Introdução
No caso de ocorrerem constrangimentos na atualização automática da informação dos extratos bancários de contas dos condomínios pelo serviço de informação de conta AIS, situações às quais a Improxy é totalmente alheia, seja por suspensão temporária ou permanente do serviço pelas entidades bancárias e outras partes envolvidas no processo, ou por outras situações que possam ocorrer, o Gecond apresenta uma solução alternativa para a atualização da informação dos movimentos bancários.
Para ultrapassar esta dificuldade o Gecond disponibiliza, nas situações em que não seja possível efetuar automaticamente a conetividade com as contas bancárias , a possibilidade de o fazer manualmente a partir de um ficheiro em formato Excel, com os registos dos movimentos, disponibilizado pelas instituições bancárias.
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De momento, esta funcionalidade ficará disponível para as contas bancárias dos condomínios pertencentes às seguintes instituições: ABANCA Corporación Bancaria, SA Banco ActivoBank, SA Banco BPI, SA Caixa de Crédito Agrícola Mútuo, CRL Caixa Económica Montepio Geral Caixa Geral de Depósitos Eurobic
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Requisitos
Para que esta funcionalidade esteja disponível será necessário que se trate de um condomínio Premium ou do Gecond PLUS- apenas nestas versões existe disponível a Reconciliação bancária e, consequentemente esta funcionalidade de importação manual de saldos e movimentos de conta.
As contas deverão ser das instituições bancárias referidas anteriormente, não sendo necessário terem o serviço AIS ativado.
Importar
extrato bancário
Para fazer a importação manual do extrato bancário da conta cuja reconciliação bancária se pretende efetuar, obtido o ficheiro
em formato excel fornecido pela instituição bancária, este deverá ser carregado para o Gecond,
na página da reconciliação bancária, com recurso ao botão 
:
Será aberta uma caixa para importação do ficheiro pretendido,
Caso exista algum problema com a importação dos movimentos, o utilizador será alertado para tal com a abertura de uma pop up com um aviso e a identificação da situação ocorrida
Existe uma série de razões que podem gerar avisos referentes ao processo de importação do ficheiro. No quadro abaixo elencam-se algumas, mais frequentes:
| Aviso | Causa |
| Não foi possível ler o extrato bancário, verifique se o ficheiro Excel é válido | O Gecond não consegue ler o ficheiro |
| Não foi possível ler nº da conta, verifique se o ficheiro está corretamente formatado | No caso de bancos que emitam o n.º da conta no ficheiro mas a sua leitura não seja possível |
| Não foram encontrados movimentos no ficheiro indicado, verifique se o mesmo está corretamente formatado | Quando o Gecond não encontra movimentos no ficheiro |
| Não foram encontrados movimentos no período de {data de início} a {data de fim} | Quando existem movimentos mas nenhum se encontra dentro do período válido data de início até à data de fim. |
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Processo de importação de extrato cancelado:
O número da conta bancária deste ficheiro não corresponde ao número {0}. |
O nº da conta do ficheiro não corresponde ao da conta selecionada. |
Caso o ficheiro seja válido e a informação devidamente reconhecida pelo Gecond, o utilizador receberá uma mensagem de informação acerca do processo, que deverá confirmar para concluir a importação da informação.
