De modo a garantir um fluxo eficaz da informação ao longo de todo o processo das ocorrências, desde o seu registo até à sua conclusão, é importante atentar nas configurações a fazer, tanto nos modelos de texto a enviar por carta ou e-mail, como nos alertas a enviar aos utilizadores envolvidos.
Configuração de modelos de texto
A plataforma tem, por defeito, configurados os textos em formato de carta e de e-mail referentes ao envio de avisos associados aos estados de ocorrência em curso e ocorrência concluída. Em termos de comunicação externa, uma ocorrência estará em curso desde o momento em que lhe seja atribuído um Responsável (em Responsável pela gestão da ocorrência) até que fique concluída ou, caso haja configuração para tal, seja validada.
No que toca às ocorrências, existem dois tipos de modelos de texto:
- Aviso de ocorrência concluída.
- Aviso de ocorrência em curso.
Ambos podem ser utilizados para se criarem modelos de texto em papel ou e-mail, em português ou inglês e serão textos para comunicação com os condóminos.
Estes modelos de texto serão utilizados na emissão de cartas e e-mails para as entidades e podem ser editados selecionando o botão para o efeito, podendo, ainda, ser gerados em português ou inglês. Os avisos serão enviados numa das línguas em função da língua preferencial associada a cada entidade na sua ficha de registo.
Para cada tipo existe um modelo criado por defeito na aplicação, cujo conteúdo, caso o utilizador pretenda, poderá ser editado:
Envio de informação
O Gimob pode enviar comunicação para as entidades envolvidas, em diferentes estados das ocorrências, designadamente, no momento da abertura da ocorrência e da sua conclusão:
Na criação da ocorrência
Ao ser criada a ocorrência no Gimob no momento de atribuir um responsável à ocorrência comunicada, a plataforma permite o envio de informação por e-mail para quem a reportou, dando conta do início do tratamento.
Na atribuição da intervenção
Na definição do interveniente, ser-lhe-á enviado e-mail com ou sem o conhecimento do responsável pela ocorrência:
Ao ser atribuída a intervenção, na plataforma a ocorrência passa a ficar no estado ‘Por concluir’. Nesta altura será possível notificar por e-mail o interveniente dessa atribuição, seja interno ou entidade externa, com ou sem o conhecimento do responsável, ou por SMS.
Ao clicar em aqui, no caso do e-mail ou aceder ao link apresentado no SMS, o utilizador acederá ao relatório do detalhe da ocorrência.
Ao clicar em aqui, no caso do e-mail, quando o anexo é enviado por link ou ao abrir o anexo no botão para o efeito, o utilizador acederá ao relatório do detalhe da ocorrência. Da mesma forma, poderá aceder ao link apresentado no SMS. O utilizador acederá ao relatório do detalhe da ocorrência.
