Introdução
O SMD (Sistema de Monitorização de Dívidas) possibilita a pesquisa, de forma automática e periódica, de dívidas vencidas que possam, de acordo com critérios definidos pelo utilizador, ser considerados para a criação de processo de pré-contencioso.
 | Esta funcionalidade é exclusiva dos planos Gecond PLUS / Enterprise. É importante notar que o SMD criará apenas processos de pré-contencioso. Processos de contencioso deverão ser criados manualmente. |
Como vantagens principais do uso do SMD podemos destacar:
- Automação - Configura-se uma vez e o processo de investigação dos débitos a incluir é automático.
- Notificação - Caso haja quaisquer anomalias que impeçam a inclusão de dívidas de um devedor num processo de contencioso, os gestores dos condomínios ou outros colaboradores especificados são avisados por e-mail.
- Criação automática de processos - Havendo entidades com dívidas que sejam abrangidas pelos parâmetros configurados, serão, automaticamente, criados processos de pré-contencioso.
- Confirmação - Se forem criados processos de pré-contencioso pelo SMD, estes ficam num estado à espera de validação. Assim, o utilizador poderá sempre validar a informação contida no processo criado antes de o abrir.
- Comunicação ao devedor - Depois de confirmar a abertura de um processo criado pelo SMD, será automaticamente enviada uma carta de cobrança por e-mail para o devedor, segundo um modelo configurado pelo utilizador.
- Segurança - A carta de cobrança é enviada usando o serviço de e-mails verificados, que permite a criação de um certificado digital, que servirá como prova de entrega de cada e-mail.
Para a utilização do SMD será necessário ativá-lo e configurá-lo. Estas operações são feitas no menu Administração ➜ Configurações:
No separador Gecond será apresentada a opção de ativar o sistema SMD:
Após a ativação do sistema será necessário configurá-lo. Para saber mais acerca da configuração do Sistema de Monitorização de Débitos, consultar o artigo do Centro de ajuda Configuração SMD.
Como funciona?
Esta funcionalidade opera em dois momentos distintos:
Criação dos processos de pré-contencioso no estado Por validar e envio de notificação a(os) colaborador(es) definido(s) na parametrização do SMD.
Após a configuração do SMD o funcionamento será automático: na madrugada do dia do mês definido para a execução, o Gecond verifica os valores em dívida que cumpram os requisitos de valor e antiguidade parametrizados.
Para cada par devedor e condomínio cumprindo os requisitos, é criado um processo de pré-contencioso, no estado "Por validar", incluindo todos os avisos englobados pelas configurações e eventuais créditos por abater.
As anomalias que impeçam a criação de processos serão compiladas para envio aos colaboradores definidos nas configurações. Ver "Notificação aos colaboradores".
Envio de e-mail certificado às entidades a quem os processos de pré-contencioso lançados tenham sido validados. (Ver "Validação" mais abaixo.)
Quando os processos de pré-contencioso por validar são abertos, através de ação do utilizador, é iniciado o processo de envio de notificação para o devedor associado. Ver "Notificação aos devedores".
Notificação aos colaboradores
Os colaboradores definidos na área de notificação nas configurações do SMD, gerais ou por condomínio (gestores do condomínio ou colaborador especificamente definido), serão notificados por e-mail, recebendo imformação detalhada sempre que sejam encotnradas anomalias que possam obstar à criação de processos de pré-contencioso. Esse e-mail engloba informação organizada por condomínio, indicando as causas de exclusão:
- número de processos de pré-contencioso criados;
- identificação das entidades excluídas por impossibilidade de criação dos processos.
Podem ocorrer várias anomalias que impossibilitem a criação dos processos de pré-contencioso:
Falta de endereço de e-mail válido na ficha da entidade.
Entretanto, se a entidade devedora tiver um procurador, e esse procurador tiver e-mail válido e autorizar a comunicação por e-mail por parte da administração do condomínio, o processo poderá ser criado.
Falta de autorização à administração do condomínio de comunicação por e-mail (RGPD).
Essa autorização é definida na ficha da entidade, colocando o visto na coluna "E-mail" da opção "Autoriza contactos da administração de condomínios ".
