Introdução
O Gecond disponibiliza um conjunto de parametrizações relacionadas com o envio de documentos de cobrança que permitirão automatizar o seu lançamento.
O envio automático de débitos é uma funcionalidade do Gecond PLUS e dos condomínios Premium. |
Poderá programar-se o Gecond para efetuar automaticamente o envio dos débitos provenientes de qualquer processamento periódico, em datas predeterminadas, sem necessidade de intervenção manual.
A parametrização do envio automático de débitos é feita no menu Administração ➜ Configurações, separador Gecond, e poderá ser feita de forma geral para todos os condomínios ou de forma particular para um ou um grupo de condomínios.
Envio automático de débitos
O envio automático dos débitos pode ser parametrizado.
Em função das parametrizações feitas, este envio automático poderá (ou não) disponibilizar documentos de origens diferentes.
Pode optar-se por não efetuar qualquer envio automático. Neste caso, para fazer o envio dos documentos, o utilizador deverá aceder a Lançamentos ➜ Avisos, créditos e adiantamentos, selecionar os documentos pretendidos e efetuar o seu envio manualmente.
Caso pretenda que o envio dos dos documentos de débito seja automático, o utilizador poderá optar pelo envio de Avisos ( ) ou de Cartas de cobrança ()
Enviar avisos
Esta é a opção predefinida. Com a escolha desta opção serão enviados avisos de cobrança na data a determinar.
Enviar carta de cobrança.
Com esta opção serão enviadas cartas de cobrança, em vez dos avisos.
A seleção desta opção disponibiliza mais algumas configurações:
As configurações adicionais para o envio de carta de cobrança são:
Modelo de texto
Desta lista deverá escolher-se um dos modelos de texto associados a cartas de cobrança. Os modelos de texto podem ser geridos a partir da opção "Administração ➜ Tabelas ➜ Modelos de texto".
Créditos disponíveis
Permite controlar a apresentação de eventuais créditos por utilizar nas cartas de cobrança, com as três opções seguintes:
Não apresentar - Não serão incluídos quaisquer créditos disponíveis.
Apresentar todos - Todos os créditos disponíveis existentes no momento do processamento serão considerados, independentemente da sua data de emissão.
Apenas os emitidos antes da data de vencimento considerada - Somente os créditos com valor disponível cuja data de emissão seja inferior à data de vencimento dos avisos gerados no processamento serão listados nas cartas de cobrança.
Excluir entidades em contencioso
A ativação desta opção permite excluir o envio de cartas de cobrança para condóminos com processos de contencioso em curso.
Excluir entidades em pré-contencioso
A ativação desta opção permite excluir o envio de cartas de cobrança para condóminos com processos de pré-contencioso em curso.
Após a definição do tipo de documento a enviar (avisos ou carta de cobrança) o utilizador deverá, ainda, determinar o Dia do mês para envio dos débitos, os Documentos a incluir, as Preferências de envio e a forma de envio ( e ):
Dia do mês para envio dos débitos
Pode definir-se em que dia do mês será feito o envio automático dos documentos de débito. Por defeito, será o dia 1; porém, o utilizador poderá definir outro dia para os envios, por exemplo, se o dia do mês para o envio dos débitos estiver designado como o dia 10, o processamento do mês, com data no dia 1, apenas será enviado automaticamente, para as entidades, no dia 10 desse mês.
NOTA: É importante ter em conta a coerência da definição desta data com os parâmetros definidos na ficha do condomínio. No caso do exemplo apresentado anteriormente, o envio da documentação ao dia 10 de cada mês poderia não estar de acordo com o número de dias de vencimento dos avisos, podendo incorrer-se na situação indesejável de enviarem-se avisos (ou cartas de cobrança) em data posterior à data de vencimento dos processamentos. |
Documentos a incluir
O utilizador poderá determinar se pretende que o envio automático dos avisos inclua informação de
Todos os documentos em aberto a vencer até ao final do mês corrente: incluirá, no aviso- ou carta de cobrança- todos os documentos em aberto a vencer até ao final do mês corrente, juntando os créditos disponíveis. No caso, das cartas de cobrança é possível excluir os créditos disponíveis.
