Introdução
O objetivo deste documento é explicar a integração no Gecond de sistemas de pagamentos disponibilizado pelas seguintes instituições: Lusopay, SIBS e Payshop.
O serviço de Multibanco pode ser contratado à Lusopay ou diretamente à SIBS.
O serviço de Payshop pode também ser contratado à Lusopay ou diretamente à Payshop.
É possível atribuir pacotes de referências ao nível da empresa ou a condomínios específicos.
Para entender melhor como atribuir pacotes de referências ao nível da empresa sugerimos a leitura do artigo Registo de pacotes de referências, no Centro de Ajuda.
Atribuição de pacotes de referências a um condomínio
Neste caso, o(s) serviço(s) deverão ser contratualizados junto da Lusopay.
A atribuição de um pacote de referências a um condomínio é decidida no separador 'Contas bancárias' da ficha do condomínio. Aqui, para cada condomínio, o utilizador poderá selecionar se usará, ou não, serviços de pagamento automático; se serão usados serviços com contratação própria (do condomínio) ou contratados pela empresa (se a empresa tiver serviços de pagamento automático adquiridos, entre eles, pacotes de referências Multibanco e/ou Payshop (com referências disponíveis).
Por defeito está selecionada a opção para Não usar serviços de pagamentos.
No caso de optar-se por utilizar pacotes serviços de pagamento automático, podem ser utilizados serviços contratados pelo condomínio (
)
ou serviços contratados pela empresa (
).
Entre estes serviços de pagamento automático, neste artigo, trataremos das referências Multibanco e Payshop
Usar pacotes de referências próprios
Nesta opção o utilizador poderá usar o botão “Adicionar pacote” para adquirir pacotes de referências de Multibanco ou de Payshop “Lusopay – Multibanco” ou “Lusopay – Payshop”.
O registo de um pacote de referências contratado à Lusopay, seja de Multibanco ou Payshop, pede os limites do intervalo de referências contratado e uma chave de ativação fornecida pela Lusopay para a validação dos dados do pacote. Preenchida a informação, deve selecionar-se 'Registar' para validar a informação.
Será solicitada a confirmação do registo:
Caso haja algum erro na introdução dos dados, que não permita a validação da chave de ativação, será dada uma mensagem de alerta. De referir que o número de contribuinte definido na ficha do condomínio também é usado na validação do pacote.
 | Nota: A mensagem de aviso sugere a introdução errada dos dados. Assim, aconselha-se a confirmação dos dados com a informação recebida do fornecedor. Caso se confirme a informação de acordo com os dados recebidos, deve o utilizador contactar o fornecedor do serviço pois a falha será alheia à Improxy. |
Usar pacotes de referências da empresa
No caso de optar-se por utilizar pacotes de referências da empresa, o Gecond listará os pacotes de referências ativados para a empresa, (no menu Administração > Titular da licença, separador Contas bancárias- para mais informação, aceder ao artigo Registo de pacotes de referências, no Centro de Ajuda).
Imputação dos custos
Seja de serviços e pagamento automático contratados pelo condomínio sejam serviços contratados pela empresa, os custos associados às referências recebidas podem ser suportados pelo condomínio ou imputados ao condómino. Essa parametrização é feita no momento da seleção dos serviços a utilizar. Quando se seleciona uma das duas opções Usar serviços contratados pelo condomínio ou Usar serviços contratados pela empresa será disponibilizada a possibilidade de definir se o custo da operação automática será imputado ao condómino.
Caso seja determinado que não, significa que esta despesa será suportada pelo condomínio.
Nas restantes definições, o custo da operação será imputado ao condómino, podendo, nesse caso, determinar-se que será cobrado o custo de cada operação (transação) () ou parametrizar-se um valor fixo (em euros) por cada referência gerada ( ).
Em ambos os casos, serão criados avisos em nome do condómino, de acordo com as referências para pagamento emitidas.
Configuração dos recebimentos automáticos
Os recebimentos automáticos podem ser configurados, no que respeita à emissão de recibos de pagamentos efetuados por Multibanco ou Payshop e à geração de despesa relacionada com os custos associados à receção das referências. Poderá obter informação mais aprofundada acerca desta questão no artigo Configuração de Recebimentos Automáticos (clique no título sublinhado para aceder ao artigo).
