Os utilizadores, colaboradores, podem registar ocorrências na aplicação PRO Gecond, estabelecendo, desta forma, comunicação com a plataforma.
Para tal, acedendo e iniciando sessão na aplicação, deverão seguir o procedimento descrito:
selecionar a opção Ocorrências;
para acrescentar uma ocorrência, escolher o botão 
. Será disponibilizado um formulário de registo da ocorrência, com um conjunto de campos de preenchimento, na sua generalidade, obrigatório:
Condomínio*- escolher o condomínio a que associar a ocorrência.
Título*- A ocorrência deve ter um título identificativo;
Data da ocorrência*- por defeito, o Pro Gecond apresenta a data do registo, no entanto, o utilizador poderá alterá-la;
Concluir até- este campo, não sendo obrigatório, permite a definição de um prazo de resolução da ocorrência que, ultrapassado, permitirá alertar o responsável pela ocorrência e o gestor do condomínio a que esta esteja associada desse facto;
Tipo de ocorrência*- é apresentada uma lista de tipos de ocorrência criada no menu Manutenção > Tipos de ocorrência, da plataforma Gecond;
Descrição*- campo de texto, onde o utilizador deverá concretizar a informação relativa à ocorrência.
Existem outros registos, que não sendo obrigatórios para a submissão da ocorrência, poderão ser preenchidos pelo utilizador na sessão do PRO Gecond:
Reportado por - identifica a entidade que comunica a ocorrência. O PRO Gecond registará o utilizador com sessão iniciada como reportante.
Urgência - o utilizador poderá escolher um de três níveis de urgência para a ocorrência: Normal, Urgente ou Muito urgente. Caso seja omisso, o Gecond assumirá o grau de urgência Normal;
Anexos - poderão ser anexados ficheiros ou fotografias tiradas no momento;
INSERIR OCORRÊNCIA - para vincular a informação registada e registar a ocorrência, tornando-a disponível para consulta ou tratamento na plataforma Gecond, o utilizador deverá terminar o registo, selecionando esta opção.
Inserida a ocorrência ela ficará no estado Por atribuir, aguardando a sua atribuição a um colaborador. Quando a ocorrência for atribuída, no Gecond ao utilizador, este poderá registar a sua intervenção na ocorrência. Para tal, deverá selecionar a opção Nova intervenção.
A ocorrência foi registada no Pro Gecond pelo utilizador; nestas condições. O utilizador pode fazer o registo da ocorrência e registar, posteriormente, a sua intervenção;
Selecionando Nova intervenção será aberta uma caixa de diálogo para a inserção dos dados da intervenção:
Atribuído*- ao dar início ao registo de uma nova intervenção, este campo assumirá a atribuição do tratamento da ocorrência ao utilizador, porém, esta atribuição poderá ser alterada- nessa condição, a ocorrência passará a estar disponível na sessão do utilizador selecionado.
Início- por defeito, o Pro Gecond assumirá a data do registo como datado início da intervenção, contudo, o utilizador poderá alterá-la. Ao definir a data de início da intervenção, será desbloqueado o campo Intervenção concluída;
Comentários da intervenção*- neste campo de preenchimento obrigatório deve inserir-se informação relativa às ações desenvolvidas na intervenção sobre a ocorrência;
Intervenção concluída- ao selecionar esta opção, o Pro Gecond alterará a cor do campo para verde e sugerirá a data de conclusão da intervenção de acordo com a data do registo de conclusão. Caso pretenda, o utilizador poderá alterar esta data.
INSERIR INTERVENÇÃO- de modo a vincular a informação relativa à intervenção, esta deverá ser registada nesta opção.
A informação da intervenção será apresentada na plataforma Gecond.
Pode registar-se informação de intervenção numa ocorrência sem a dar por concluída. A intervenção poderá ser concluída posteriormente.
O registo do fim de uma intervenção não dá por concluída a ocorrência. Esta terá que ser concluída pelo responsável no Gecond.
Enquanto ocorrência não estiver concluída, o utilizador autorizado poderá registar tantas intervenções quantas pretenda.