Introdução
Com base no registo feito da Assembleia, o Gecond permite a geração e a disponibilização da ata aos condóminos.
Além de permitir a criação da ata, com base em modelos de texto pré-definidos, como se pode verificar no artigo do Centro de Ajuda Modelo de impressão de atas, é possível enviar a ata, em papel, aos condóminos ou partilhar com eles a ligação ao documento, por e-mail. O acesso à ata também pode ser disponibilizado no Gecond, o meu condomínio (GOMC).
Geração da ata da assembleia de condóminos
A ata da assembleia de condóminos pode ser gerada no Gecond quando esta é dada por concluída, no separador Ata:
Pode ser escolhido o modelo de texto disponível de entre os criados no menu Administração ➜ Tabelas > Modelos de texto (para mais informações consultar os artigos do Centro de ajuda Modelos de texto e Modelo de impressão de atas), do tipo Atas.
O modelo selecionado poderá ser editado e configurado, definindo a forma de colocação das assinaturas dos condóminos e de apresentação dos resultados das votações dos pontos da ordem de trabalhos. O texto pode ser alterado e podem ser utilizadas as etiquetas disponíveis para o carregamento automático da informação registada no decorrer da assembleia. Após as alterações pretendidas e efetuadas, o utilizador deve guardar a informação e poderá imprimir o documento da ata, que disponibilizará para assinatura dos presentes.
Esse documento final será a ata na sua versão definitiva, que se pretende disponibilizar aos condóminos.
O documento final da ata deverá ser digitalizado e anexado à assembleia.
O utilizador pode, ainda, disponibilizar o acesso à ata no Gecond, o meu condomínio (GOMC)
e permitir o descarregamento de uma declaração de subscrição da ata, a partir do GOMC:
Envio da ata
Por defeito, ata será enviada de acordo com as indicações definidas na ficha de cada entidade, porém, essa decisão cabe ao utilizador. Poderá ser enviada em papel ou por e-mail.
Nos casos em que é enviada em papel, o utilizador, munido de cópia do documento assinado pelos condóminos presentes, poderá gerar uma folha de rosto a sobrepor à cópia da ata, propriamente dita, para envio pelo correio. Este envio pelo correio poderá ser feita com registo simples, por correio registado com aviso de recepção ou por correio normal, sem qualquer registo.
Existem dois modelos de folha de rosto configurados, um para os condóminos presentes e outro para os ausentes. O utilizador poderá editar o modelo antes da geração da folha de rosto e selecionar os proprietários a quem enviar:
Clicando em Imprimir / Enviar por e-mail, o Gecond gerará folhas de rosto para os condóminos com preferência de envio da ata em papel e enviará um e-mail com um link de acesso à ata para os que tenham como preferência o envio da ata por e-mail. Para estes, o utilizador poderá determinar o envio da ata por e-mail normal ou certificado. Para mais informação acerca do envio de atas por e-mail certificado, consultar o artigo do Centro de ajuda, Atas e convocatórias- opções de envio por e-mail certificado.
Envio da ata em papel
Quando enviada por correio, o Gecond gera, então, uma folha de rosto para cada proprietário com esta opção de envio:
Consulta da ata enviada por e-mail
Quando enviada por e-mail, a ata é disponibilizada ao condómino a partir de uma ligação de acesso ao documento presente no corpo de texto do e-mail:
Clicando sobre a ligação, o proprietário acederá ao documento da ata anexado à assembleia.
Consulta da ata a partir do Gecond, o meu condomínio
Se disponibilizada no GOMC, será apresentada um ícone com ligação de acesso à ata:
Clicando no botão Declaração de subscrição da ata, o proprietário poderá descarregar a dita subscrição, assiná-la a fazê-la chegar à administração:
Consulta da ata a partir do Gecond, o meu condomínio
Se disponibilizada no GOMC, será apresentado um ícone com ligação de acesso à ata:
Clicando no botão Declaração de subscrição da ata, o proprietário poderá descarregar a declaração que, depois de assinada, deverá fazer chegar à administração:
Controlo de envio e recepção da ata
O Gecond permite a verificação do recebimento da ata por parte dos condóminos. Para tal, acede-se à opção Controlo de envio e recepção:
Conforme tenha sido o acesso do condómino ao documento, o Gecond identificará a forma e a data de acesso:
Se o envio tiver sido pelo correio registado, simples ou com aviso de recepção, digitando o código do registo do envio no campo correspondente, será disponibilizada uma seta de acesso ao site dos correios que permite rastrear o envio. Quando entregue, o utilizador deve registar da data da recepção.
Se o acesso à ata for pela ligação disponibilizada no e-mail ou no GOMC, o Gecond identificará automaticamente a data do acesso, o meio pelo qual se acedeu e o IP da rede em que o proprietário acedeu.