Em resumo, serão enviados os valores referentes ao processamento periódico automático associado (caso exista) e todos os valores de processamentos periódicos ou pontuais por liquidar, créditos ou débitos), independentemente de estarem associados a processamentos ou não.
ou optar por incluir
Apenas os documentos ainda não enviados dos processamentos periódicos do mês corrente (neste caso, os documentos a enviar dirão respeito exclusivamente aos processamentos periódicos correspondentes.
Caso algum processamento periódico tenha sido, entretanto, enviado manualmente, este não será novamente enviado.
Preferências de envio dos documentos.
Esta área ficará disponível se uma das opções de envio (avisos ou carta de cobrança) estiver ativada. Se a sua seleção for "Não faz envio automático" esta área não ficará disponível.
Antes de vermos detalhadamente o efeito de cada uma das hipóteses, convém abordarmos rapidamente o significado de "envio" associado ao lançamento de um documento, já que há um tratamento diferente consoante a configuração implique o envio por e-mail ou a impressão em papel.
Depois de um lançamento, os documentos configurados para envio por e-mail serão automaticamente colocados na fila de e-mails, para tratamento imediato.
Os documentos configurados para impressão terão um tratamento dependente de uma opção que será explicada mais adiante, podendo ser adicionados a uma lista de impressões pendentes, disponível no painel de entrada do Gecond, para que se possa imprimi-los posteriormente, ou enviados para tratamento externo pela MP - Serviços Postais. Poderá ver um artigo sobre as impressões pendentes no artigo Impressões pendentes, no Centro de ajuda.
O significado de cada preferência é o seguinte:
Utilizar preferências do condómino
Com esta preferência cada documento será enviado por e-mail ou marcado para impressão de acordo com a preferência explicitamente definida na ficha do condómino para avisos ou cartas de cobrança.
Enviar apenas para quem tem preferência de envio por papel
Neste caso, se o condómino tiver definida a sua preferência de receção dos avisos de cobrança para "papel" os documentos serão marcados para impressão, ficando disponíveis em Correspondência ➜ Impressões pendentes; se a preferência do condómino for "E-mail", será ignorada e os documentos não serão enviados.
Imprimir todos (ignorando preferências do condómino)
Todos os documentos são marcados para impressão, independentemente das preferências do condómino.
Enviar por e-mail (o que não for possível enviar será impresso)
Todos os documentos serão enviados por e-mail para as entidades que tenham endereços de correio eletrónico definidos e válidos. Caso não seja possível enviar os e-mails por algum desses motivos, o documento será marcado para impressão.
Enviar apenas por e-mail
Todos os documentos serão enviados por e-mail para as entidades que tenham endereços de correio eletrónico definidos e válidos. Caso não seja possível efetuar o envio, nenhuma ação será executada, ou seja, os documentos não serão considerados para impressão.
Usar serviços de envio de E-mails certificados
Se pretender, o utilizador poderá fazer o envio de mail certificado, de modo a garantir a evidência do mesmo, acedendo ao serviço, E-mail verificado by Improxy.
Poderá consultar-se mais informação acerca desta funcionalidade no artigo Envio de E-mails certificados.
Usar serviços de impressão e distribuição da MP - Serviços Postais
Esta opção encontra-se disponível caso tenha o serviço da MP - Serviços Postais ativado. Se estiver selecionada, todos os documentos marcados para impressão serão enviados para tratamento pela MP - Serviços Postais quando o processamento for automaticamente efetuado.
Poderá consultar-se mais informação acerca deste serviço no artigo Integração com MP - Serviços Postais no Centro de ajuda.