Introdução
O Gecond pode ser configurado para emitir e enviar por e-mail recibos, de forma completamente automática, para os pagamentos efetuados através do uso de
Referências Multibanco ou Payshop associadas a
pacotes fornecidos pela Lusopay.
MBWay - possível através da ativação do serviço
integrado fornecido pela Lusopay.
Transferências simplificadas, possíveis através
da ativação do serviço integrado fornecido pelas empresas parceiras da Improxy, Lusopay e Kevin.
Aos recibos automaticamente gerados será associada instantaneamente a forma de pagamento "Multibanco", "Payshop", "MBWay" ou "Transferência simplificada", e movimentarão a conta bancária principal do condomínio.
A configuração do lançamento automático pode poupar bastante tempo, já que a alternativa passa pela emissão individual de cada recibo, o que pode ser feito através da opção "Lançamentos ➜ Tesouraria > Recebimentos Lusopay/ SIBS", ou da emissão usual pela opção "Lançamentos ➜ Documentos > Recebimentos".
Configuração dos recebimentos automáticos
Para preparar o Gecond para efetuar esses lançamentos automáticos de recibos, o utilizador deverá aceder à página de configurações.
Para isso, escolhe "Administração ➜ Configurações" na barra lateral de menus.
Na página de configurações, deve clicar no separador "Gecond".
Esta página tem um conjunto alargado de opções, que permitem controlar vários aspetos do funcionamento da plataforma; a secção "Recebimentos" contém as definições relacionadas com a emissão automática de recibos.
Podemos dividir essas opções em três áreas, conforme sugerido na imagem seguinte:
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Estas configurações são globais, ou seja, qualquer alteração afetará todos os condomínios com os métodos de pagamento afetados ativados. |
Veremos de seguida o significado de cada uma das configurações associadas aos recebimentos efetuados através de referências "Multibanco", "Payshop", "MBWay" ou "Transferência simplificada". Tenha sempre em atenção que, para efetivar qualquer alteração que efetue sobre qualquer uma destas opções, deverá sempre clicar em "Gravar", na parte superior da página.
Criar recibos automaticamente para recebimentos automáticos
Esta opção ativa o mecanismo de geração automática dos recibos:
A geração automática dos recibos é feita apenas para os pagadores que tenham definido na sua ficha a preferência de receção de recibos por e-mail (pode ter ou não a preferência de receção por papel):
A ativação da opção significa, basicamente, que ocorre o seguinte processo:
Diariamente, o Gecond descarrega a informação sobre novos recebimentos
efetuados através dos serviços de Multibanco, Payshop, MBWay ou Transferências Simplificadas.
Para cada recebimento descarregado, verifica se o pagador tem e-mail
válido registado, e a preferência de receção de avisos e recibos por e-mail ativada.
Em caso afirmativo, cria o recibo automaticamente e envia-o por e-mail,
caso o valor em dívida do pagador seja exatamente igual ao valor recebido.
O último ponto merece uma explicação mais detalhada. O comportamento padrão é o recebimento ser feito automaticamente apenas quando o valor recebido é exatamente igual ao valor da dívida atual do pagador, mas existe uma definição que pode alterar esse comportamento, como veremos de seguida.
Quando a criação automática de recibos é ativada, surgem duas novas opções:
Criar recebimentos automáticos se o valor recebido for inferior ao valor da dívida.
Esta opção muda o comportamento padrão da emissão automática de recibos; neste caso, a emissão passará também a ser feita mesmo que o valor pago seja inferior ao valor da dívida atual do pagador.
Neste caso, o recibo emitido automaticamente liquidará documentos de acordo com o seguinte critério:
Todos os eventuais créditos ou adiantamentos com algum
valor ainda por utilizar são incluídos.
São incluídos avisos de cobrança com valor por liquidar, do mais antigo ao mais recente,
até completar o valor recebido.
Não emitir recibos automaticamente para condóminos em contencioso ou pré-contencioso.
Com esta opção ativa, não serão gerados automaticamente recibos para os pagamentos efetuados por entidades que tenham algum processo de contencioso ou pré-contencioso ativo (não concluído) no condomínio associado ao pagamento. Se desejar efetuar a emissão do recibo, deverá faze-lo manualmente.
