A comunicação no processo das ocorrências

De modo a garantir um fluxo eficaz da informação ao longo de todo o processo das ocorrências, desde o seu registo até à sua conclusão, é importante atentar nas configurações a fazer, tanto nos modelos de texto a enviar por carta ou e-mail, como nos alertas a enviar aos utilizadores envolvidos.

  Configurações

Configuração de modelos de texto

A plataforma tem, por defeito, configurados os textos em formato de carta e de e-mail referentes ao envio de avisos associados aos estados de tratamento e conclusão de uma ocorrência. Em termos de comunicação externa, uma ocorrência estará em tratamento desde o momento em que lhe seja atribuído um tipo (em Tipo de ocorrência) até que fique concluída ou, caso haja configuração para tal, seja validada.

A necessidade de validação pode ser definida na opção de configurações globais do Gecond, que pode ser acedida a partir da opção de menu Administração > Configurações; no separador ‘Gecond’, área ‘Ocorrências’; a opção "As ocorrências devem ser validadas pelo Gestor do condomínio após encerramento" permite definir se as ocorrências devem ser validadas ou não após conclusão.

No que toca às ocorrências, existem dois tipos de modelos de texto:

• ‘Aviso de ocorrência em curso’
• ‘Aviso de ocorrência concluída’.

Ambos podem ser utilizados para se criarem modelos de texto em papel ou e-mail, em português ou inglês e serão textos para comunicação com os condóminos.

Estes modelos de texto serão utilizados na emissão de cartas e e-mails para os condóminos e podem ser editados, eliminados ou duplicados, consoante se selecione o botão pretendido, podendo, ainda, ser gerados em português ou inglês. Os avisos serão enviados numa das línguas em função da língua preferencial associada a cada condómino na sua ficha de registo.

As opções ‘Editar’ e ‘Remover’ são desaconselhadas, uma vez que se trata de modelos criados por defeito na aplicação que, sugerimos, deverão ser mantidos para eventuais utilizações futuras.

Mantendo estes modelos, pretendendo utilizá-los como base para um modelo próprio, eles poderão ser duplicados. Desta forma, será criada uma cópia do modelo original, que poderá ser alterada e guardada com outra designação, de modo a não se sobrepor ao modelo já existente.

Configuração de SMS

Caso tenha adquirido pacotes de mensagens de SMS poderá também configurar o modelo de SMS a enviar ao interveniente selecionado para uma ocorrência, acedendo ao menu Administração > Tabelas > Modelos de SMS.

Neste caso, existem duas etiquetas, [agencia] e [link] para que a mensagem carregue automaticamente a identificação da vossa administração e o link que dará acesso ao relatório com informação acerca da ocorrência.

Configuração de alertas

Existe uma série de alertas relacionados com as ocorrências que poderão ser configurados, de modo a enviarem informação ao gestor do condomínio (quando definido no campo ‘Gestores’ existente no separador ‘Contactos’ da ficha de condomínio), ao responsável pela ocorrência (se esta tiver sido atribuída a algum utilizador) ou ao proprietário caso este esteja identificado ou se tenha selecionado o envio de informação para todos os condóminos.

A configuração dos alertas é feita no menu Administração > Configurações, separador ’Alertas’, área‘Ocorrências’.

Os textos dos alertas não podem ser configurados, à semelhança dos modelos de texto abordados anteriormente, contudo:

• pode configurar-se o prazo (em dias) após o qual determinada entidade (condómino, colaborador ou gestor do condomínio) deve ser alertada acerca de um determinado acontecimento (prazo de conclusão da ocorrência ultrapassado, conclusão da ocorrência ou existência de ocorrências encerradas por validar) - neste caso, o prazo é de 0 (zero) dias, ou seja, mal o prazo do acontecimento termine, a parte interessada será alertada.
• estes alertas serão enviados por mail para os endereços eletrónicos registados nas fichas de registo de cada entidade. Caso não se pretenda o envio de determinado alerta, a opção deve ser desativada. 
• quando a opção ‘Enviar por e-mail’ estiver ativada, a caixa de endereço de e-mail surge desbloqueada, permitindo que o alerta em causa seja enviado, para além da entidade em causa, com conhecimento (CC) desse endereço. Assim, os alertas ‘Alertar gestor do condomínio se prazo for ultrapassado’ e ‘Alertar gestor do condomínio após conclusão’ serão enviados para o mail do gestor do condomínio (que estará registado na ficha do colaborador) com conhecimento do endereço do mail definido na caixa de endereços; o alerta ‘Alertar responsável pela ocorrência se prazo for ultrapassado’ enviará alerta para o responsável pela ocorrência (a entidade a que a ocorrência tenha sido atribuída) com conhecimento do endereço do mail definido na caixa de endereços; o alerta ‘Alertar proprietário após conclusão’ será enviado para a entidade identificada como reportante, sem conhecimento de mais ninguém.  Os restantes alertas não enviarão qualquer mail, uma vez que estão desativados
  Como referido anteriormente, a comunicação entre as diferentes entidades envolvidas numa ocorrência começa logo quando esta for registada: se o condómino registar uma ocorrência pelo "Gecond, o meu condomínio" (GOMC), automaticamente aparecerá, no painel do Gecond, aos utilizadores com permissão para tal, a informação da existência de ocorrência(s) ‘Por tratar’. Entretanto, na sessão do GOMC do condómino que registou a ocorrência, esta aparece no estado ‘Por iniciar’. 

Assim que o utilizador tipifique a ocorrência, esta aparecerá no GOMC no estado ‘Por concluir’. Na plataforma Gecond esta ocorrência poderá ser consultada filtrando, para o efeito, por um de dois estados: ‘Por concluir’ ou ‘Por atribuir’.
 

  Envio de informação

Na criação da ocorrência

Ao ser criada a ocorrência no Gecond no momento de atribuir um responsável à ocorrência comunicada, a plataforma permite o envio de informação por mail para quem a reportou com ou sem o conhecimento do responsável pela ocorrência, dando conta do início do tratamento.

Também pela app “Gecond, o meu condomínio”, o condómino poderá ser informado que a ocorrência se encontra em tratamento. Esta informação poderá ficar disponível, exclusivamente para o condómino que a reportou ou para todos os condóminos do condomínio. Para tal, seleciona-se a opção Mostrar ocorrência: "Ao condómino" ou "A todos os condóminos".

De acordo com esta escolha, aparecerá na sessão do GOMC dos selecionados a informação relativa à alteração de estado da ocorrência que estava por iniciar e, agora, está em curso.  Pela app, qualquer alteração no registo da ocorrência, designadamente, alteração no campo da descrição da ocorrência, na mensagem da administração, no campo da informação a disponibilizar aos condóminos ou associação de anexos.

Na atribuição da intervenção

Ao ser atribuída a intervenção, na plataforma a ocorrência passa a ficar no estado ‘Por concluir’. Nesta altura será possível notificar por e-mail o interveniente dessa atribuição, seja interno ou entidade externa, com ou sem o conhecimento do responsável, ou por SMS.

Ao clicar em aqui, no caso do e-mail ou aceder ao link apresentado no SMS, o utilizador acederá ao relatório do detalhe da ocorrência.

Quando o prazo é ultrapassado

Se a data da conclusão prevista para a conclusão da ocorrência for ultrapassada antes de concluída, a plataforma enviará automaticamente mail para o responsável, informando-o deste facto.

Ao clicar em Gecond3 acederá à plataforma Gecond, onde poderá iniciar sessão e consultar os alertas clicando no ícone  .
 

Na conclusão da ocorrência

Quando a ocorrência é dada por concluída, o(s) condómino(s) receberão na app Gecond, o meu condomínio informação da mudança de estado da ocorrência para Concluída.

Finda a ocorrência, o condómino tem possibilidade de avaliar a sua resolução, comunicando, assim, ao administrador a sua satisfação. Na listagem das ocorrências aparece essa informação. Desta forma, termina a interação entre a administração do condomínio e as restantes entidades envolvidas, com base no uso da plataforma Gecond.