dos registos de receção. Para mais detalhes sobre essa página, pode consultar este artigo.
Opções de impressão / envio por e-mail
Existe uma área com opções de escolha da forma de envio das convocatórias.
Se a opção escolhida implicar a impressão de convocatórias, poderá ser usada em conjunto com os serviços da MP - Serviços Postais.
Tipo de registo
Nesta área pode definir o tipo de registo das cartas.
Se a opção selecionada for "Registada com AR" e forem usados os serviços da MP - Serviços Postais será possível, em uma versão futura a ser disponibilizada em breve, acompanhar o estado do envio a partir de um código de acompanhamento gerado automaticamente pela MP - Serviços Postais.
A área dos registo de receção é acedida usando o botão na barra de botões no topo da página.
O código de envio para a MP - Serviços Postais será gerado automaticamente e poderá clicar na seta junto ao código para ser direcionado para uma página da MP - Serviços Postais onde poderá acompanhar o estado do envio. Se tiver escolhido a opção de registo com aviso de receção o campo "Rececionada em" será automaticamente preenchido quando a correspondência for entregue. Esta opção está ainda em desenvolvimento.
Serviços de impressão
O significado das opções de utilização dos serviços da MP - Serviços Postais é completamente análogo ao que foi explicado anteriormente. Como já foi referido, o envio para a MP - Serviços Postais somente será executado quando usar o botão .
Lista de condóminos
Na lista de condóminos pode indicar se pretende gerar uma convocatória para ser entregue por carta ou um aviso convocatório a ser entregue em mãos.
As procurações acompanharão o documento principal, ou seja:
- Se o documento a gerar para um condómino for um aviso convocatório, será ignorado pela opção de envio para a MP - Serviços Postais, e a procuração também não será enviada.
- Um aviso convocatório somente será impresso quando usar a opção "Imprimir avisos convocatórios"; a respectiva procuração será também impressa nessa opção.
- Se o documento a imprimir for uma carta, será impressa na opção "Imprimir / Enviar por e-mail" e a procuração associada acompanhará a convocatória.
- Se a carta for enviada para a MP - Serviços Postais, a procuração será também enviada.
Atas
A opção "Imprimir folha de rosto / enviar" é a opção que pode enviar documentos para a MP - Serviços Postais, já que a opção "Imprimir modelo" gera apenas uma cópia da ata para impressão local.
Ao clicar na opção "Imprimir folha de rosto / enviar" é aberta uma nova página, "Envio de atas". As áreas que influenciam a integração com a MP - Serviços Postais são similares a algumas que existem nas convocatórias.
Opções de impressão / envio por e-mail
Existe uma área com opções de escolha da forma de envio das atas.
Se a opção escolhida implicar a impressão de convocatórias, poderá ser usada em conjunto com os serviços da MP - Serviços Postais.
Tipo de registo
Nesta área pode definir o tipo de registo das cartas.
Se a opção selecionada for "Registada com AR" e forem usados os serviços da MP - Serviços Postais será possível, em uma versão futura a ser disponibilizada em breve, acompanhar o estado do envio a partir de um código de acompanhamento gerado automaticamente pela MP - Serviços Postais.
Serviços de impressão
O significado das opções de utilização dos serviços da MP - Serviços Postais é completamente análogo ao que foi explicado anteriormente. Como já foi referido, o envio para a MP - Serviços Postais somente será executado quando usar o botão .