Introdução
Caso o registo da ocorrência tenha origem na App ou página web Gecond o meu condomínio, a primeira intervenção do utilizador poderá ser exclusivamente de triagem e atribuição da ocorrência. Nesta primeira fase apenas lhe é exigida tipificação da ocorrência, de acordo com os ‘Tipos de ocorrência’ disponíveis, previamente criados no menu Manutenção > Tipos de ocorrência e a atribuição de um responsável pela gestão da ocorrência, a partir da lista de colaboradores registados no Gecond.
O utilizador pode também aceder ao registo das ocorrências pelo menu Manutenção > Ocorrências e, utilizando o filtro ‘Estado’, selecionar a opção ‘Por tratar’ para ver listadas as ocorrências registadas no Gecond, O Meu Condomínio (GOMC) que ainda se encontrem nesta condição. Caso procure pelo estado 'Por atribuir' listará as ocorrências registadas a partir da aplicação ProGecond, às quais não foi, ainda, associado um responsável.
Assim, o procedimento de tratamento de uma ocorrência inicia-se quando a ocorrência está por tratar (registada no GOMC), por atribuir (registada no ProGecond) ou por concluir (se registada na plataforma Gecond).
Dados de uma ocorrência
Após o registo de uma ocorrência, seja qual for a sua origem, o utilizador, com base na informação já disponibilizada, iniciará o seu tratamento, clicando sobre a área da ocorrência e definindo, desde logo, o tipo de ocorrência registada, de acordo com a informação obrigatória já inserida:
- Data da ocorrência - (de acordo com o registo feito em qualquer dos suportes);
- Registo na agenda - Se marcar esta opção, poderá definir um colaborador e uma data, para que uma tarefa associada à ocorrência seja registada na agenda desse colaborador.
- Condomínio - A definição do condomínio é obrigatória. Se a ocorrência tiver sido registada por um condómino no GOMC será automaticamente registado o condomíno associado à sessão do condómino.
- Zona - Logo que o codnomínio esteja definido, são carregadas as zonas constituintes do condomínio.
- Fração - Carrega as frações que constituem o condomínio selecionado, ou que pertencem à zona especificada.
- Título - É campo de preenchimento obrigatório em todos os registo de ocorrências, e permite identificar a ocorrência.
- Entidade que reportou a ocorrência - No caso de o registo ser efetuado a partir das aplicações GOMC ou ProGecond, esta informação será em função da sessão iniciada na aplicação. No caso da plataforma Gecond, é uma informação opcional.
- Descrição - Campo de preenchimento obrigatório em todos os registo de ocorrências);
- Prioridade - Existem três níveis de prioridade: "Normal", "Urgente" e "Muito urgente". Por defeito, o Gecond carrega a prioridade "Normal", mas o utilizador poderá alterar a prioridade.
No detalhe das ocorrências cuja prioridade esteja acima de "Normal", será apresentada uma identificação explícita:
ou
.
A impressão da ficha da ocorrência também identificará explicitamente os níveis de prioridade acima do "Normal".
- Concluir até - Permite definir uma data limite para conclusão da ocorrência. Se esta data estiver definida e for ultrapassada sem que a ocorrência esteja dada como concluída, o seu detalhe será identificado com a etiqueta
.
- Tipo - No caso da aplicação ProGecond ou da plataforma Gecond, é informação obrigatória; no caso do GOMC, o condómino não poderá definir o tipo de ocorrência mas passará a ser campo obrigatório assim que a ocorrência por tratar seja consultada na plataforma.
- Equipamento - caso existam equipamentos associados ao condomínio selecionado, registados no menu Manutenção > Equipamentos, eles serão listados neste campo;
- Responsável pela gestão da ocorrência - É informação obrigatória assim que se consulte a ocorrência na plataforma Gecond. Nas aplicações GOMC e ProGecond não é possível identificar o responsável pela gestão da ocorrência.
- Atribuída em - A informação da data e hora de atribuição de uma ocorrência é carregada, por defeito, quando se identifica o responsável pela gestão da ocorrência, porém, pode ser alterada manualmente.