Existência de processo de contencioso ou de pré-contencioso aberto à entidade em causa, mesmo que esse processo tenha sido criado manualmente.
Registo de situação de exclusão de pré-contencioso na ficha da entidade.
Se, na ficha de um condómino, estiver definido que deve ser excluída de processos de contencioso mas não de processos pré-contencioso, será considerada para possível criação de processo pelo SMD.
- Existência de créditos por aplicar associados à entidade.
O Gecond não permitirá a validação e consequente abertura de processos de pré-contencioso se existirem créditos por utilizar associados ao devedor no condomínio em que o processo por validar foi gerado.
Será necessário tratar esses créditos (usando-os para abater à dívida através de um recibo, reembolsando-os ou anulando-os, antes de poder validar o processo.
Pode ver mais abaixo, em Tratamento de créditos", como o Gecond alerta-o visualmente para a existência desses créditos.
A imagem seguinte mostra um exemplar mais detalhado do e-mail enviado:
Tratamento de créditos
No caso da existência de créditos por aplicar, essa informação será representada por um sinal junto ao estado do processo, 
na linha do processo correspondente. Passando o cursor sobre esse sinal, o utilizador receberá a devida informação:
Além da notificação por e-mail, o utilizador Gecond receberá, no painel, numa barra por cima do calendário, informação da existência de processos de pré-contencioso por validar.
Clicando sobre a informação da notificação, o utilizador será direcionado para a página Processos de contencioso, onde serão listados os processos de pré-contencioso no estado Por validar:
Validação
Cada um dos processos poderá ser consultado, e a sua informação editada. Nos processos por validar constam os avisos em dívida que, de acordo com as parametrizações do SMD, motivam a execução do processo.
Verificada e tratada a informação, o utilizador poderá validar o(s) processo(s) a que pretenda dar abertura, selecionando-o(s) na caixa de seleção, no início de cada linha e premindo a opção Validar, entretanto apresentada no friso superior da vista:
No momento da validação dos processos de pré- contencioso, o Gecond solicitará confirmação:
Em alternativa, o utilizador poderá abrir em modo de edição o processo pretendido e alterar o seu estado.
Em caso afirmativo, desencadeia as seguintes ações:
altera o estado do processo de pré-contencioso de Por validar para Aberto;
O utilizador receberá a informação da abertura do(s) processo(s) validados que, entretanto, mudaram o seu estado:
envia um e-mail certificado às entidades associadas aos processos, entretanto, abertos.
Notificação aos devedores
Os devedores com e-mail definido e contato autorizado (RGPD), bem como eventuais procuradores, receberão então e-mails de notificação da abertura dos processo de pré-contencioso, esses e-mails poderão ser consultados na área "Correspondência > E-mails enviados":
Este e-mail carregará o texto definido nos modelos de texto que tenha sido selecionado na parametrização do SMD como Modelo 1ª notificação:
e anexará a carta de cobrança com a listagem dos avisos a incluir no processo de pré-contencioso:
| Se, nas configurações do Gecond, em Administração ➜ Configurações > Gecond estiver selecionada a opção de envio de documentos de correspondência por Link em vez de Anexo:
no corpo de texto do e-mail, em vez do botão Descarregar anexo será apresentada uma ligação para aceder à carta de débito:
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Caso tenha sido configurado o envio do Modelo 2ª notificação, o Gecond repetirá o processo, agora com o modelo de texto selecionado para este segundo envio.
| Essa segunda notificação respeita as seguintes características:
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De notar que, tanto no corpo de texto do e-mail enviado como na carta de cobrança é apresentada, para além do texto configurado nos Modelos de texto uma caixa informativa relativa ao SMD e, no caso do corpo de texto do e-mail, relativa ao envio de e-mail certificado. Para saber mais acerca de envio de e-mails certificados consultar o artigo do Centro de ajuda, Envio de E-mails certificados.
Após a validação do processo de contencioso a consequente mudança do seu estado de Por validar para Aberto, a sua gestão será feita de acordo com a gestão de todos os processos de contencioso. Para saber mais acerca da gestão do contencioso, consultar o artigo do Centro de ajuda, Contencioso