Para tal, o utilizador deverá aceder ao menu Administração > Configurações, separador Gecond e, no fundo da caixa Recebimentos, poderá determinar:
se pretende a criação automática dos recibos referentes aos pagamentos automático. Se esta opção não for selecionada, o utilizador terá que emitir os recibos referentes aos pagamentos, que serão apresentados em Lançamentos > Recebimentos Lusopay / SIBS.
| No caso de o pagador ter configurada a opção de receber Avisos e recibos por e-mail, na sua ficha de entidade, os recibos serão enviados, automaticamente, pelo Gecond, após receber informação da liquidação das referências emitidas. |
Caso se opte pela emissão automática dos recibos, o utilizador poderá, ainda, determinar se o Gecond deverá ou não:
gerar os recibos automáticos se o valor recebido for inferior ao valor da referência
não emitir automaticamente os recibos no caso de a entidade pagadora tiver em curso processos de pré-contencioso ou contencioso (se esta opção for selecionada, o utilizador terá que emitir manualmente os recebimentos dos pagadores nestas condições).
Se pretende que a data de emissão dos recebimentos seja a do dia útil seguinte à data de pagamento (esta opção tem particular importância para posterior conferência bancária, uma vez que o movimento assumirá a data valor, de acordo com o registo bancário).
Caso esta opção não seja selecionada, a data de emissão será coincidente com a data do movimento.
A despesa referente a este serviço poderá ser gerada automaticamente, por cada uma das referências recebidas. Caso contrário, o utilizador deverá lançar manualmente a despesa do condomínio com este serviço.
Caso selecione esta opção, será gerada uma despesa para cada referência recebida, associada ao condomínio. Nesse caso, deverá ser identificada a rubrica do orçamento a que a despesa deva ficar associada, bem como o fornecedor.
| Sugere-se que seja criada uma rubrica específica para associar as despesas com os pagamentos automáticos para facilitar a sua identificação. A sua criação deverá ser feita em Administração > Tabelas > Rubricas |
Atribuição das referências aos condóminos
Depois de um pacote de referências ser associado a um condomínio (pacote próprio ou da empresa) as referências desse pacote deverão ser associadas aos condóminos.
Cada condómino terá uma referência base associada (7 algarismos para referências Multibanco, 10 para Payshop) por condomínio, não importando o nº de frações a que esteja ligado.
A atribuição de referências é feita aos condóminos de um condomínio e não às frações.
A atribuição de referências aos condóminos é automática e feita nos seguintes momentos:
Quando o pacote é associado ao condomínio.
Sempre que é registado um novo pacote para o condomínio (pacote próprio ou herdado da empresa) é feita uma verificação de todas as entidades pagadoras do condomínio. Se alguma entidade não tiver uma referência associada é-lhe atribuída uma do novo pacote.
Quando há alguma alteração de entidades associadas a uma fração.
Sempre que existe alguma mudança de condóminos associados a uma fração (o exemplo clássico é a situação em que um proprietário vende a fração para outro condómino) deverá garantir-se que ao novo proprietário é atribuída uma referência de algum pacote do condomínio, caso ele ainda não tenha nenhuma. Poderá dar-se a situação de o novo condómino estar já associado a alguma fração do mesmo condomínio; nesse caso manterá a referência já atribuída. As referências são pertença da entidade dentro do condomínio e não da fração.
Como exemplo vejamos a situação descrita abaixo em que a fração B é vendida ao proprietário da fração A. Como o proprietário já tem uma referência nesse condomínio não lhe é atribuída uma nova.
| ANTES |  | DEPOIS | ||||
| Fração | Proprietário | Referência | Fração | Proprietário | Referência | |
| A | Entidade A | 1000001 | A | Entidade A | 1000001 | |
| B | Entidade B | 1000002 | B | |||
Em termos de proprietários, pode dar-se a “entrada” de um novo proprietário, em regime de compropriedade, sem representante. Nesse caso, as despesas passarão a ser partilhadas por ambas as entidades, em função da sua percentagem de propriedade. Caso o pacote tenha ainda referências disponíveis a primeira referência não utilizada do pacote será automaticamente associada ao novo proprietário logo que a fração seja gravada.