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As duas configurações seguintes são independentes do lançamento automático de recibos. São aplicadas mesmo quando o recebimento é efetuado, de forma manual, na página de referências recebidas ("Lançamentos ➜ Tesouraria > Recebimentos Lusopay/ SIBS"). Entretanto, se emitir um recibo a partir da opção usual ("Lançamentos ➜ Documentos > Recebimentos" ou "Lançamentos ➜ Documentos > Recibos +Adicionar") estas configurações não serão usadas. Somente na página de referências recebidas o Gecond tem informação suficiente para aplicar corretamente estas definições. |
A data de emissão deverá ser a do dia útil seguinte à data de pagamento
Esta opção controla a data de emissão do recibo. Se o recibo for emitido automaticamente, o comportamento será o seguinte:
Se a opção não estiver marcada, o recibo terá a mesma data que a do pagamento efetuado pelo condómino.
Se a opção estiver marcada, o recibo terá a data do primeiro dia útil de semana a seguir ao dia em que o pagamento foi efetuado.
Dois exemplos para perceber o uso desta opção
Se o pagamento for efetuado no dia 15/09/2023, que é uma sexta-feira, o recibo será emitido com a data de 18/09/2023,
que é a segunda-feira seguinte.
Se o pagamento for efetuado no dia 18/09/2023, segunda-feira, o recibo será emitido com a data de 19/09/2023.
Se a opção de lançamento automático de recibos não estiver ativa, mas tentar emitir o recibo a partir da página de referências recebidas, o Gecond sugerirá a data de emissão do recibo de acordo com estas regras, mas poderá, se necessário, alterar manualmente essa data.
Lançar automaticamente uma despesa do condomínio com os custos associados
para cada referência recebida
Esta opção permite ativar o lançamento automático de uma despesa com o custo da transação.
Como o valor transferido pela Lusopay para a administração do condomínio abate o custo da transação ao valor pago pelo condómino, tem assim uma maneira de lançar automaticamente este custo.
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Como dito anteriormente, esta configuração é independente do lançamento automático de recibos. Mesmo quando efetuar um recebimento na página de referências recebidas ("Lançamentos ➜ Tesouraria > Recebimentos Lusopay/ SIBS"), a ativação desta opção lançará automaticamente a despesa com o custo da transação. |
Ao marcar esta opção ficam disponíveis duas novas opções que deverão ser obrigatoriamente preenchidas:
Associar à rubrica - deve indicar a rubrica que será associada
às despesas a criar.
Associar ao fornecedor - deve indicar o fornecedor que
será associado às despesas.
A despesa é criada aplicando automaticamente a taxa de IVA em vigor, 23%, ao custo da transação, que é automaticamente descarregado junto com o valor recebido, pelo que não é necessário defini-lo.
Por exemplo, se o custo da transação descarregado com o pagamento for de 0,80 € a despesa será automaticamente criada com o valor de 0,80 x 1,23 = 0,98 €.
A despesa criada automaticamente tem as seguintes características:
É do tipo "Orçamento".
Tem a descrição "Comissão pagamento <Forma> - Recibo nº <Número>",
em que <Forma> será substituído pela forma efetiva como foi liquidado o recibo que deu origem à despesa
e <Número> tem o número do recibo que deu origem à geração da despesa. Por exemplo, "Comissão pagamento MBWay - Recibo nº 187".
É distribuída por todas as zonas e frações segundo
a permilagem.
As suas datas de emissão e de vencimento serão
iguais à data de emissão do recibo.
O valor da despesa será igual ao valor do custo
da transação (acrescido da taxa de IVA).
É dada como liquidada na data de emissão.
A forma de liquidação será "Multibanco"
ou "Payshop", consoante o tipo da referência usado no pagamento.
Movimenta a conta principal do condomínio.
Como é feito o lançamento?
Uma vez por dia um serviço especializado da plataforma verifica a existência de novos pagamentos de referências Multibanco ou Payshop da Lusopay (mesmo que não esteja a usar o Gecond).
Para cada pagamento detetado o Gecond verifica se estas condições são satisfeitas:
Opção "Criar recibos automaticamente para recebimentos automáticos"
está ativa.
Valor liquidado é exatamente igual à dívida
ou
Opção "Criar recebimentos automáticos se o valor recebido for inferior ao valor da dívida"
está ativa e valor liquidado é inferior à dívida
Se a opção "Não emitir recibos automaticamente para condóminos em contencioso ou pré-contencioso"
estiver ativa, pagador não tem nenhum processo ativo no condomínio das quotas que liquidou.
e
Condómino tem endereço de e-mail válido e preferência
de receção de recibos por e-mail ativa.
Se forem todas as condições satisfeitas, o recibo é automaticamente gerado e enviado por e-mail para o condómino.