Introdução
O SMD (Sistema de Monitorização de Dívidas) é um sistema que permite a automatização de abertura de processos de pré-contencioso relativos a valores em dívida. Este sistema deverá ser ativado e configurado no menu Administração ➜ Configurações,
separador Gecond, onde será apresentada a opção de ativar o sistema SMD:
Configurações
Ativado o SMD, será disponibilizado um conjunto de opções de configuração do sistema:
Ativar SMD (Sistema de Monitorização de Dívidas)
Quando esta opção é marcada, as restantes opções de parametrização ficam disponíveis para que possa configurar-se o sistema de monitorização de dívidas.
 | Nota: não basta marcar esta opção e preencher os restantes parâmetros; é necessário gravar. |
Enviar notificações após identificação de entidades em dívida
Quando forem criados processos de pré-contencioso por este sistema, em função da seleção feita, o Gecond notificará os gestores do condomínio ou um colaborador específico.
- Todos os gestores do condomínio
Todos os colaboradores associados ao condomínio enquanto gestores, sejam o principal ou não. A associação dos colaboradores ao condomínio, enquanto gestores, é feita no separador Contactos, na ficha do condomínio;
- Um colaborador específico
Neste caso, o colaborador deverá ser identificado:
Além das notificações da identificação das entidades que incorram nas condições de abertura de processos de pré-contencioso, também serão lançadas notificações no caso de ocorrerem anomalias na comunicação com os condóminos:
- caso estes não tenham endereço de correio eletrónico válido ou não autorizem contactos da administração de condomínios por e-mail;
Tanto o endereço eletrónico como a autorização de contacto por e-mail e a situação de exclusão relativa a processos de pré-contencioso são registados na ficha da entidade:
| Nota: o envio de notificações é independente das preferências de envio de correspondência; assim, mesmo que a opção de envio de correspondência (Cartas e circulares) por e-mail não esteja selecionada, desde que tenha e-mail válido e a autorização de contacto por e-mail, a entidade será notificada por correio eletrónico. |
- caso se trate de entidades com algum registo de motivo de exclusão de pré-contencioso na sua ficha ou
- caso já tenham processo de pré-contencioso ou contencioso abertos.
Dívida superior a
O utilizador poderá determinar um valor mínimo de dívida a partir do qual o sistema lançará para validação o processo de pré-contencioso.
Em dívida há mais de
Pode ser definida a antiguidade das dívidas passíveis de lançar automaticamente para validação os processos de pré-contencioso. O valor inserido neste campo somar-se-á à data de vencimento do aviso em dívida para o lançamento automático do processo de pré-contencioso para validação.
Por defeito, o valor é 1 mês; quer isto dizer que, à data da execução da funcionalidade, todas os valores vencidos há mais de 1 mês, serão, automaticamente, contabilizados para processamento de pré-contencioso
Dia do mês para execução
Por padrão, apresenta dia 15. Esta parâmetro define a data em que serão lançados para validação os processos de pré-contencioso. Ou seja, ao dia 15 de cada mês, as dívidas que cumpram as restantes condições parametrizadas serão lançadas para validação do respetivo processo de pré-contencioso.
Excluir avisos de penalização e juros de mora do cálculo da dívida
Permite indicar se eventuais avisos de penalizações ou de juros de mora associados à entidade a incluir em processo de pré-contencioso, e que se adequem às restantes configurações, são ou não incluídos nos processos a criar.
e 
Modelos de notificação ao devedor
A notificação de abertura de processo de pré-contencioso pode ser feita em dois momentos de formas diferenciadas, de acordo com os modelos de texto selecionados para cada uma das notificações (1ª notificação e 2ª notificação ).
Estes modelos de texto são do tipo Carta de cobrança e podem ser configurados no menu Administração ➜ Tabelas > Modelos de texto.
Modelo 1ª notificação
Este campo é de preenchimento obrigatório pelo que, forçosamente, terá de ser escolhido um modelo de texto para a primeira notificação, que será enviada no momento da criação do processo de pré-contencioso para validação:
Modelo 2ª notificação
De preenchimento opcional, a seleção de um modelo de texto neste campo abre uma nova opção de preenchimento obrigatório, Dias após 1ª notificação:
Ao definir-se o número de dias após a primeira notificação, o Gecond agendará o envio da segunda carta de cobrança de acordo com o modelo de texto selecionado.
| A segunda notificação somente será enviada se:
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Estas notificações serão enviadas por e-mail certificado para os condóminos que incorram nas condições definidas.
| Nota: esta funcionalidade pode ser parametrizada de forma geral, para todos os condomínios ou pode ser parametrizada por condomínio ou grupo de condomínios, recorrendo à opção Parâmetros por condomínio:
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Para saber mais acerca desta funcionalidade, consultar o artigo do Centro de ajuda SMD - Sistema de Monitorização de Dívidas