Vistas:

  Introdução


 

Têm vindo a ser experimentados alguns constrangimentos na atualização automática da informação dos extratos bancários de contas dos condomínios pelo serviço de informação de conta AIS. Esta situação à qual a Improxy é totalmente alheia tem sido verificada em contas das instituições bancárias Caixa de Crédito Agrícola Mútuo e Eurobic.

Para ultrapassar esta dificuldade o Gecond disponibiliza, nas situações em que não seja possível efetuar automaticamente a conetividade com as contas bancárias , a possibilidade de o fazer manualmente a partir de um ficheiro em formato Excel, com os registos dos movimentos, disponibilizado pelas instituições bancárias.

 

De momento, esta funcionalidade ficará disponível para as contas bancárias dos condomínios pertencentes à Caixa de Crédito Agrícola Mútuo e ao Eurobic. Porém, outros bancos onde se registe a mesma dificuldade de atualização automática do saldo e movimentos bancários, poderão ser, futuramente, adicionados a esta funcionalidade.
 

 

  Requisitos


 

Para que esta funcionalidade esteja disponível será necessário que se trate de um condomínio Premium ou do Gecond PLUS- apenas nestas versões existe disponível a Reconciliação bancária e, consequentemente esta funcionalidade de importação manual de saldos e movimentos de conta.

As contas deverão ser das instituições bancárias referidas anteriormente e ter o serviço AIS ativado.

 

 

 

  Importar extrato bancário


 

Para fazer a importação manual do extrato bancário da conta cuja reconciliação bancária se pretende efetuar, obtido o ficheiro em formato excel fornecido pela instituição bancária, este deverá ser carregado para o Gecond, na página da reconciliação bancária, com recurso ao botão :

 

Será aberta uma caixa para importação do ficheiro pretendido,

 

Caso exista algum problema com a importação dos movimentos, o utilizador será alertado para tal com a abertura de uma pop up com um aviso e a identificação da situação ocorrida

 

Existe uma série de razões que podem gerar avisos referentes ao processo de importação do ficheiro. No quadro abaixo elencam-se algumas, mais frequentes:

 

Aviso

Causa

Não foi possível ler o extrato bancário, verifique se o ficheiro excel é válido

O Gecond não consegue ler o ficheiro

Não foi possível ler nº da conta, verifique se o ficheiro está corretamente formatado

No caso de bancos que emitam o n.º da conta no ficheiro mas a sua leitura não seja possível

Não foram encontrados movimentos no ficheiro indicado, verifique se o mesmo está corretamente formatado

Quando o Gecond não encontra movimentos no ficheiro

Não foram encontrados movimentos no período de {data de início} a {data de fim}

Quando existem movimentos mas nenhum se encontra dentro do período válido data de início até à data de fim.

Processo de importação de extrato cancelado:

O número da conta bancária deste ficheiro não corresponde ao número {0}.

O nº da conta do ficheiro não corresponde ao da conta selecionada.

 

Caso o ficheiro seja válido e a informação devidamente reconhecida pelo Gecond, o utilizador receberá uma mensagem de informação acerca do processo, que deverá confirmar para concluir a importação da informação.

 

 

Nesta fase, o utilizador será informado de:

  Data do último movimento importado. O Gecond apenas importará movimentos do ficheiro excel com datas posteriores à ultima importação de movimentos registada no sistema, ou seja, o Gecond importa, exclusivamente, os movimentos registados com data após a do último movimento que já tenha sido importado, não importará movimentos- mesmo que não tenham sido importados anteriormente- que tenham uma data anterior à data do último movimento importado;

Verifiquem-se, num exemplo hipotético os movimentos importados:

Sendo importados dois ficheiros, o primeiro com movimentos compreendidos entre as datas 27/08/2023 e 31/08/2023 e o segundo, posteriormente, referente ao intervalo de datas compreendido entre 30/08/2023 e 03/09/2023,

 

Operação: Consulta de Movimentos de Contas   Operação: Consulta de Movimentos de Contas
Conta:   Conta:
De: 27/08/2023   De: 30/08/2023
A: 31/08/2023   A: 03/09/2023
             
Data de movimento Data valor Descrição   Data de movimento Data valor Descrição
27/08/2023 27/08/2023 mov. A        
27/08/2023 27/08/2023 mov. B        
28/08/2023 28/08/2023 mov. C        
29/08/2023 29/08/2023 mov. D        
30/08/2023 30/08/2023 mov. E   30/08/2023 30/08/2023 mov. E
30/08/2023 30/08/2023 mov. F   30/08/2023 30/08/2023 mov. F
        30/08/2023 30/08/2023 mov. K
31/07/2023 31/07/2023 mov. G   31/07/2023 31/07/2023 mov. G
31/08/2023 31/08/2023 mov. H   31/08/2023 31/08/2023 mov. H
        31/08/2023 31/08/2023 mov. I
        01/09/2023 01/09/2023 mov. J
        02/09/2023 02/09/2023 mov. L
        03/09/2023 03/09/2023 mov. M

 

na segunda importação, os movimentos E, F, G e H não serão importados, uma vez que já o foram anteriormente;

o movimento K não será importado uma vez que tem uma data (30/08/2023) inferior à data do último movimento importado do primeiro ficheiro (mov. H de 31/08/2023).

Os movimentos I, J, L e M serão importados, uma vez que são posteriores ao último movimento importado do ficheiro inicial.

 

  Informação acerca do procedimento de importação, relativamente à impossibilidade de eliminação de movimentos previamente importados e a necessidade de verificação da data de  início do período dos movimentos, que não deverá ser anterior à data do último movimento reconciliado;

  No caso de no ficheiro importado não constar o número da conta. Esta mensagem só aparece para bancos que não têm o número de conta identificado no ficheiro, ou seja, caso o ficheiro não tenha a identificação da conta bancária.

 

Alguns ficheiros dos extratos de bancos, como por exemplo o Eurobic, não identificam a conta bancária a que os movimentos dizem respeito. Assim, nesse caso, o Gecond acrescentará este texto, de modo a que o utilizador possa verificar e garantir que está a importar dados para a conta correta.
 

  Número dos movimentos bancários constantes no ficheiro importados pelo Gecond. Como referido anteriormente, apenas serão importados os movimentos posteriores ao último importado, o Gecond validará os movimentos que já tenham sido importados, garantindo, assim, que não serão duplicados quaisquer movimentos.

 

No caso de o primeiro carregamento dos movimentos bancários de uma conta de determinado condomínio for feito por este processo de importação manual do extrato bancário, serão carregados os movimentos do último mês; caso a importação manual do ficheiro ocorra após alguma atualização automática do saldo e movimentos, o Gecond permitirá a importação de todos os movimentos registados desde a última atualização. O mesmo se passará caso esta não seja a primeira importação manual.

 

 Confirmada a operação, a importação dos movimentos bancários elegíveis de acordo com as condições identificadas acima, será efetivada. O utilizador receberá uma informação de sucesso da operação:

 

 

O ficheiro a utilizar para a importação dos movimentos bancários é gerado para determinado intervalo de datas, data de início e data de fim. Caso o ficheiro seja válido mas não apresente qualquer movimento nesse intervalo de tempo ou, caso o ficheiro apenas apresente movimentos que tenham sido, previamente importados, o utilizador receberá a seguinte informação:

 

 

Finda a importação dos movimentos, estes ficarão disponíveis para o procedimento de reconciliação bancária, exatamente da mesma forma utilizada no caso de a atualização dos saldos e movimentos ter sido automática.