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 Introdução

Em função das opções ativadas nas Configurações do Assistente 24/7, o condómino poderá ter acesso a diferentes serviços, a saber:
 
Comunicar ocorrências;
Consultar o último recibo;
Consultar valores em dívida;
Consultar a convocatória da próxima assembleia;
Solicitar contacto;
Contactar assistente humano.
 
A disponibilização destes serviços depende, não só da sua ativação, mas também da capacidade do Assistente 24/7 de identificar a entidade chamadora.
 
Existem condições necessárias para que o Assistente 24/7 identifique a entidade do contacto:
 
O contacto de origem tem de estar registado no Gecond e associado a um condómino;
O contacto não pode ser duplicado, ou seja, não podem existir duas entidades com o mesmo contacto;
A entidade com o telefone de contacto tem de estar associada a uma fração de um condomínio.
 
Caso não se cumpram estas condições, as opções Consultar o último recibo, Consultar valores em dívida e Consultar a convocatória da próxima assembleia, não ficam disponíveis.
Porém, essa entidade poderá comunicar uma ocorrência, registar um pedido de contacto ou solicitar a transferência para um assistente humano. 
 
 
 

Comunicar ocorrência

Estabelecido o contacto, o chamador poderá comunicar uma ocorrência. Deve identificar o condomínio e descrever a ocorrência, respondendo às questões colocadas pelo Assistente 24/7.

A ocorrência ficará registada na lista de ocorrências por tratar, assinalada com um ícone identificador da sua origem (IA).

 

Consultar o último recibo
O condómino pode solicitar o envio do último recibo emitido.
Este envio será feito para o endereço eletrónico registado na sua ficha de entidade.

 

Consultar valores em dívida

Pedida a informação dos valores em dívida, o Assistente 24/7 informará o condómino dos seus valores em atraso e poderá, caso solicitado, enviar a respetiva carta de cobrança por e-mail.

O modelo de texto da carta de cobrança é o definido nas Configurações do Assistente 24/7.

 

Consultar assembleia

O condómino será informado da data e hora da próxima assembleia. Caso pretenda, poderá receber no seu e-mail a convocatória da mesma.

O modelo de texto da convocatória é o definido nas Configurações do Assistente 24/7.
 
Solicitar contacto

O condómino pode pedir para ser contactado pela administradora.

A solicitação de contacto será apresentada como uma ocorrência no estado por tratar.

 

Contactar assistente humano

Caso o condómino solicite a transferência da chamada para um assistente humano, estando esta opção ativada e o pedido seja efetuado dentro do horário de atendimento humano definido nas Configurações do Assistente 24/7, no menu Assistentes IA ➜ Dashboard de comunicações, a sua chamada será transferida para o número de telefone de transferência para humano aí registado.

 

 

 

Resumo do funcionamento do Assistente 24/7

De seguida, apresenta-se um esquema do comportamento do Assistente IA 24/7, em função da identificação da entidade chamadora:
 
 
 
Chamada
O condómino faz a chamada para o número digital fornecido no momento da ativação do Assistente 24/7.
 
Identifica o condómino
O Assistente 24/7 identifica o condómino desde que:
o número de telefone está associado a um condómino;
apenas existe uma entidade com esse número associado;
o condómino está associado a uma ou mais frações.
 
Identifica o condomínio
O Assistente 24/7 identifica o condomínio associado ao condómino se a entidade estiver associada apenas a um condomínio.
 
Cumpridos estes dois requisitos, o Assistente 24/7 apresenta as diferentes opções: Registar anomalia (ocorrência) , consultar último recibo , consultar valores em dívida , consultar assembleia e fazer um pedido de contacto . Caso pretenda e o serviço esteja ativado e dentro do horário de atendimento definido das configurações, o condómino poderá, ainda, solicitar a transferência da chamada para um assistente humano .
 
Não identifica o condomínio
O condomínio não é identificado se a entidade estiver associada a mais que um condomínio. Neste caso, o Assistente 24/7 listará os condomínios a que a entidade está associada e solicitará a escolha de um deles. Após a identificação do condomínio, o comportamento será equivalente ao descrito à frente para a situação .
 
