AIS - Importação manual de ficheiros

  Introdução

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No caso de ocorrerem constrangimentos na atualização automática da informação dos extratos bancários de contas dos condomínios pelo serviço de informação de conta AIS, situações às quais a Improxy é totalmente alheia, seja por suspensão temporária ou permanente do serviço pelas entidades bancárias e outras partes envolvidas no processo, ou por outras situações que possam ocorrer, o Gecond apresenta uma solução alternativa para a atualização da informação dos movimentos bancários.

Para ultrapassar esta dificuldade o Gecond disponibiliza, nas situações em que não seja possível efetuar automaticamente a conetividade com as contas bancárias , a possibilidade de o fazer manualmente a partir de um ficheiro em formato Excel, com os registos dos movimentos, disponibilizado pelas instituições bancárias.

 

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  Requisitos

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Para que esta funcionalidade esteja disponível será necessário que se trate de um condomínio Premium ou do Gecond PLUS- apenas nestas versões existe disponível a Reconciliação bancária e, consequentemente esta funcionalidade de importação manual de saldos e movimentos de conta.

As contas deverão ser das instituições bancárias referidas anteriormente, não sendo necessário terem o serviço AIS ativado.

 

 

 

  Importar extrato bancário

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Para fazer a importação manual do extrato bancário da conta cuja reconciliação bancária se pretende efetuar, obtido o ficheiro em formato excel fornecido pela instituição bancária, este deverá ser carregado para o Gecond, na página da reconciliação bancária, com recurso ao botão :

 

Será aberta uma caixa para importação do ficheiro pretendido,

 

Caso exista algum problema com a importação dos movimentos, o utilizador será alertado para tal com a abertura de uma pop up com um aviso e a identificação da situação ocorrida

 

Existe uma série de razões que podem gerar avisos referentes ao processo de importação do ficheiro. No quadro abaixo elencam-se algumas, mais frequentes:

 

Aviso	Causa
Não foi possível ler o extrato bancário, verifique se o ficheiro Excel é válido	O Gecond não consegue ler o ficheiro
Não foi possível ler nº da conta, verifique se o ficheiro está corretamente formatado	No caso de bancos que emitam o n.º da conta no ficheiro mas a sua leitura não seja possível
Não foram encontrados movimentos no ficheiro indicado, verifique se o mesmo está corretamente formatado	Quando o Gecond não encontra movimentos no ficheiro
Não foram encontrados movimentos no período de {data de início} a {data de fim}	Quando existem movimentos mas nenhum se encontra dentro do período válido data de início até à data de fim.
Processo de importação de extrato cancelado: O número da conta bancária deste ficheiro não corresponde ao número {0}.	O nº da conta do ficheiro não corresponde ao da conta selecionada.

 

Caso o ficheiro seja válido e a informação devidamente reconhecida pelo Gecond, o utilizador receberá uma mensagem de informação acerca do processo, que deverá confirmar para concluir a importação da informação.

 

 

Nesta fase, o utilizador será informado de:

  Data do último movimento importado. O Gecond apenas importará movimentos do ficheiro excel com datas posteriores à ultima importação de movimentos registada no sistema, ou seja, o Gecond importa, exclusivamente, os movimentos registados com data após a do último movimento que já tenha sido importado, não importará movimentos- mesmo que não tenham sido importados anteriormente- que tenham uma data anterior à data do último movimento importado;

Verifiquem-se, num exemplo hipotético os movimentos importados:

Sendo importados dois ficheiros, o primeiro com movimentos compreendidos entre as datas 27/08/2023 e 31/08/2023 e o segundo, posteriormente, referente ao intervalo de datas compreendido entre 30/08/2023 e 03/09/2023,

 

Operação: Consulta de Movimentos de Contas				Operação: Consulta de Movimentos de Contas
Conta:				Conta:
De: 27/08/2023				De: 30/08/2023
A: 31/08/2023				A: 03/09/2023
Data de movimento	Data valor	Descrição		Data de movimento	Data valor	Descrição
27/08/2023	27/08/2023	mov. A
27/08/2023	27/08/2023	mov. B
28/08/2023	28/08/2023	mov. C
29/08/2023	29/08/2023	mov. D
30/08/2023	30/08/2023	mov. E		30/08/2023	30/08/2023	mov. E
30/08/2023	30/08/2023	mov. F		30/08/2023	30/08/2023	mov. F
				30/08/2023	30/08/2023	mov. K
31/07/2023	31/07/2023	mov. G		31/07/2023	31/07/2023	mov. G
31/08/2023	31/08/2023	mov. H		31/08/2023	31/08/2023	mov. H
				31/08/2023	31/08/2023	mov. I
				01/09/2023	01/09/2023	mov. J
				02/09/2023	02/09/2023	mov. L
				03/09/2023	03/09/2023	mov. M

 

na segunda importação, os movimentos E, F, G e H não serão importados, uma vez que já o foram anteriormente;

o movimento K não será importado uma vez que tem uma data (30/08/2023) inferior à data do último movimento importado do primeiro ficheiro (mov. H de 31/08/2023).

Os movimentos I, J, L e M serão importados, uma vez que são posteriores ao último movimento importado do ficheiro inicial.

 

  Informação acerca do procedimento de importação, relativamente à impossibilidade de eliminação de movimentos previamente importados e a necessidade de verificação da data de  início do período dos movimentos, que não deverá ser anterior à data do último movimento reconciliado;

  No caso de no ficheiro importado não constar o número da conta. Esta mensagem só aparece para bancos que não têm o número de conta identificado no ficheiro, ou seja, caso o ficheiro não tenha a identificação da conta bancária.

 

 

  Número dos movimentos bancários constantes no ficheiro importados pelo Gecond. Como referido anteriormente, apenas serão importados os movimentos posteriores ao último importado, o Gecond validará os movimentos que já tenham sido importados, garantindo, assim, que não serão duplicados quaisquer movimentos.

 

 

 Confirmada a operação, a importação dos movimentos bancários elegíveis de acordo com as condições identificadas acima, será efetivada. O utilizador receberá uma informação de sucesso da operação:

 

 

O ficheiro a utilizar para a importação dos movimentos bancários é gerado para determinado intervalo de datas, data de início e data de fim. Caso o ficheiro seja válido mas não apresente qualquer movimento nesse intervalo de tempo ou, caso o ficheiro apenas apresente movimentos que tenham sido, previamente importados, o utilizador receberá a seguinte informação:

 

 

Finda a importação dos movimentos, estes ficarão disponíveis para o procedimento de reconciliação bancária, exatamente da mesma forma utilizada no caso de a atualização dos saldos e movimentos ter sido automática.