Introdução
A Improxy estabeleceu uma parceria com a MP - Serviços Postais, empresa especializada no serviço de expedição de correspondência para condomínios.
Com esta parceria, alargamos o leque de integrações no Gecond. Com esta integração poderá realizar:
o envio da correspondência em lote sem sair da plataforma;
o preenchimento automático dos códigos do registo de receção das convocatórias e atas;
o acompanhamento do estado do seu registo.
Sendo operadora licenciada em serviços postais pela ANACOM, a MP – Serviços Postais trata de todas as fases da correspondência:
Receção da correspondência a tratar através de meios eletrónicos.
Impressão e envelopagem da correspondência.
Expedição normal, registada e com aviso de receção.
Track & Trace: serviço de seguimento e localização de todos os envios.
Pré-requisito
Para poder usufruir de todas estas funcionalidades de integração no Gecond, deverá, antes, contactar a MS - Serviços Postais e aderir ao serviço. A Improxy será posteriormente notificada e ativará a integração com os serviços da MP - Serviços Postais.
Os contactos para adesão ao serviço são:
223 230 506
adesao@massivepurple-sp.pt
Vantagens
As principais vantagens da integração do serviço da MP - Serviços Postais na plataforma Gecond são:
Rapidez: o que antes demorava horas ou dias, dependendo do volume da correspondência, agora poderá fazer em minutos.
Faturação à sua empresa ou aos condomínios respetivos.
Convocatórias e atas: preenchimento automático dos códigos do registo no Gecond
Maior rentabilidade de processos: processos mais ágeis, mais tempo disponível.
Onde pode ser usado
A opção de envio de correspondência para a MP - Serviços Postais está disponível em várias funcionalidades do Gecond:
nos processamentos periódicos, pontuais e de penalizações;
na emissão ou impressão individual de avisos, créditos e adiantamentos;
na emissão ou posterior impressão de recibos;
na emissão ou posterior impressão de reembolsos;
na geração de cartas de cobrança
no envio de circulares
nas cartas de pagamento a fornecedores
nas declarações de encargos
no envio de convocatórias
no envio de atas
Como usar
Em todas as opções listadas anteriormente, sempre que escolha uma opção de envio que implique alguma impressão, como, por exemplo, uma das seguintes
"Utilizar preferências do condómino" - e entre os condóminos selecionados há alguns com preferência de receção do documento em papel;
"Utilizar preferências apenas por carta" - e entre os condóminos selecionados há alguns com preferência de receção do documento em papel;
"Imprimir todos (ignorando preferências do condómino)"
"Enviar por e-mail (o que não for possível enviar será impresso)" - e algum envio por e-mail não é possível (por exemplo, por ter endereço de correio eletrónico inválido)
Envio de convocatórias
Envio de atas
será apresentada uma área associada ao tratamento de correspondência pela MP - Serviços Postais:
Essa área estará sempre visível, mas a sua disponibilidade dependerá do serviço estar ou não ativo. Caso o serviço não esteja ativo, os quadrados de seleção das opções estarão desmarcados, como na imagem anterior, e se tentar selecionar a primeira opção verá uma mensagem a alertar para a necessidade de adesão:
Caso o serviço já esteja ativo, as opções estarão já marcadas por defeito, como na imagem seguinte:
A primeira opção, "Toda a correspondência em papel será enviada para a MP - Serviços Postais, para respetivo tratamento", deverá estar marcada para que todo o processo de envio dos documentos seja desencadeado. Se desejar que alguma operação de impressão não seja enviada para a MP - Serviços Postais basta desmarcar esta opção. Nesse caso, o processo de impressão será o usual, abrindo o documento a imprimir em formato PDF em uma nova aba do seu navegador, de onde poderá descarregar ou dar a ordem de impressão para a sua impressora.
Se a opção "Pré-visualizar antes de enviar e confirmar" estiver marcada, quando der a ordem de impressão / envio os documentos para impressão serão abertos em uma nova aba, para que possa confirmar o conteúdo dos documentos a enviar para a MP - Serviços Postais antes de confirmar esse envio.
