Introdução
Após a ativação do Assistente 24/7, antes de fornecer aos condóminos informação do contacto telefónico do serviço (o número digital do Assistente 24/7) disponibilizado no momento da ativação, o utilizador deve proceder à sua configuração.
Este procedimento é executado no botão Configurações, localizado no canto superior direito da vista do Dashboard de comunicações.
Configurações
O botão configurações permite aceder a um formulário dividido em dois quadros:
- Configurações gerais
- Configurações do Assistente 24/7
Configurações gerais
As configurações gerais permitem parametrizar a informação referente ao consumo de minutos de conversação.
Aos subscritores de Planos GIA, é oferecido
um volume de minutos de acordo com o pacote contratado.
No primeiro dia de cada mês, o saldo de minutos é reiniciado para o valor incluído no pacote, independentemente do saldo remanescente do mês anterior.
No caso do Plano PLUS, o utilizador poderá, igualmente, solicitar a ativação do serviço, porém, não terá oferta de minutos de conversação.
Além dos minutos oferecidos, é possível definir um limite de
consumo pós pago, ou seja, definir um valor de minutos de conversação a
ser integrado no sistema de faturação mensal.
Esta definição pode ser feita registando o limite em euros ou o valor em minutos desejado. O Gecondfará a conversão de acordo com o custo por minuto.
Podem definir-se alertas de consumo para que o utilizador
seja informado por e-mail quando forem atingidos os limites configurados.
São definidos três alertas.
Identifica-se o colaborador a receber no seu endereço
eletrónico as notificações automáticas do sistema dos alertas de consumo
configurados e do limite de consumo estabelecido.
Configurações do Assistente 24/7
Neste quadro ativam-se os agentes de comunicação (
) e definem-se as opções de comunicação, tanto para condóminos
identificados como para os que o Gecond não consiga
identificar (caso de contacto telefónico inexistente na base de dados ou
atribuído a mais que uma entidade em simultâneo).
A identificação da empresa permite ao Assistente 24/7 apresentar-se no início da comunicação com o condómino. Pode ser o nome
da empresa ou outra designação que o utilizador pretenda.
No formulário é apresentado o número digital atribuído no
momento da ativação do serviço. Será este o número a ser divulgado aos
condóminos e para o qual estes efetuarão as suas chamadas.
No caso de condóminos identificados podem ativar-se as seguintes funcionalidades:
Pode ativar-se qualquer destas opões. O Assistente 24/7 ainda disponibiliza o registo de pedido de contacto para que o condómino, identificado ou não, possa ser posteriormente contactado.
Para que um condómino seja identificado pelo Assistente 24/7, terá de preencher alguns requisitos:
- O contacto de origem tem de estar registado no Gecond e associado a um condómino.
- O contacto não pode ser duplicado, ou seja, não podem existir duas entidades com o mesmo contacto.
- A entidade com o telefone de contacto tem de estar associada a uma fração de um condomínio.
Ativação da consulta do valor em dívida: o sistema informa o
valor em dívida do condómino e envia a carta de cobrança correspondente
por e-mail, caso este a solicite.
Será necessário selecionar o modelo de texto da carta de cobrança pretendido.
Ativação do envio do último recibo por e-mail: o Assistente 24/7 envia para o e-mail registado na ficha da entidade o último recibo
emitido.
Ativação da informação da data da próxima assembleia e envio
da convocatória. Neste caso, é necessário selecionar um modelo de texto da
convocatória dos disponíveis nos modelos de texto.
Ativação da opção Transferir chamada para um humano.
Para ativar esta funcionalidade será necessário identificar o número de telefone de transferência para humano,
e definir o horário de atendimento humano. As horas podem diferenciar de dia para dia e podem ser registadas em período da manhã e da tarde.
Ativação da opção Transferir chamada para um humano,
no caso de utilizadores não identificados.
Neste caso, quando o Assistente 24/7 não identifica o chamador, permite a opção de este ser atendido por um assistente humano, dentro dos horários definidos anteriormente.
Concluídas as configurações, basta fazer gravar para as vincular.
O Assistente 24/7 está agora configurado, pronto para ser utilizado pelos condóminos.