Introdução
O procedimento de tratamento de uma ocorrência inicia-se quando a ocorrência está por Concluir,
Dados
de uma ocorrência
Após o registo de uma ocorrência, seja qual for a sua origem, o utilizador, com base na informação já disponibilizada, iniciará o seu tratamento, clicando sobre a área da ocorrência e definindo, desde logo, o tipo de ocorrência registada, de acordo com a informação obrigatória já inserida:
Data da ocorrência - (de acordo com o registo feito em qualquer dos suportes);
Registo na agenda - Se marcar esta opção, poderá definir um colaborador e uma data, para que uma tarefa associada à ocorrência seja registada
na agenda desse colaborador.
Imóvel -
A definição do imóvel é obrigatória. Se a ocorrência tiver sido registada por um condómino no GOMC será automaticamente
registado o condomíno associado à sessão do condómino.
Tipo -
No caso da plataforma Gimob, é informação obrigatória;
Título -
É campo de preenchimento obrigatório em todos os registo de ocorrências, e permite identificar a ocorrência.
Entidade que reportou a ocorrência
Descrição - Campo de preenchimento obrigatório em todos os registo de ocorrências);
Prioridade -
Existem três níveis de prioridade: "Normal", "Urgente" e "Muito urgente".
Por defeito, o Gimob carrega a prioridade "Normal", mas o utilizador poderá alterar a prioridade.
No detalhe das ocorrências cuja prioridade esteja acima de "Normal", será apresentada uma identificação explícita:
ou
.
A impressão da ficha da ocorrência também identificará explicitamente os níveis de prioridade acima do "Normal".
Concluir até -
Permite definir uma data limite para conclusão da ocorrência. Se esta data estiver definida e for ultrapassada sem que
a ocorrência esteja dada como concluída, o seu detalhe será identificado com a etiqueta .
Responsável pela gestão da ocorrência
- É informação obrigatória assim que se consulte a ocorrência na plataforma Gimob.
Atribuída em - A informação da data e hora de atribuição de uma ocorrência é carregada, por defeito, quando se identifica o responsável
pela gestão da ocorrência, porém, pode ser alterada manualmente.
Esta informação pode ser consultada em maior pormenor no artigo do Centro de Ajuda, Registo de ocorrências no Gimob.
Intervenções
Na condição descrita, passará para o estado ‘Por concluir’, onde se manterá até ficar concluída. Para a resolução de uma ocorrência pode-se registar uma ou várias intervenções, simultâneas ou sequenciais, a implementar internamente ou por entidade externa.
Uma ocorrência só pode ser atribuída a um colaborador, que é o responsável pela gestão da ocorrência. A intervenção concreta para, por exemplo, resolver uma avaria, poderá ser encaminhada para um colaborador (Ação interna) ou uma entidade externa.
Assim, compete ao responsável pela gestão da ocorrência determinar se a intervenção na ocorrência será feita por ação interna
ou atribuída a entidade externa 
.
Em função da seleção, será aberto um formulário diferenciado, permitindo selecionar um técnico interno da lista de colaboradores registados na plataforma - no caso de a intervenção ser interna:
ou um fornecedor e um técnico do fornecedor, no caso de a atribuição ser feita a entidade externa:
Atribuição da intervenção a um colaborador interno
Se a escolha da atribuição da intervenção for interna, deverá ser escolhido o colaborador a intervir, que poderá registar a sua intervenção, data de início e de fim e observações onde poderá registar a descrição da sua intervenção ou outra informação relevante.
A
data de início deverá ser registada de acordo com o momento do início da intervenção.
A
data de conclusão deve ser registada quando o interveniente dá a sua intervenção na ocorrência por concluída.
Esta data não é forçosamente igual à data da conclusão da ocorrência, uma vez que uma ocorrência pode carecer de diferentes intervenções até ficar concluída. Assim, a intervenção registada pode não apresentar data de conclusão, se esta não tiver sido terminada. Fazendo guardar, a informação referente a esta intervenção ficará guardada e a ocorrência continuará por concluir.
As intervenções guardadas, independentemente de estarem ou não terminadas, ficam listadas no campo Intervenções e poderão ser impressas, enviadas por e-mail, editadas ou removidas pelo responsável pela gestão da ocorrência.
Para tal, deverá expandir a informação na coluna das ações, ao clicar no ícone para o efeito , 
. Aí, poderão selecionar-se as diferentes opções. No caso da opção Editar,
esta permitirá ao utilizador, a qualquer momento, alterar ou acrescentar informação à intervenção e, se for caso disso,
registar a hora de conclusão da intervenção.
Após o registo da primeira intervenção, o utilizador poderá adicionar novas intervenções- tantas quantas pretenda, selecionando
o botão .
Ao fazê-lo, o processo repete-se: o responsável pela gestão da ocorrência seleciona o tipo de intervenção (Ação interna ou Atribuir a entidade externa), o colaborador faz o registo correspondente, guarda a informação e o responsável poderá continuar a acrescentar intervenções ou concluir a ocorrência.
Atribuição da intervenção a uma entidade externa
Se a escolha da atribuição da intervenção for a entidade externa, deverá ser escolhido o fornecedor a intervir, que será carregado da lista de fornecedores inserida no menu Entidades->Fornecedores. Adicionalmente, poderá ser identificado o técnico do fornecedor a associar à ocorrência.
Assim, para associar um fornecedor a uma ocorrência deverá então executar os seguintes passos na área "Intervenção":
Marcar
a opção "Atribuir a entidade externa";
Pesquisar
pelo fornecedor e associá-lo à ocorrência;
 |
No Gimob, os fornecedores são inseridos no menu Incidentes ➜ Fornecedores :
|
Opcionalmente,
poderá também registar o nome do técnico responsável pela intervenção;
Decidir
se a informação da entidade deve estar disponível na comunicação ao fornecedor- se a opção 'Disponibiliza informação da entidade' estiver
marcada e a ocorrência tiver sido reportada por uma entidade, o envio do registo da ocorrência para o fornecedor incluirá
informação do reportante (nome, morada e contactos); se a desmarcar, essa informação não será enviada.
Seja qual for a atribuição feita, deverá ser registada informação relativamente à intervenção efetuada, designadamente as datas de início e de fim da intervenção e, em observações, a informação relacionada com a intervenção, à semelhança do que foi dito no caso da intervenção interna.
Gravada a informação da intervenção, esta ficará disponível na listagem de intervenções, suscetível, como a anterior a edição e remoção por parte do responsável pela gestão da ocorrência.
Na coluna 'Atribuída a' cada uma das intervenções será identificada enquanto ação interna ou atribuída a entidade externa
.