Quando retornar à aba do Gecond, verá uma mensagem a pedir a confirmação do envio para a MP - Serviços Postais:
Deverá clicar em "Sim" para que o Gecond inicie o processo de preparação dos documentos para envio para a MP - Serviços Postais. Se clicar em "Não", o envio ficará pendente, num estado "Envio não confirmado", que poderá confirmar futuramente, se desejar, na página de seguimento da correspondência enviada para a MP - Serviços Postais.
 | Poderá ver um artigo sobre o seguimento da correspondência nesta ligação: https://areaclientes.improxy.com/pt-pt/knowledgebase/article/KA-01483 . |
Se, pelo contrário, esta opção não estiver marcada, mas a primeira opção de envio da correspondência estiver selecionada, os documentos serão automaticamente colocados em fila para envio, sem ser apresentada nenhuma pré-visualização nem ser pedida nenhuma confirmação desse envio.
Em qualquer dos casos, está a ser desenvolvida uma área onde poderá posteriormente visualizar os documentos que foram enviados.
 | Caso os documentos a enviar permitam a junção de um anexo (por exemplo, no envio de circulares ou atas), os anexos serão também enviados para tratamento pela MP - Serviços Postais, embora não sejam mostrados se pedir a visualização dos documentos antes de confirmar o envio. |
Para compreender melhor o processo, vejamos os passos para envio de correspondência para a MP - Serviços Postais com um exemplo, supondo que queremos enviar um recibo selecionado a partir da pesquisa de recibos emitidos:
Depois de selecionar o recibo na lista, para abrir o formulário com as opções de impressão, clicamos em:
No formulário com opções de impressão, escolhemos uma opção que gere uma impressão (no exemplo, a opção "Imprimir todos") e deixamos as duas opções do serviço da MP - Serviços Postais marcadas.
Clicamos no botão "Confirmar".
O formulário de opções de impressão será fechado, e verá uma mensagem a indicar que estão a ser gerados os documentos para envio:
Esta fase poderá durar mais ou menos tempo, dependendo do volume de documentos a gerar. Passados alguns segundos a mensagem é fechada.
Como foi escolhida a opção "Pré-visualizar antes de enviar e confirmar" será aberta uma nova aba no seu navegador com a pré-visualização dos documentos a enviar para a MP - Serviços Postais. Aqui poderá verificar o conteúdo dos documentos a enviar.
Esta janela de pré-visualização é idêntica à que vê quando faz a visualização de documentos para impressão. Depois de confirmar os documentos poderá fechá-la, retornando à aba do Gecond.
Retornando à página do Gecond, verá uma mensagem a pedir a confirmação do envio:
Se clicar em "Sim", os documentos serão assinalados para envio, sendo mostrada a seguinte mensagem de confirmação:
Um serviço autónomo é executado automaticamente várias vezes durante o dia e envia os documentos para a MP - Serviços Postais.
Se clicar em "Não", o processo de envio será cancelado.
Caso não tenha selecionado a opção "Pré-visualizar antes de enviar e confirmar", depois do passo será efetuado automaticamente o registo para envio dos documentos e apresentada a mensagem de confirmação
sem ser efetuada qualquer pré-visualização.
Cartas de pré-contencioso
As cartas de pré-contencioso têm a particularidade de poderem ser acompanhadas da emissão de registos com ou sem avisos de receção. Por isso, depois da geração das cartas com a opção de envio para a MP - Serviços Postais selecionada, com ou sem a opção de pré-visualização marcada, será apresentada uma mensagem para que confirme o envio dos documentos e indique o tipo de registo pretendido.
Convocatórias
Existem algumas particularidades associadas ao envio de convocatórias para tratamento pela MP - Serviços Postais. Vejamos em pormenor as opções da página de envio de convocatórias que estão relacionadas com este envio:
Botões de ação
Abordando rapidamente as opções:
"Imprimir / Enviar por e-mail"
Das várias opções existentes para impressão ou exportação na barra de botões no topo da página, apenas esta opção pode enviar documentos para a MP - Serviços Postais.
Esta opção, em conjunção com outras configurações que abordaremos mais à frente, pode gerar convocatórias em papel para envio aos condóminos, e gerará convocatórias apenas para os condóminos que tenham a opção "Carta" selecionada na lista de condóminos.
"Imprimir avisos convocatórios" - Esta opção permite a impressão de avisos convocatórios para entrega em mão e por isso não faz sentido estes documentos serem enviados para a MP - Serviços Postais.
