Pelo menu Manutenção > Ocorrências acede-se à listagem de ocorrências, onde podem utilizar-se diferentes filtros para selecionar as ocorrências pretendidas, seja para consulta, seja para edição.
A imagem seguinte mostra os critérios existentes para pesquisa de ocorrências:
- Condomínio - O condomínio é um campo obigatório no registo de qualquer ocorrência.
- Zona - Quando um condomínio é definido no critério anterior, esta lista será automaticamente preenchida com as zonas desse condomínio. Assim, pode escolher uma zona para procurar ocorrências que tenham sido especificamente associadas a essa zona.
- Equipamento - Quando um condomínio é definido, esta lista é preenchida com os equipamentos associados a esse condomínio. Assim, pode indicar um equipamento específico de um condomínio para procurar ocorrências que tenham sido especificamente associadas a esse equipamento.
- Gestor - Esta lista é preenchida automaticamente preenchida com os colaboradores da empresa.
- Responsável pela gestão da ocorrência - A todas as ocorrências deve ser associado um colaborador da empresa para ser o responsável pela gestão da ocorrência. Esta lista é preenchida com os colaboradores da empresa.
- Fornecedor - Para indicar um fornecedor nesta área deve escrever pelo menos três caracteres do seu nome; a partir desse momento o Gecond irá apresentando automaticamente uma lista dos fornecedores que contém esses caracteres no seu nome.
A pesquisa por fornecedor irá procurar ocorrências que contenham alguma intervenção externa associada a esse fornecedor.
- Quem reportou - Uma ocorrência pode ser reportada por:
- Um colaborador da própria administração; por exemplo, um técnico de manutenção que identificou um problema numa visita de rotina a um condomínio.
- Uma entidade de "fora" da empresa, que geralmente será um condómino, mas pode ser também um fornecedor de serviços que verificou a existência de alguma situação e a reportou.
Para pesquisar ocorrências segundo este critério deverá, em primeiro lugar, indicar se está a pesquisar por ocorrências reportadas por um colaborador ou por outra entidade.
Se indicar que está à procura de ocorrências reportadas por um colaborador, ser-lhe-á apresentada uma lista dos colaboradores da empresa, para que escolha um.
Se indicar que as ocorrências a procurar foram reportadas por uma entidade que não um colaborador, deverá escolher a opção "Entidade" e escrever pelo menos três caracteres do seu nome; o Gecond irá então apresentar automaticamente a lista de entidades (condóminos ou não), que contenham esses caracteres no seu nome.
- Título da ocorrência - Pode procurar uma ocorrência pelo seu título; não é necessário indicar o título completo.
A pesquisa não é sensível a maiúsculas ou minúsculas e a acentuação. Pode, por exemplo, escrever "porta" neste critério, e serão consideradas ocorrências que incluam "Porta", "porta" ou "portão" no seu título.
- Nº da ocorrência - Para procurar uma ocorrência concreta pelo seu número.
- Prioridade - Pode escolher da lista uma das prioridades disponibilizadas: "Normal", "Urgente" ou "Muito urgente".
- Datas de registo - Permite procurar ocorrências registadas (com "data de ocorrência") em um intervalo de datas ("Registado de", "até"). Não é obrigatório preencher as duas datas para efetuar uma pesquisa. Por exemplo, se quiser procurar por ocorrências iniciadas antes do mês de março de 2023 e ainda não concluídas, pode usar o estado "Por concluir", deixar sem preenchimento o campo "Registo de" e colcoando a data de "28-02-2023" no campo "Até".
- Tipo - Permite a pesquisa por um tipo específico de ocorrência. Pode usar as opções "Expediente" ou "Manutenção" para filtrar a lista de tipos disponíveis para incluir apenas os da categoria selecionada.
- Estado - Para pesquisar por ocorrências que se enquadrem em um dos estados disponíves. O padrão é "Por concluir", que inclui as ocorrências ainda não terminadas.
No caso de não ser selecionado especificamente qualquer filtro, o Gecond apresentará, por defeito, as ocorrências no estado 'Por concluir'. As ocorrências que cumpram os critérios determinados nos filtros serão apresentadas ordenadas, da mais recente para a mais antiga.
Clicando sobre uma ocorrência, abre-se o formulário de registo, sendo possível consultar ou editar a informação.