Comunicar ocorrência
O condómino poderá comunicar uma ocorrência relativa ao condomínio identificado. A ocorrência ficará disponível na lista de ocorrências no menu Manutenção ➜ Ocorrências , no estado Por tratar. As ocorrências comunicadas pelo Assistente IA 24/7 ficam assinaladas com a etiqueta , indicadora da sua origem.
 
Consultar último recibo
Solicitando o último recibo, o Assistente 24/7 enviará o recibo referente ao último recebimento do condómino registado para o endereço eletrónico da entidade, registado na sua ficha de registo.
 
Consultar dívidas
Caso o condómino opte pela consulta dos valores em dívida, o Assistente 24/7 informará o montante de valores vencidos e, caso solicitado, enviará a carta de cobrança por e-mail.
 
Consultar assembleia
O Assistente 24/7 pode informar a data e hora da próxima assembleia de condóminos agendada e enviar a respetiva convocatória por e-mail.
 
Fazer pedido de contacto
O condómino poderá fazer um pedido de contacto. Será criada uma ocorrência, por tratar, com a etiqueta IA para posteriormente ser contactado pela administradora.
 
Encaminhamento da chamada para assistente humano
Esta opção não é sugerida, por defeito, pelo Assistente 24/7, porém, caso o condómino a solicite, de acordo com as condições descritas anteriormente, a sua chamada poderá ser encaminhada para um humano.
 
Não identifica o condómino
Esta situação ocorre quando o contacto telefónico chamador não está registado no Gecond, associado a qualquer condómino ou quando existe mais que uma entidade com o mesmo contacto associado. Neste caso, o chamador apenas poderá comunicar uma anomalia (), solicitar contacto posterior () ou solicitar transferência da chamada para assistente humano ().
 
 
 

Alertas e notificações

O Assistente IA 24/7 envia informação relativamente ao consumo de minutos de conversação.
Assim, em função da parametrização dos alertas de consumo feita nas Configurações no menu Assistentes IA ➜ Dashboard de comunicações, o sistema enviará um e-mail para o endereço eletrónico registado na ficha do colaborador identificado como Colaborador para notificações:
 
 
Quando o limite total de crédito (minutos oferecidos + minutos pós-pagos definidos) é atingido, será enviada uma notificação para o e-mail referido anteriormente, dando conta da suspensão do serviço:
 
 
Para continuar a usufruir do serviço, o utilizador deverá aumentar o limite de consumo pós-pago, no separador Configurações no menu Assistentes IA ➜ Dashboard de comunicações.
 
Caso contrário, o serviço ficará suspenso até ao início do mês seguinte (no caso dos Planos GIA) até à reposição do crédito oferecido mensalmente.
 
 
 

Informação no Dashboard de comunicações

Acedendo ao menu Assistentes IA ➜ Dashboard de comunicações, o utilizador pode consultar informação relativa ao consumo de minutos de conversação no Assistente 24/7.
 
 
Aqui poderá obter a informação do consumo de minutos do pacote gratuito (Pacote base GIA) e dos minutos Extra pós-pago. Também obtém informação do equivalente em euros aos minutos pós-pagos consumidos.
 
 
Pode-se, também, acompanhar a evolução dos consumos numa barra de utilização, que mostra a quantidade de minutos utilizados, as marcas dos alertas de consumo definidas e o limite estabelecido.
 
Em baixo surge a informação graficamente. O utilizador poderá acompanhar o consumo mensal (por defeito) onde, selecionando o mês pretendido, verá o consumo por cada dia desse mês.
 
 
 
Pode consultar-se o consumo num dia (minutos consumidos por hora), numa semana (consumos em cada dia da semana) ou num ano inteiro (nesta caso, com a distribuição dos consumos por cada mês do ano selecionado).
 
Por fim, pode consultar-se a informação relativa às últimas comunicações com o Assistente 24/7. Nessa vista, o sistema apresenta a data e hora da comunicação, e entidade chamadora e o seu contacto, a duração da chamada e o seu custo associado.
 
 
Caso pretenda ver todas as comunicações, será reencaminhado para a vista do menu Assistentes IA ➜ Chamadas assistente 24/7,
 
 
onde poderá filtrar as chamadas por número de telefone e intervalo de datas:
 
 
 
 

 

Palavras-chave: Assistente 24/7, funcionalidades, dívida, último recibo, ocorrência, convocatória, assistente humano, pedido de contacto

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