| ANTES |  | DEPOIS | ||||
| Fração | Condómino | Referência | Fração | Condómino | Referência | |
| A | Entidade 1 | 1000001 | A | Entidade 1 | 1000001 | |
| Comproprietário 1 | 1000002 | |||||
Outro exemplo será a associação de um inquilino à fração, com participação no pagamento das despesas. Como na situação anterior, caso o pacote tenha ainda referências disponíveis a primeira referência não utilizada do pacote será automaticamente associada ao novo inquilino logo que a fração seja gravada.
| ANTES |  | DEPOIS | ||||
| Fração | Condómino | Referência | Fração | Condómino | Referência | |
| A | Entidade 1 | 1000001 | A | Entidade 1 | 1000001 | |
| Inquilino 1 | 1000002 | |||||
Caso não haja referências disponíveis nos pacotes atribuídos ao condomínio será dada uma mensagem de alerta a referir que é necessário adicionar um novo pacote de referências para se atribuir uma referência ao novo condómino.
Acedendo ao menu Lançamentos ➜ Tesouraria > Pacotes de referências,
o utilizador poderá verificar a existência de referências disponíveis:
Caso não existam referências livres, antes de adquirir novo pacote, o utilizador poderá, ainda, aceder ao menu Lançamentos ➜ Tesouraria > Libertar referências e reutilizar referências que estejam atribuídas a entidades que já não estejam associadas ao condomínio em causa (p.e., após venda da fração Proprietário (Antigo)). Poderá consultar mais informação acerca desta questão no artigo Libertar referências MB e Payshop.
Se for adicionado um novo pacote ao condomínio posteriormente, e como já foi referido antes, aos condóminos sem referências serão automaticamente atribuídas referências desse novo pacote.
| Nota: se, por alguma razão, não for atribuída automaticamente a referência a uma entidade, o utilizador deve aceder à ficha do condomínio, fazer editar e gravar, sendo que esta operação forçará uma validação da informação e, caso existam entidades que não tenham referência atribuída, o Gecond correrá essa operação. |
Listagem de referências atribuídas
Depois que um pacote é associado a um condomínio é possível ao utilizador listar as referências atribuídas. A localização dessa informação depende de o pacote ser de empresa ou do condomínio.
Pacotes de referências da empresa
No menu Administração ➜ Titular da Licença, separador 'Contas bancárias' é possível ver a lista dos pacotes atribuídos à empresa. Nesta vista, serão listados os pacotes com a informação relativa a cada um.
Assim, para cada pacote contratado, será possível ver:
Apl - a aplicação a que o pacote de referências está associado - a Improxy desenvolve várias ferramentas associadas ao setor do imobiliário, designadamente o Gecond, para a administração de condomínios, o Gesar, para a gestão de arrendamentos e o Gimob, um CRM imobiliário. Nesta coluna, caso o utilizador tenha acesso aos vários produtos da Improxy, poderá obter a informação de a que produto cada pacote está associado.
Ações - caso o pacote de referências tenha sido associado a um ou mais condomínios, selecionando o botão 
, o utilizador poderá ver, para cada pacote quais e a que entidades estão atribuídas as referências.
Caso o utilizador pretenda visualizar todas as referências atribuídas, independentemente do pacote que integrem, poderá clicar sobre o botão
Tipo - será identificado o tipo de pacote de referências ( (Lusopay – Multibanco, Lusopay – Payshop, SIBS ou Payshop).
e 
Limite máximo / Limite mínimo - serão apresentados os valores numéricos mínimo e máximo das referências pertencentes ao pacote.
Chave / Entidade - dígitos de identificação da entidade (empresa) subscritora do pacote de referências
Total - número total de referências do pacote
Atribuídas - número de referências do pacote atribuídas aos condóminos
Livres - número de referências disponíveis
Pacotes de condomínio
A listagem de referências atribuídas por um pacote de condomínio é visível a partir do campo “Referências Multibanco e Payshop” do separador Contas bancárias da ficha do condomínio.
Para a visualizar, basta clicar sobre a linha correspondente ao pacote desejado.
Referências nos documentos de cobrança
As referências Multibanco e Payshop serão adicionadas aos avisos de cobrança e às cartas de cobrança.