Esta opção imprimirá da forma usual os avisos convocatórios para todos os condóminos que tenham a opção "Aviso" selecionada na lista de condóminos.
| A impressão de convocatórias e de avisos convocatórios é feita sempre de forma separada, independentemente da seleção da opção de envio para a MP - Serviços Postais. |
"Imprimir texto genérico" - Esta opção imprime uma cópia única do texto da convocatória sem qualquer destinatário. Pode, por exemplo, ser usada para afixar no prédio. Por isso, não tem qualquer relação com a opção de envio para a MP - Serviços Postais.
"Imprimir protocolo de entrega" - Permite a impressão individualizada do protocolo de entrega para confirmação da receção dos avisos convocatórios entregues em mão.
Se usar a opção "Imprimir avisos convocatórios" e tiver marcado a opção 
o protocolo de entrega será automaticamente impresso em conjunto com os avisos convocatórios.
"Ficheiro moradas" - Permite a exportação da informação dos condóminos e suas moradas para um ficheiro em formato csv.
"Registos coletivos" - Gera a impressão de registos coletivos para os CTT dos condóminos que tenham a opção "Carta" selecionada na lista de condóminos.
"Registo de receção" - Dá acesso à página de controlo dos registos de receção. Para mais detalhes sobre essa página, pode consultar este artigo.
Opções de impressão / envio por e-mail
Existe uma área com opções de escolha da forma de envio das convocatórias.
Se a opção escolhida implicar a impressão de convocatórias, poderá ser usada em conjunto com os serviços da MP - Serviços Postais.
Tipo de registo
Nesta área pode definir o tipo de registo das cartas.
Se a opção selecionada for "Registada com AR" e forem usados os serviços da MP - Serviços Postais é possível acompanhar o estado do envio a partir de um código de acompanhamento gerado automaticamente pela MP - Serviços Postais.
A área dos registo de receção é acedida usando o botão 
na barra de botões no topo da página.
O código de envio para a MP - Serviços Postais será gerado automaticamente e poderá clicar na seta junto ao código para ser direcionado para uma página da MP - Serviços Postais onde poderá acompanhar o estado do envio. Se tiver escolhido a opção de registo com aviso de receção o campo "Rececionada em" será automaticamente preenchido quando a correspondência for entregue.
Serviços de impressão
O significado das opções de utilização dos serviços da MP - Serviços Postais é completamente análogo ao que foi explicado anteriormente. Como já foi referido, o envio para a MP - Serviços Postais somente será executado quando usar o botão .
Lista de condóminos
Na lista de condóminos pode indicar se pretende gerar uma convocatória para ser entregue por carta ou um aviso convocatório a ser entregue em mãos.
As procurações acompanharão o documento principal, ou seja:
Se o documento a gerar para um condómino for um aviso convocatório, será ignorado pela opção de envio para a MP - Serviços Postais, e a procuração também não será enviada.
Um aviso convocatório somente será impresso quando usar a opção "Imprimir avisos convocatórios"; a respctiva procuração será também impressa nessa opção.
Se o documento a imprimir for uma carta, será impressa na opção "Imprimir / Enviar por e-mail" e a procuração associada acompanhará a convocatória.
Se a carta for enviada para a MP - Serviços Postais, a procuração será também enviada.
Atas
A opção "Imprimir folha de rosto / enviar" é a opção que pode enviar documentos para a MP - Serviços Postais, já que a opção "Imprimir modelo" gera apenas uma cópia da ata para impressão local.
Ao clicar na opção "Imprimir folha de rosto / enviar" é aberta uma nova página, "Envio de atas". As áreas que influenciam a integração com a MP - Serviços Postais são similares a algumas que existem nas convocatórias.
Opções de impressão / envio por e-mail
Existe uma área com opções de escolha da forma de envio das atas.
Se a opção escolhida implicar a impressão de convocatórias, poderá ser usada em conjunto com os serviços da MP - Serviços Postais.
Tipo de registo
Nesta área pode definir o tipo de registo das cartas.
Se a opção selecionada for "Registada com AR" e forem usados os serviços da MP - Serviços Postais será possível, em uma versão futura a ser disponibilizada em breve, acompanhar o estado do envio a partir de um código de acompanhamento gerado automaticamente pela MP - Serviços Postais.
Serviços de impressão
O significado das opções de utilização dos serviços da MP - Serviços Postais é completamente análogo ao que foi explicado anteriormente. Como já foi referido, o envio para a MP - Serviços Postais somente será executado quando usar o botão .