Desde a sua criação até ser concluída (e talvez, validada), uma ocorrência pode passar por várias fases ou estados. O Gecond permite que pesquise as ocorrências por esses vários estados.
Por tratar
Quando um condómino regista uma ocorrência no "Gecond, o meu condomínio" a ocorrência fica no estado "Por tratar".
No painel de entrada do Gecond existe um alerta na área de pendentes quando existem ocorrências nesse estado; também existe um ícone sempre presente no topo da página a alertar para a existências dessas ocorrências.
A característica principal das ocorrências neste estado é que não têm o tipo definido.
Depois de definir o tipo a associar à ocorrência e gravá-la, deixará de estar no estado "Por tratar".
Por atribuir
Uma ocorrência está neste estado quando já tem o tipo definido mas ainda não foi atribuída a nenhum colaborador para que seja o responsável pelo tratamento da ocorrência..
A atribuição é feita no campo "Responsável pela gestão da ocorrência", que contém uma lista de todos os colaboradores da empresa.
Este campo é de preenchimento obrigatório, logo, quando a ocorrência é criada diretamente no Gecond 3 deverá ser definido antes de se poder gravar a ocorrência, pelo que uma ocorrência criada no Gecond 3 nunca estará nesse estado.Mas ocorrências criadas na app ProGecond ou no "Gecond, o meu condomínio" não terão essa informação, pelo que será necessário pesquisar por este estado para encontrar as ocorrências que necessitam de atribuição de responsável.
Por concluir
Uma ocorrência está no estado "Por concluir" enquanto ainda não foi explicitamente dada como concluída usando a opção "Concluir" no topo da página, para definir uma data de conclusão.
Se a ocorrência tiver intervenções em curso, ou seja, que não tenham registada a sua data de conclusão no campo 'Conclusão em', o processo de conclusão da ocorrência irá tentar dar todas essa intervenções como concluídas na data de conclusão da ocorrência.
Quando clicar em ,
o Gecond apresentará uma caixa de diálogo em que sugere a data atual como data para conclusão.
Pode alterar essa data escrevendo a data pretendida, ou clicando no ícone , que dá acesso ao calendário. Poderá indicar qualquer
data que
não preceda a data de início da própria ocorrência.
Se clicar em "Concluir", tanto a ocorrência como as intervenções sem data de conclusão irão ser fechadas com a data indicada.
Prazo ultrapassado
Uma ocorrência está no estado "Prazo ultrapassado" quando foi definido um prazo previsto de conclusão, que já foi ultrapassado, e a ocorrência ainda não foi dada como concluída.
Em mais pormenor, significa que:
- A data "Concluir até" foi definida.
- Essa data já foi ultrapassada, ou seja, é inferior à data atual.
- A opção "Concluir" no topo da página ainda não foi usada para definir uma data de conclusão.
Aguarda resolução externa
Uma ocorrência está no estado "Aguarda resolução externa" quando alguma intervenção foi encaminhada para uma entidade externa e ainda não foi concluída.
Estados associados a ocorrências concluídas
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Os estados apresentados para a pesquisa de ocorrências concluídas dependerão da configuração geral de validação de ocorrências: "As ocorrências devem ser validadas pelo gestor do condomínio após encerramento" nas cofigurações gerais do Gecond. Se essa configuração estiver ativa os estados de conclusão estarão divididos em mduas situações: "Concluída e validada", "Concluída e por validar". Se, pelo contrário, a configuração estiver desligada, haverá apenas um estado diretamente relacionado com ocorrências concluídas: "Concluída".
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Concluída
Este estado é apresentado quando a configuração geral de validação está desligada.
Uma ocorrência está no estado "Concluída" quando a data de conclusão ("Conclusão em") está preenchida, através da opção "Concluir", como dito anteriormente.
Concluída e validada
Este estado permite identificar as ocorrências que, aloém de concluídas, foram explicitamente validadas.
Se a configuração geral de validação estiver definida, ficará disponível uma opção "Validar" na ficha da ocorrência.
Concluída e por validar
Uma ocorrência está por validar quando a intervenção foi concluída, a configuração geral de validação está ativa, mas a resolução ainda não foi validada.