As ocorrências podem ser registadas por diferentes entidades, a partir de diferentes suportes e aplicações, designadamente, as aplicações para dispositivos móveis (Gecond, o meu condomínio (GOMC) e ProGecond), o Gecond, o meu condomínio para PC e a plataforma Gecond. Neste artigo iremos debruçar-nos nos registos na plataforma Gecond.
Para registar ocorrências, no Gecond, o utilizador deve aceder ao menu Manutenção > Ocorrências e selecionar a opção '+ Nova Ocorrência'.
Acederá a uma ficha de registo de ocorrência, onde existem alguns campos de preenchimento obrigatório, sem os quais não pode guardar-se a informação:
A data da ocorrência é carregada, por defeito, com a data correspondente ao momento do registo, contudo, pode ser alterada manualmente
A seleção do condomínio também é obrigatória - serão listados todos os condomínios ativos registados.
Quando o condomínio é selecionado, o Gecond preenche a lista de zonas desse condomínio; poderá identificar uam zona específica caso a ocorrência esteja restrita a essa zona.
Quando o condomínio é escolhido é também preenchida a lista de frações do condomínio; se identificar uma zona específica essa lista de frações restringir-se-á às frações dessa zona. Pode assim identificar uma fração particular caso a ocorrência esteja associada a essa única fração.
Se existirem equipamentos registados no condomínio selecionado (através da opção Manutenção > Equipamentos) a opção "Equipamento" será automaticamente carregada com a lista desses equipamentos. Poderá identificar um equipamento particular que seja o "alvo" da iontervenção.
A ocorrência deve ter um título que a identifique de forma unívoca e inequívoca.
Na descrição da ocorrência deve ser inserida a informação que permita identificar o problema reportado.
O tipo da ocorrência é selecionado a partir da listagem dos tipos de ocorrência criada no menu Manutenção > Tipos de ocorrência.
O responsável pela gestão da ocorrência é o utilizador que fica responsável pelo acompanhamento da ocorrência. É o utilizador a quem a ocorrência ficará atribuída.
A prioridade da ocorrência é predefinida como sendo "Normal", pelo que não necessitará de alterar esta informação na maioria dos casos. Poderá, sempre que necessário, aumentar o nível de priroridade para "Urgente" ou "Muito Urgente". Serão atribuídas etiquetas coloridas na lista de ocorrências às que estejam nestes níveis de prioridade mais altos, para facilitar a sua identificação.
Pode, também opcionalmente, definir uma data espera de conclusão da ocorrência preenchendo a data no campo "Concluir até". Existe um critério de pesquisa que permite identificar facilmente essas ocorrências cujo prazo expectável de resolução foi ultrapassado.
Adicionar entidades a uma ocorrência
É possível a associação de entidades a uma ocorrência, ou seja, definir entidades reportantes de dada ocorrência.
Na ficha de registo da ocorrência, no campo ‘Reportado por’ poderá efetuar a pesquisa da entidade a associar.
Estas entidades poderão ser condóminos ou terceiros ou colaboradores.
No caso de a entidade ser condómino ou terceiro, escrevendo parte do nome, referência, telefone, contribuinte ou o endereço de e-mail completo, no campo surgirão as sugestões existentes para o conjunto de carateres inserido.
Basta então clicar sobre o nome desejado quando este aparecer na lista. O Gecond identifica a ligação da entidade colocando o nome dentro de uma caixa cinzenta. Note-se que o nome fica em negrito e um x à direita permite removê-lo, se necessário.
Podem acrescentar-se mais condóminos ou terceiros à mesma ocorrência. Para tal, deverá clicar-se logo à direita do nome já registado, até aparecer o cursor a piscar, e repetir o procedimento para efetuar nova pesquisa e associar outra entidade à ocorrência.
Se a entidade reportante for um colaborador, o Gecond listará todos os colaboradores para que o utilizador possa selecionar o pretendido. Neste caso, apenas pode associar uma entidade à ocorrência.