Intervenções
Na condição descrita, passará para o estado ‘Por concluir’, onde se manterá até ficar concluída. Para a resolução de uma ocorrência pode-se registar uma ou várias intervenções, simultâneas ou sequenciais, a implementar internamente ou por entidade externa.
Uma ocorrência só pode ser atribuída a um colaborador, que é o responsável pela gestão da ocorrência. A intervenção concreta para, por exemplo, resolver uma avaria, poderá ser encaminhada para um colaborador (Ação interna) ou uma entidade externa.
Assim, compete ao responsável pela gestão da ocorrência determinar se a intervenção na ocorrência será feita por ação interna 
ou atribuída a entidade externa 
.
Em função da seleção, será aberto um formulário diferenciado, permitindo selecionar um técnico interno da lista de colaboradores registados na plataforma - no caso de a intervenção ser interna ou um fornecedor e um técnico do fornecedor, no caso de a atribuição ser feita a entidade externa.
Atribuição da intervenção a um colaborador interno
Se a escolha da atribuição da intervenção for interna, deverá ser escolhido o colaborador a intervir, que poderá registar a sua intervenção, data de início e de fim e observações onde poderá registar a descrição da sua intervenção ou outra informação relevante.
A data de início deverá ser registada de acordo com o momento do início da intervenção. A data de conclusão deve ser registada quando o interveniente dá a sua intervenção na ocorrência por concluída. Esta data não é forçosamente igual à data da conclusão da ocorrência, uma vez que uma ocorrência pode carecer de diferentes intervenções até ficar concluída. Assim, a intervenção registada pode não apresentar data de conclusão, se esta não tiver sido terminada. Fazendo guardar, a informação referente a esta intervenção ficará guardada e a ocorrência continuará por concluir.
As intervenções guardadas, independentemente de estarem ou não terminadas, ficam listadas no campo Intervenções e poderão ser editadas ou removidas pelo responsável pela gestão da ocorrência, selecionando o ícone engrenagem, . Aí, poderá selecionar uma das duas opções. No caso da opção Editar, esta permitirá ao utilizador, a qualquer momento, alterar ou acrescentar informação à intervenção e, se for caso disso, registar a hora de conclusão da intervenção.
Após o registo da primeira intervenção, o utilizador poderá adicionar novas intervenções- tantas quantas pretenda, selecionando o botão .
Ao fazê-lo, o processo repete-se: o responsável pela gestão da ocorrência seleciona o tipo de intervenção (Ação interna ou Atribuir a entidade externa), o colaborador faz o registo correspondente, guarda a informação e o responsável poderá continuar a acrescentar intervenções ou concluir a ocorrência.
Atribuição da intervenção a uma entidade externa
Se a escolha da atribuição da intervenção for a entidade externa, deverá ser escolhido o fornecedor a intervir, que será carregado da lista de fornecedores inserida no menu Entidades->Fornecedores. Adicionalmente, poderá ser identificado o técnico do fornecedor a associar à ocorrência.
Assim, para associar um fornecedor a uma ocorrência deverá então executar os seguintes passos na área "Intervenção":
Marcar a opção "Atribuir a entidade externa";
Pesquisar pelo fornecedor e associá-lo à ocorrência;
Opcionalmente, poderá também registar o nome do técnico responsável pela intervenção;
Decidir se a informação do condómino deve estar disponível na comunicação ao fornecedor- se a opção 'Disponibiliza informação do condómino' estiver marcada e a ocorrência tiver sido reportado por um condómino, o envio do registo da ocorrência para o fornecedor incluirá informação do condómino (nome, morada e contactos); se a desmarcar, essa informação não será enviada.
Seja qual for a atribuição feita, deverá ser registada informação relativamente à intervenção efetuada, designadamente as datas de início e de fim da intervenção e, em observações, a informação relacionada com a intervenção, à semelhança do que foi dito no caso da intervenção interna.
Gravada a informação da intervenção, esta ficará disponível na listagem de intervenções, suscetível, como a anterior a edição e remoção por parte do responsável pela gestão da ocorrência.
Na coluna 'Atribuída a' cada uma das intervenções será identificada enquanto ação interna ou atribuída a entidade externa
.