Nesta fase, o utilizador será informado de:
Data
do último movimento importado. O Gecond apenas importará movimentos do ficheiro excel com datas
posteriores à ultima importação de movimentos registada no sistema, ou seja, o Gecond importa, exclusivamente,
os movimentos registados com data após a do último movimento que já tenha sido importado, não importará movimentos- mesmo
que não tenham sido importados anteriormente- que tenham uma data anterior à data do último movimento importado;
Verifiquem-se, num exemplo hipotético os movimentos importados:
Sendo importados dois ficheiros, o primeiro com movimentos compreendidos entre as datas 27/08/2023 e 31/08/2023 e o segundo, posteriormente, referente ao intervalo de datas compreendido entre 30/08/2023 e 03/09/2023,
| Operação: Consulta de Movimentos de Contas | Operação: Consulta de Movimentos de Contas | |||||
| Conta: | Conta: | |||||
| De: 27/08/2023 | De: 30/08/2023 | |||||
| A: 31/08/2023 | A: 03/09/2023 | |||||
| Data de movimento | Data valor | Descrição | Data de movimento | Data valor | Descrição | |
| 27/08/2023 | 27/08/2023 | mov. A | ||||
| 27/08/2023 | 27/08/2023 | mov. B | ||||
| 28/08/2023 | 28/08/2023 | mov. C | ||||
| 29/08/2023 | 29/08/2023 | mov. D | ||||
| 30/08/2023 | 30/08/2023 | mov. E | 30/08/2023 | 30/08/2023 | mov. E | |
| 30/08/2023 | 30/08/2023 | mov. F | 30/08/2023 | 30/08/2023 | mov. F | |
| 30/08/2023 | 30/08/2023 | mov. K | ||||
| 31/07/2023 | 31/07/2023 | mov. G | 31/07/2023 | 31/07/2023 | mov. G | |
| 31/08/2023 | 31/08/2023 | mov. H | 31/08/2023 | 31/08/2023 | mov. H | |
| 31/08/2023 | 31/08/2023 | mov. I | ||||
| 01/09/2023 | 01/09/2023 | mov. J | ||||
| 02/09/2023 | 02/09/2023 | mov. L | ||||
| 03/09/2023 | 03/09/2023 | mov. M | ||||
na segunda importação, os movimentos E, F, G e H não serão importados, uma vez que já o foram anteriormente;
o movimento K não será importado uma vez que tem uma data (30/08/2023) inferior à data do último movimento importado do primeiro ficheiro (mov. H de 31/08/2023).
Os movimentos I, J, L e M serão importados, uma vez que são posteriores ao último movimento importado do ficheiro inicial.
Informação
acerca do procedimento de importação, relativamente à impossibilidade de eliminação de movimentos previamente importados
e a necessidade de verificação da data de início do período dos movimentos, que não deverá ser anterior à data do
último movimento reconciliado;
No
caso de no ficheiro importado não constar o número da conta. Esta mensagem só aparece para bancos que não têm o número
de conta identificado no ficheiro, ou seja, caso o ficheiro não tenha a identificação da conta bancária.
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Alguns ficheiros dos extratos de bancos, como por exemplo o Eurobic, não identificam a conta bancária a que os movimentos dizem respeito. Assim, nesse caso, o Gecond acrescentará este texto, de modo a que o utilizador possa verificar e garantir que está a importar dados para a conta correta. |
Número
dos movimentos bancários constantes no ficheiro importados pelo Gecond. Como referido anteriormente,
apenas serão importados os movimentos posteriores ao último importado, o Gecond validará os movimentos
que já tenham sido importados, garantindo, assim, que não serão duplicados quaisquer movimentos.
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No caso de o primeiro carregamento dos movimentos bancários de uma conta de determinado condomínio for feito por este processo de importação manual do extrato bancário, serão carregados os movimentos do último mês; caso a importação manual do ficheiro ocorra após alguma atualização automática do saldo e movimentos, o Gecond permitirá a importação de todos os movimentos registados desde a última atualização. O mesmo se passará caso esta não seja a primeira importação manual. |
Confirmada a operação, a importação dos movimentos bancários elegíveis de acordo com as condições identificadas acima, será efetivada. O utilizador receberá uma informação de sucesso da operação:
O ficheiro a utilizar para a importação dos movimentos bancários é gerado para determinado intervalo de datas, data de início e data de fim. Caso o ficheiro seja válido mas não apresente qualquer movimento nesse intervalo de tempo ou, caso o ficheiro apenas apresente movimentos que tenham sido, previamente importados, o utilizador receberá a seguinte informação:
Finda a importação dos movimentos, estes ficarão disponíveis para o procedimento de reconciliação bancária, exatamente da mesma forma utilizada no caso de a atualização dos saldos e movimentos ter sido automática.
